Przed 2020 rokiem pracownicy Skarbówki sprawdzali dokumentowanie sprzedaży, obserwując czynności sprzedającego wobec klientów. Jeśli paragon czy faktura nie zostały wystawione, interweniowali między innymi poprzez wydawanie mandatów. Na mocy Polskiego ładu zostało wprowadzone nabycie sprawdzające, które pozwala urzędnikom wcielić się w klienta po to, by przeprowadzić tzw. zakup kontrolowany. W 2022 roku przeprowadzano codziennie około 150 tego typu kontroli. W ich wyniku nałożono 13 397 mandatów karnych na łączną kwotę 17 901 221 złotych. Mandaty te miały stosunkowo niewielkie jednostkowe wysokości. Niemniej przy duzym zakupie kara może sięgać nawet 18 tys. zł.

Podstawa prawna nabycia sprawdzającego

Narzędzie kontroli, jakim jest nabycie sprawdzające, reguluje Rozdział 1b dodany do Działu V Ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz.U.2023.615). Jest ono określone jako czynność, która ma na celu sprawdzenie tego, czy podatnik wywiązuje się z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej lub paragonu. Na potrzeby tego rodzaju kontroli w budżecie państwa została wygospodarowna dosyć pokaźna kwota, a urzędnicy ruszyli zza biurek, aby nabywać różnego rodzaju towary i usługi. Warto wiedzieć, jakich formalności muszą przy tej okazji dopełnić.

Kto może przeprowadzać zakup kontrolowany

Urzędnik kontrolujący nie legitymuje się i nie zapowiada, jak to dzieje się przy okazji standardowej kontroli skarbowej. Natomiast już po dokonaniu zakupu ma obowiązek pokazać legitymację służbową, a także poświadczyć uprawnienia nadane mu do kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub celno-skarbowego. Uprawnienie to ma postać upoważnienia, które będzie nieważne, jeśli nie będzie zawierać wszytkich podanych niżej elementów:

• oznaczenie organu;
• datę i miejsce wystawienia;
• wskazanie podstawy prawnej;
• wskazanie sprawdzającego;
• podpis osoby udzielającej upoważnienia.

Warto je zatem dokładnie sprawdzić, a jeśli nie będzie zawierało choćby jednego z wymienionych, można wskazać na nieważność kontroli. Urzędnik może uwieczniać czynności sprawdzające przy pomocy filmu lub fotografii, ale sprawdzany także może to robić chociażby przy pomocy wykonania zdjęcia przedstawianych dokumentów.

Notatka i protokół z nabycia sprawdzającego

Kolejne formalności, których musi dopełnić urzędnik, to sporządzenie notatki lub protokołu pokontrolnego. Notatka dotyczy zakupu, który został zewidencjonowany prawidłowo, natomiast protokół odnosi się do sytuacji załamania prawa poprzez niewydanie dowodu zakupu. Aby protokół miał moc wiążącą do przyjęcia mandatu, musi zawierać kilka elementów, mianowicie:

• oznaczenie organu;
• datę i miejsce (adres) dokonania nabycia sprawdzającego;
• numer stałego upoważnienia do dokonania nabycia sprawdzającego;
• wskazanie sprawdzającego;
• wskazanie sprawdzanego, w tym jego imię i nazwisko, miejsce zamieszkania, numer PESEL oraz rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości;
• wskazanie podatnika, jeżeli sprawdzanym jest osoba dokonującą w jego imieniu i na jego rzecz sprzedaży towarów lub usług;
• określenie nabytego towaru lub usługi oraz wartość sprzedaży brutto, w tym wskazanie kwoty należnego podatku od towarów i usług;
• informację:

• o zwrocie towaru albo
• że towar nie podlega zwrotowi lub o pozostawieniu towaru w miejscu jego nabycia - w przypadku, o którym mowa w art. 94p ust. 2, albo
• o odstąpieniu od zwrotu towaru i niedokonaniu zwrotu paragonu fiskalnego, albo
• o wykonaniu usługi i jej rodzaju, albo
• o zwrocie zapłaty za niewykonaną usługę lub paragonu fiskalnego;

• informację o:

• odmowie przyjęcia zwracanego towaru,
• odmowie zwrotu otrzymanej zapłaty za zwracany towar lub niewykonaną usługę i niedokonaniu zwrotu paragonu fiskalnego,
• odmowie przyjęcia paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż zwracanego towaru albo niewykonanej usługi; (red. wymienione wyżej odmowy mogą skutkować dodatkowym mandatem),

• numer paragonu fiskalnego oraz numer unikatowy kasy rejestrującej, a w przypadku ich braku wskazanie przyczyny;
• opis stwierdzonego naruszenia w zakresie wywiązywania się przez sprawdzanego z obowiązków, o których mowa w art. 94k, w przypadku ich stwierdzenia;
• omówienie dokonanych w protokole poprawek, skreśleń i uzupełnień;
• wykaz załączników, które dołączono do protokołu;
• podpis sprawdzającego i sprawdzanego, a w razie odmowy podpisania protokołu przez sprawdzanego - wzmiankę o tym zamieszczoną na końcu protokołu;
• miejsce i datę sporządzenia.

Nagrania czy zdjęcia dokumentujące kontrolę powinny zostać dołączone do protokołu i opisane w wykazie załączników. Brak chociażby jednego z wymienionych w ustawie elementów będzie skutkować unieważnieniem kontroli. 

Kary przewidzinae w ramach nabycia sprawdzającego

Podatnik może zostać ukarany grzywną za utrudnianie urzędnikowi przeprowadzania kontroli, a także za niewydanie dokumentu sprzedaży. Utrudnianie kontroli może w przypadku zakupu kontrolowanego polegać np. na niezgodzie na zwrot kupionego towaru, który spełnia wszelkie przesłanki do zwrotu. W przypadku utrudniania kontroli podatnik:

• podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe (w przypadku mniejszej wagi) albo
• podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych. 

Niewydanie dowodu zakupu jest obciążone karą grzywny za wykroczenie skarbowe. 

Poznaj najbliższe szkolenia z zakresu podatków