Pomimo tego, że nowe zasady dotyczące dokumentacji pracowniczej weszły w życie już 1 stycznia 2019 r., to mimo upływu czasu dalej wiele wątpliwości praktycznych pozostaje nie do końca wyjaśnionych. Wielu pracodawców dalej również nie dostosowało swoich wewnętrznych reguł prowadzenia dokumentacji do nowych zasad. Zakres zmian a także wprowadzenie formuły elektronicznej prowadzenia dokumentacji mają charakter rewolucyjny w stosunku do zasad obowiązujących wcześniej. Istotne jest, aby pracodawcy dostosowali swoją praktykę do aktualnych przepisów prawa, aby nie narazić się na ewentualne sankcje ze strony Państwowej Inspekcji Pracy, spowodowane między innymi zbyt małą ilością gromadzonych informacji w stosunku do aktualnych wymogów.
Głównymi nowościami jest wprowadzenie możliwości prowadzenia elektronicznych akt osobowych oraz obowiązku przechowywania dokumentacji związanej z czasem pracy pracownika na zasadach przewidzianych dla akt osobowych. Wprowadzono także skrócony okres przechowywania akt – z 50 lat do 10 lat, stosowany tylko w określonych sytuacjach. Znowelizowano także przepisy Kodeksu pracy w związku z dostosowywaniem określonych w nim zasad do przepisów RODO, w szczególności w zakresie danych osobowych które może zbierać pracodawca, a także w zakresie monitoringu.
Na szkoleniu zostaną omówione zasady przechodzenia z dokumentacji papierowej na elektroniczną, zarówno pod kątem procedury raportowania do ZUS (ZUS RIA), prowadzenia samej dokumentacji jak i kwestii związanych z obowiązkami informowania pracownika przez pracodawcę o zmianach w zasadach prowadzenia dokumentacji oraz zasadach wydawania dokumentów.

• Ochrona danych osobowych w przepisach Kodeksu pracy.
  • Ograniczenie zakresu danych osobowych których podania ma prawo żądać pracodawca.
  • Zbieranie danych osobowych kandydatów i pracowników za ich zgodą uregulowane w Kodeksie pracy.
  • Zasady pozyskiwania danych biometrycznych od pracowników.
  • Regulacje dot. monitoringu wizyjnego w firmie – czy wszędzie można zamontować kamery?
  • Zasady stosowania monitoringu poczty elektronicznej oraz monitoringu innego rodzaju (np. komputerów służbowych, monitoring GPS, monitoring telemetryczny floty samochodowej)
• Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej (w tym akt osobowych, dokumentacji czasu pracy, płacowej i urlopowej)
  • Jakie dokumenty mają się znaleźć w części A, B, C, D akt osobowych?
  • Do czego przeznaczona jest nowa część D?
  • Zasady przechowywania dokumentacji związanej z czasem pracy – równy status z aktami osobowymi
  • Skrócony okres przechowywania akt – 10 lat zamiast 50 lat – kiedy go stosujemy, a kiedy nie?
• Wymogi dotyczące przechowywania akt osobowych.
  • Zasady porządkowania dokumentacji pracowniczej.
  • Ponowne nawiązanie stosunku pracy z byłym pracownikiem.
  • Zatarcie kary porządkowej.
• Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej – kiedy musimy wydać ją pracownikowi, kiedy możemy, a kiedy należy ją zniszczyć?
• Dokumentowanie uprawnień związanych z rodzicielstwem.
• Zmiany w umowach o pracę (porozumienia, aneksy do umowy, wypowiedzenia zmieniające) i ich dokumentowanie.
• Zakres dokumentacji tworzonej i prowadzonej dla osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych.
• Badania lekarskie i szkolenia BHP dla osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych – zakres dokumentacji.
• Zatrudnianie cudzoziemców, a obowiązek przechowywania dokumentacji.
• Jakie dokumenty zawsze kontroluje PIP?
• Co należy zrobić z dokumentacją pracowniczą w razie likwidacji firmy?
• Jakie grożą kary za naruszenie przepisów dotyczących dokumentacji osobowej pracowników? Na kogo może zostać nałożona kara w sytuacji naruszenia przepisów?

Szkolenie odbywa się w godzinach 10:00 - 13:00

Masz problem z zapisem, pobierz:

• Formularz w pdf
• Oświadczenie VAT w pdf

Dokumentacja pracownicza 2022