Sprostowanie świadectwa pracy

 Procedury wydawania świadectwa dla pracowników

Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu zobowiązany jest przesłać świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu Ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku – Prawo pocztowe albo doręcza je w inny sposób.

Świadectwo pracy wydaje się za okres lub okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy. W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej; wniosek może być złożony w każdym czasie i odnosić się do wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.

Treść świadectwa pracy

W myśl art. 97 ust. 2 kodeksu pracy, w świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące:

• okresu i rodzaju wykonywanej pracy;
• zajmowanych stanowisk;
• trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy;
• inne dane niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego.

W świadectwie pracy zamieszcza się również wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach. Ponadto, należy umieścić pouczenie o prawie pracownika wystąpienia z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa oraz żądaniem jego sprostowania do sądu pracy

Szczegółową treść, sposoby i tryby wydawania, prostowania i uzupełniania świadectwa pracy, a także pomocniczy wzór świadectwa pracy określono w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2024 r. poz. 1016).

Wniosek o sprostowanie świadectwa pracy

W przypadku, gdy pracodawca wystawi błędne świadectwo pracy, pracownik w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy może wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o jego sprostowanie. W razie uwzględnienia wniosku, pracodawca wydaje pracownikowi, w terminie 7 dni od otrzymania wniosku, nowe świadectwo pracy. W sytuacji negatywnego rozpatrzenia wniosku o sprostowanie świadectwa pracy, pracodawca zawiadamia o tym pracownika w ciągu 7 dni od dnia otrzymania wniosku.

Pozew o sprostowanie świadectwa pracy

W razie nieuwzględnienia przez pracodawcę wniosku o sprostowanie świadectwa pracy, pracownikowi przysługuje, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie, prawo wystąpienia do sądu pracy z pozwem o jego sprostowanie. Pozew o sprostowanie świadectwa pracy wnosi się do sądu również w przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy.

Jeżeli sąd pracy uwzględni powództwo pracownika o sprostowanie świadectwa pracy, pracodawca wydaje pracownikowi nowe świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie. Podobnie w przypadku zawarcia ugody skutkującej koniecznością wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy – pracodawca wydaje pracownikowi nowe świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia zawarcia lub zatwierdzenia ugody przez sąd.

Jeżeli z przyczyn obiektywnych dostarczenie nowego świadectwa pracy pracownikowi we wskazanym wyżej terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku – Prawo pocztowe albo doręcza je w inny sposób.

Szczególny przypadek zmiany treści świadectwa pracy

Obowiązek zmiany treści świadectwa pracy może wynikać np. ze sporu stron stosunku pracy związanego z rozwiązaniem umowy o pracę.

I tak, w razie prawomocnego orzeczenia sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania z tytułu niezgodnego z przepisami prawa wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia pracodawca, na żądanie pracownika, w ciągu 7 dni od dnia przedłożenia przez pracownika świadectwa pracy, uzupełnia treść wydanego mu uprzednio świadectwa pracy o dodatkową informację o tym orzeczeniu. Jeżeli natomiast orzeczenie zostało wydane w związku z rozwiązaniem przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę, pracodawca wydaje pracownikowi, w ciągu 7 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie, nowe świadectwo pracy zawierające informację o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę.

Z kolei, w razie zawarcia ugody skutkującej koniecznością wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy pracodawca wydaje pracownikowi nowe świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia zawarcia lub zatwierdzenia ugody przez sąd

Zniszczenie wadliwego świadectwa pracy

W przypadkach uwzględnienia przez pracodawcę wniosku pracownika o sprostowanie świadectwa pracy, wydania orzeczenia sądu albo zawarcia ugody skutkujących koniecznością wydania pracownikowi nowego świadectwa, pracodawca najpóźniej w dniu wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy usuwa z akt osobowych pracownika i niszczy poprzednio wydane świadectwo pracy w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści.

Więcej artykułów z kadr/płac przeczytasz w Monitor CDK. Pobierz TUTAJ

Poznaj najbliższe szkolenia z kadr i płac