Monitoring w pracy – gdzie kończy się kontrola, a zaczyna prywatność?

Kodeks pracy ściśle reguluje, kiedy i na jakich zasadach pracodawca może stosować monitoring. Czy wiesz, że nie każda kamera w firmie jest zgodna z prawem? I że podsłuchiwanie rozmów to już poważne naruszenie? Sprawdź, co wolno pracodawcy, a co stanowi przekroczenie uprawnień.

Monitoring – podstawa prawna i definicja

Podstawą prawną stosowania monitoringu w zakładzie pracy jest Kodeks pracy. Uregulowane w nim zostały warunki i dopuszczalne granice stosowania monitoringu przez pracodawcę.

Zgodnie z art. 222 ust. 1 Kodeksu pracy, monitoring należy rozumieć jako szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu.

Co istotne, nie każda forma monitoringu jest dopuszczalna. We „Wskazówkach Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczących prowadzenia monitoringu wizyjnego” (s. 26, https://uodo.gov.pl) podkreśla się, że przepisy o monitoringu nie zezwalają co do zasady na nagrywanie dźwięku, ponieważ uprawnienia takie posiadają jedynie służby porządkowe i specjalne na podstawie odrębnych ustaw. Stosowanie rejestracji dźwięku przez pracodawcę w zakładzie pracy może zostać uznane za nadmiarową formę przetwarzania danych i wiązać się z odpowiedzialnością.

Warunki dopuszczalności monitoringu w zakładzie pracy

W myśl art. 222 ust. 1 Kodeksu pracy, wprowadzenie przez pracodawcę monitoringu może nastąpić, gdy jest to niezbędne do:

• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
• ochrony mienia,
• kontroli produkcji,
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Kodeks pracy wskazuje również, że nie każde miejsce w zakładzie pracy może zostać objęte monitoringiem. Po pierwsze, monitoring nie może być stosowany w pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Zakaz objęcia monitoringiem tych pomieszczeń ma charakter bezwzględny i wiąże się z zasadą wolności i niezależności związków zawodowych. Po drugie, z monitoringu wyłączone są pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki oraz palarnie. Aczkolwiek Kodeks pracy dopuszcza możliwość objęcia tych pomieszczeń monitoringiem, o ile:

• jego zastosowanie jest niezbędne do realizacji celu określonego w art. 222 § 1 Kodeksu,
• nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób; monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Wprowadzenie monitoringu w zakładzie pracy

Procedura wprowadzenia w zakładzie pracy monitoringu określona została w art. 222 ust. 6 – 9 Kodeksu pracy. Zgodnie z przepisami, cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Pracodawca pracodawca zobowiązany jest poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób u niego przyjęty nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Informacja o ustalonych przez pracodawcę celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu musi również zostać przekazana na piśmie każdemu nowo zatrudnionemu pracownikowi, przed dopuszczeniem go do pracy.

Ponadto, pracodawca zobowiązany jest oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Postępowanie z nagraniami z monitoringu

Nagrania obrazu pracodawca może przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowywać przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia ich zarejestrowania. W przypadku, w którym nagrania stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin 3-miesięczny ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie okresu przechowywania nagrań należy je zniszczyć, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.

Monitoring poczty elektronicznej

Art. 223 Kodeksu pracy odnosi się do szczególnego rodzaju monitoringu, tj. kontroli służbowej poczty elektronicznej pracownika. Przyjmuje się, że korespondencja prowadzona przez pracownika w ramach służbowej skrzynki poczty elektronicznej nie ma charakteru prywatnego, lecz jest prowadzona w imieniu pracodawcy.

Monitorowanie służbowej poczty elektronicznej pracownika jest dopuszczalne, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy - nie może jednak naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Inne rodzaje monitoringu

Kodeks pracy stanowi, że przepisy o monitoringu poczty elektronicznej stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów, dla których dopuszcza się wprowadzenie monitoringu poczty elektronicznej, np. do kontroli korzystania przez pracownika z Internetu, logowań GPS w samochodzie służbowym czy ewidencjonowania czasu pracy przy użyciu zautomatyzowanych systemów.

Nowość w księgarni PCDK:  Formy wsparcia dla pracodawców i przedsiębiorców w ustawie o rynku pracy i służbach zatrudnienia Zapraszamy do zamawiania!

Poznaj najbliższe szkolenia z kadr i płac