Wszystko, co trzeba wiedzieć o KSeF

Polscy przedsiębiorcy od 1 stycznia 2022 r. mają możliwość dobrowolnego wystawiania faktur poprzez KSeF. Obecnie e-faktura działa jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i już występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Obowiązkowe wdrożenie KSeF ma usprawnić optymalizację procesów fakturowych, obiegu dokumentów i wykorzystywanych przez przedsiębiorców systemów fakturowych. Jednolity standard e-faktury ma uprościć proces dokumentowania transakcji, przyspieszyć i zautomatyzować wystawianie, przetwarzanie oraz archiwizację tych dokumentów. 

Zmiany wprowadzone w zakresie Krajowego Systemu e-Faktur

• Wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
• Faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
• Paragon fiskalny z NIP będzie uznawany jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r.
• Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.
• Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF.
• Wyłączone z KSeF będą również faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.
• Kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia na PLN zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.
• W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline.
• Doprecyzowanie daty wystawienia oraz innych kwestii ważnych dla procesu wystawiania faktur podczas awarii oraz w trybie offline.
• W okresie awarii i w trybie offline dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących.
• Liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.
• Likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF.

Elektronizacja wiążących informacji (e-WIS)

Projekt przewiduje także wprowadzenie wyłącznie elektronicznej obsługi wiążących informacji - WIT (wiążąca informacja taryfowa), WIP (wiążąca informacja o pochodzeniu), WIA (wiążąca informacja akcyzowa) oraz WIS (wiążąca informacja stawkowa) - poprzez rozbudowę i dostosowanie funkcjonujących już systemów informatycznych KAS (e-Urząd Skarbowy, Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych – PUESC).

Proponowane rozwiązania bazują na rozszerzeniu potencjału już funkcjonujących narzędzi KAS i nie wymagają technologicznego wdrożenia u podatników. Projekt nie wymaga dodatkowych wdrożeń u przedsiębiorców, nie ogranicza również dostępu do instrumentów takich jak WIS, WIA, WIT i WIP.

Elektronizacja obsługi wiążących informacji to możliwość nieprzerwanej obsługi spraw w trybie zdalnym. Projekt wpłynie korzystnie na szybkość i sposób otrzymywania przez przedsiębiorców informacji podatkowych i celnych oraz zwiększy pewność obrotu gospodarczego.

Jaki format ma e-Faktura i jak ją wystawić?

Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Faktury ustrukturyzowane można wystawić z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów lub przy użyciu programów komercyjnych.

Kto będzie miał wgląd do Twoich faktur?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest oparty na modelu poświadczeń, tzn. wymagane jest uwierzytelnienie i autoryzacja danej osoby w systemie. Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik korzysta z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Poza podatnikiem w systemie może działać podmiot uprawniony przez tego podatnika. Możliwe jest również nadanie uprawnień do korzystania z KSeF np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby fizycznej.

Rodzaje uprawnień

W KSeF występują uprawnienia do:

1. nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
2. wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
3. wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy^[1], będących fakturami ustrukturyzowanymi.

Sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF

Przewidziane są dwa sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień:

1. elektronicznie - za pomocą oprogramowania interfejsowego (ksef.mf.gov.pl) - podatnik lub inny uprawniony podmiot wskazuje wymagany zakres danych, w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień.
2. w postaci papierowej przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Uwaga
Możliwość nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF w postaci papierowej jest przewidziana dla podatników i podmiotów, którzy nie są osobami fizycznymi i nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Podmioty i osoby uprawnione

 Uprawnionymi do działania w KSeF są:

• bezpośrednio podatnik lub komornik sądowy/organ egzekucyjny,
• osoba fizyczna/podmiot niebędący osobą fizyczną - uprawnione przez podatnika w zakresie nadanych uprawnień,
• osoba fizyczna – uprawniona przez podatnika - jednostkę samorządu terytorialnego (JST) lub grupę VAT (GRV), do nadawania uprawnień do zarządzania jednostkami podrzędnymi (członkami grup VAT),
• osoba fizyczna/podmiot niebędący osobą fizyczną - wskazane w imieniu podatnika lub jednostki podrzędnej (członka grupy VAT) przez osobę fizyczną, która posiada uprawnienie do nadawania dalszych uprawnień, nadane w imieniu tego podatnika lub jednostki podrzędnej (członka grupy VAT), w zakresie nadanych uprawnień,
• osoba fizyczna – wskazana w imieniu podatnika (JST, GRV) przez osobę fizyczna która posiada uprawnienie do nadawania uprawnień do zarządzania jednostkami podrzędnymi (członkami grupy VAT), do zarządzania uprawnieniami w ramach danej jednostki podrzędnej (członka grupy VAT),
• osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który w imieniu podatnika lub jednostki podrzędnej (członka grupy VAT) został wskazany przez osobę do tego uprawnioną jako uprawniony do wystawiania lub odbierania faktur, wyłącznie w zakresie wystawiania lub odbierania faktur podatnika lub jednostki podrzędnej (członka grupy VAT),
• osoba fizyczna wskazana przez komornika sądowego w zakresie wystawiania faktur,
• osoba fizyczna reprezentująca organ egzekucyjny,
• osoba fizyczna wskazana w imieniu organu egzekucyjnego w zakresie wystawiania faktur.

Przez uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu podatnika rozumie się jednocześnie uprawnienie do wystawiania faktur dokumentujących transakcje, których podatnik jest stroną jako nabywca, w przypadkach, o których mowa w art. 106d ustawy^[1].

W przypadku podatników będących osobami fizycznymi oraz komorników pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane automatycznie. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadkach szczególnych, gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL, istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu. Należy to zrobić za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA aby przypisać podpis do danego podatnika. Zmiana czy odnowienie podpisu, na kolejny niezawierający NIP i PESEL wymaga kolejnego zawiadomienia.

Podatnicy, którzy nie są osobami fizycznymi i posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP mogą korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich, bez zgłaszania ich w urzędzie skarbowym. W pozostałych przypadkach taki podatnik oraz organ egzekucyjny aby korzystać z KSeF, muszą za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach systemu.

Jednostki podrzędne jednostek samorządu terytorialnego oraz członkowie grup VAT mogą samodzielnie korzystać z KSeF w kontekście podmiotu nadrzędnego jednostki samorządu terytorialnego oraz Grupy VAT, na podstawie dodatkowych uprawnień.

Poznaj najbliższe szkolenia zawierające tematykę Krajowego Systemu eFaktury (KSeF)