Rozpowszechnienie pracy zdalnej w czasie epidemii przyczyniło się do podjęcia przez ustawodawcę decyzji o formalnym jej uregulowania w przepisach prawnych. Opracowane zostały zmiany do Kodeksu pracy dotyczące m. in. pracy zdalnej.
Miejsce regulacji dotyczących zasad pracy zdalnej
Projekt zakłada, że zasady wykonywania pracy zdalnej będą określane:
- w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową – jeśli u pracodawcy działają związki zawodowe, albo w regulaminie ustalonym przez pracodawcę – jeśli nie dojdzie do zawarcia porozumienia;
- w regulaminie ustalonym przez pracodawcę, po konsultacji z przedstawicielami pracowników – jeśli u pracodawcy nie działają związki zawodowe.
Projekt ustawy określa także minimalną treść porozumienia z zakładową organizacją związkową, regulaminu, porozumienia z pracownikiem lub polecenia pracy zdalnej.
Forma pracy zdalnej
Zgodnie z projektem, praca zdalna będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Oznacza to, że będzie mogła być wykonywana całkowicie poza siedzibą pracodawcy albo tylko częściowo w siedzibie pracodawcy i częściowo w innym miejscu (niekoniecznie będzie to miejsce zamieszkania pracownika) – wówczas przybierze formę hybrydową. Decyzja w tym zakresie zależała będzie od potrzeb i uzgodnień pracownika i pracodawcy, przy czym strony stosunku pracy będą mogły ją podjąć bądź na etapie zawierania umowy o pracę bądź w trakcie zatrudnienia.
Zakres podmiotowy pracy zdalnej – kto może wykonywać pracę zdalną?
Wykonywanie pracy w formie zdalnej dotyczy wszystkich pracowników. Projekt wskazuje jednak krąg pracowników, których wniosek o wykonywanie pracy będzie dla pracodawcy co do zasady wiążący. Do tej grupy należą pracownicy wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia, a także określeni w przepisach pracownicy - rodzice dzieci z niepełnosprawnością.
Co więcej, praca zdalna będzie mogła być wykonywana na wniosek pracownika: w przypadku, gdy nie zostanie zawarte porozumienie ze związkami zawodowymi działającymi u pracodawcy albo nie zostanie wydany regulamin, oraz okazjonalnie, tj. w wymiarze 12 dni w każdym roku).
Praca zdalna będzie mogłaby być wykonywana także na polecenie pracodawcy w szczególnych przypadkach, tj.:
- obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, lub
- gdy będzie to niezbędne ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, o ile z przyczyn niezależnych od pracodawcy zapewnienie tych warunków w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe.
Polecenie takie będzie wymagało odebrania od pracownika oświadczenia, iż posiada on warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Ocena w tym zakresie będzie należeć wyłącznie do pracownika.
Obowiązki pracodawcy związane z praca zdalną
Projekt nakłada na pracodawców zakaz wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę z uwagi na odmowę lub zaprzestanie przez niego wykonywania pracy zdalnej oraz zakaz dyskryminacji pracownika wykonującego pracę zdalną.
Ponadto, w związku z wykonywaniem przez pracownika pracy zdalnej poza siedzibą pracownika pracodawca będzie zobowiązany:
- dostarczyć materiały i narzędzia pracy niezbędne do wykonywania pracy zdalnej (narzędzia pracy i materiały wykorzystywane przez pracowników przy pracy zdalnej będą musiały spełniać wymagania określone w przepisach Kodeksu pracy - niezależnie czy będzie je zapewniał pracodawca czy pracownik będzie wykorzystywał własny sprzęt; natomiast w przypadku, gdy praca zdalna wykonywana miała by być z wykorzystaniem narzędzi pracy stanowiących własność pracownika, obie strony stosunku pracy będą zobowiązane zawrzeć porozumienie określające zasady ich wykorzystywania, a pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent (lub ryczałt) w wysokości ustalonej przez strony),
- pokryć koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej (w szczególności koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także koszty energii elektrycznej oraz dostępu do łączy telekomunikacyjnych),
- zapewnić pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
- określić zasady ochrony danych przekazywanych pracownikowi wykonującemu pracę zdalną oraz przeprowadzić, w miarę potrzeb, instruktaż i szkolenie (pracownik będzie zobowiązany potwierdzić zapoznanie się z zasadami ochrony danych i ich przestrzegać),
- sporządzić ocenę ryzyka zawodowego, w tym zagrożeń na które może napotkać pracownik najczęściej w miejscu swojego zamieszkania (pracownikowi takiemu nie wolno będzie powierzyć prac szczególnie niebezpiecznych, prac, w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych dla pomieszczeń mieszkalnych, oraz prac z zastosowaniem substancji niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia, żrących, promieniotwórczych, drażniących, uczulających lub innych o nieprzyjemnym zapachu, pylących lub intensywnie brudzących).
Pracodawca również miał obowiązek realizacji zadań związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy wskazanych w dziale dziesiątym kodeksu pracy, w tym w zakresie wypadków przy pracy – z zachowaniem prawa pracownika do ochrony prywatności oraz niezakłócania miru domowego, np. w razie konieczności przeprowadzenia oględzin przez zespół powypadkowy, na skutek zgłoszenia wypadku przy pracy, lub przeprowadzenia szkolenie wstępnego bhp osób – będzie się ono mogło w całości odbywać za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Pracodawca będzie jednak zwolniony z:
- obowiązku organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami bhp,
- obowiązku dbania o bezpieczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego,
- obowiązków dotyczących pomieszczeń pracy i obiektów budowlanych,
- obowiązku dotyczącego urządzeń sanitarnych i środków higieny osobistej.
W przypadku hybrydowego wykonywania pracy zdalnej, pracownik będzie miał zapewnioną możliwość przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej.
Inne regulacje dotyczące pracy zdalnej przewidziane w Kodeksie pracy
Projekt wprowadza również zmianę związaną z czasem pracy pracowników wykonujących pracę zdalną – otóż wszystkie wnioski, dla których przepisy kodeksu wymagają formy pisemnej, np. wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za pracę nadliczbową, wioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego, pracownik będzie mógł złożyć pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej, np. drogą mailową.
