Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. (Dz. U. z 2023 r. poz. 240) o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw od dłuższego czasu jest przedmiotem dyskusji kadrowych i prawników. Nic dziwnego, ponieważ praca zdalna stała się dla wielu firm koniecznością podczas pandemii, a po niej sporo podmiotów zdecydowało się kontynuować taki tryb. Ustawodawca nowelizacją Kodeksu pracy stara się nadążyć za potrzeba rynku, niestety w wielu punktach blokując możliwości swobodnego rozwoju przedsiębiorczości. Instruktaż podany do wiadomości na stronie Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej wyjaśnia kilka punktów, dzięki czemu wiemy już, że nie wszystkie zapisy są tak restrykcyjne, jakby mogło się zdawać.

Miejsce pracy zdalnej

Według znowelizowanego art. 6718 Kodeksu Pracy „Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna)”. Zatem można pracować równie dobrze z domu, jak i z kawiarenki internetowej, o ile miejsce to zostanie ustalone wspólnie przez pracownika i pracodawcę.

Koszty pracy zdalnej po stronie pracodawcy

Zakres pokrywanych przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej pracownika ma zostać określony w regulaminie firmy lub każdorazowo w umowie z pracownikiem, jeśli zakład nie posiada regulaminu. 

Opłaty za media praca zdalna

Obowiązkowe pokrycie kosztów w zakresie kosztów zużycia mediów, dotyczy wyłącznie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Nie obejmuje ono zużycia wody czy opłaty za użytkowanie powierzchni w miejscu pracy zdalnej, chyba że zostanie to zawarte w regulaminie firmy. Trzeba podkreślić, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu należało będzie brać pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Przygotowanie miejsca pracy - koszty pracodawcy

Co do kosztów przygotowania miejsca pracy – pracownik musi złożyć oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy. Należy zaznaczyć, iż to pracownik dokonuje oceny swoich warunków lokalowych i technicznych, co oznacza, iż pracodawca nie będzie mógł jej weryfikować ani podważać.

Ponadto, zgodnie z dodawanym art. 67²⁴ § 1 pkt 3 K.p. pracodawca ma obowiązek pokryć koszty inne niż niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w poleceniu pracy zdalnej, regulaminie lub porozumieniu.

Jak długo pracownik może być na pracy zdalnej

Pozwolenie na pracę zdalną na wniosek pracownika pracodawca obligatoryjnie ma dać pracownikom z kilku uprzywilejowanych grup, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Osoby uprzywilejowane to:

1. pracownice w ciąży,
2. pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
3. pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
4. pracownik, o którym mowa w art. 142¹ § 1 pkt 2 i 3 Kodeksu pracy, to jest:

• pracownik-rodzic dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”, to jest zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
• pracownik-rodzic dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
• pracownik-rodzic dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe.

W pozostałych przypadkach w grę wchodzi praca zdalna okazjonalna, przydzielana na wniosek pracownika ze względu na szczególne okoliczności (np. okazjonalna konieczność opieki nad członkiem rodziny czy wyjazd do innej miejscowości w celu załatwienia spraw osobistych, podczas to którego można jednocześnie pracować). Ustawowo wymiar pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie nie może wynieść więcej niż 24 dni w roku kalendarzowym i jest niezależny od wymiaru czasu pracy pracownika (wymiaru etatu), jak również liczby godzin wynikających z rozkładu czasu pracy w dniu, w którym pracownik wykonuje pracę w ww. trybie. Pozostaje nierozstrzygnięte na ten moment, czy pula 24 dni jest liczona od nowa przy zmianie pracodawcy, czy jest niezmienna w ciągu roku, niezależnie od zmiany miejsca pracy.

Kontrola trzeźwości pracownika zdalnego

Wyjaśnienia Ustawodawcy nie do końca także rozwiewają wątpliwości dotyczących możliwości kontroli trzeźwości pracownika. Czytamy w nich, że co do zasady praca zdalna jest wykonywana przez pracowników za pomocą urządzeń teleinformatycznych i nie niesie za sobą wysokiego ryzyka dla zdrowia, życia czy mienia. Gdyby jednak pracownicy wykonujący pracę zdalną spełnili przesłanki zawarte we wprowadzanych przepisach, mogą zostać objęci odpowiednią kontrolą, bo to pracodawca ustala grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą i sposób jej przeprowadzenia. Pracując zdalnie z domu, pracownik ma jednak konstytucyjne prawo nie wpuszczać do swojego domu pracodawcy, a tym samym kontrola trzeźwości nie byłaby możliwa.

Przepisy dotyczące pracy zdalnej są na ten moment nie do końca dopracowane, niemniej trzeba zauważyć, że to ich pierwszy kształt. Wiele tu zależy od dobrej woli pracodawców i pracowników, którzy mogą regulować taki kształt pracy umowami. Nie mogą zawierać one jednak ustaleń niezgodnych z prawem. Na tym etapie działania znowelizowanego prawa tym bardziej warto skorzystać ze szkoleń, które wyjaśnią, na co warto uważać w tym temacie.

Źródło: Praca zdalna - pytania i odpowiedzi - Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej - Portal Gov.pl (www.gov.pl)

Poznaj najbliższe szkolenia z prawa pracy

Źródło: Newseria https://biznes.newseria.pl/news/rynek-pracy-pod-znakiem,p125975456