Elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EDM) to proces przechowywania, zarządzania i udostępniania dokumentów w formie elektronicznej. Jest to systematyczne podejście do zarządzania dokumentacją, które ma na celu ułatwienie organizacji, przeszukiwania i udostępniania dokumentów w sposób bezpieczny i efektywny.

Jak wdrożyć system EZD w Podmiocie?

Co to jest EZD RP - dla kogo i od kiedy?

Od kiedy będzie ustawowy obowiązek stosowania EZD?

Zmiany dotyczące zarządzania dokumentacją w ustawach (ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, kpa o informatyzacji i inne).

Przepisy kancelaryjne – dostosowanie do EZD: jak napisać własne?

Co to jest  inwentaryzacja JRWA (Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt)? Jak dokonać wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowania spraw w Urzędzie.

Rodzaje dokumentacji wpływającej lub tworzonej w Podmiocie i właściwe z nią postępowanie.

• Dokument papierowy, dokument elektroniczny przekazany pocztą; elektroniczną, na informatycznym nośniku danych na elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP;
• Kategorie dokumentacji, dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw.

Sposoby procedowania spraw w EZD.

• Sprawy prowadzone w podmiocie (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt);
• Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu i rozstrzygania spraw- „ tzw. wyjątki na papierze”;
• Prowadzenie Składu Chronologicznego i Składu Informatycznych Nośników Danych;
• Koordynator Czynności Kancelaryjnych -zadania;
• Akta sprawy w EZD, Metryka sprawy w EZD, Kompletność akt w sprawie papierowej i elektronicznej.

Czynności kancelaryjne w systemie EZD.

Zadania punktów kancelaryjnych (Kancelarii Ogólnej i innych).

• otwieranie przesyłek wpływających-wyjątki, rejestracja wpływów w RPW (naklejanie identyfikatora)- wyjątki, skanowanie-wyjątki, wprowadzanie metadanych,
• tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie, prowadzenie składu informatycznych nośników danych,
• przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych

Zadania kierowników komórek organizacyjnych.

• dekretacja pisma –wyjątki, akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa),podpisanie pisma podpisem elektronicznym i podpisem odręcznym.

 Zadania prowadzących sprawy.

• zakładanie spraw, dekretacja zastępcza, uzupełnianie metadanych,
• prowadzenie kompletnych akt sprawy, prowadzenie metryk spraw, sporządzanie projektów pism, dokonywanie akceptacji.

Korespondencja wewnętrzna w EZD - współdziałanie na zasadzie komórki merytorycznej i niemerytorycznej.

Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych.

Masz problem z zapisem, pobierz:

• Formularz w pdf
• Oświadczenie VAT w pdf

EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją)