PROFESJONALNA ASYSTENTKA - SEKRETARKA

Profil uczestników: W pracy asystentki czy sekretarki liczy się dziś skuteczność i profesjonalizm. Warsztat Profesjonalna Asystentka - Sekretarka daje uczestnikom całą gamę praktycznych doświadczeń pozwalających na sprawne zarządzanie swoim biurem. Asystentka, sekretarka po ukończeniu kursu potrafi skupić się nad sprawami ważnymi dla swojej pracy. Kurs adresowany jest zarówno do asystentek i sekretarek rozpoczynających swą pracę oraz pragnących rozszerzyć swoje dotychczasowe umiejętności zawodowe.
Cele szkolenia: doskonalenie umiejętności komunikowania się z różnymi typami klientów; poznanie technik i narzędzi ułatwiających pracę na stanowisku sekretarki - asystentki; optymalne wykorzystanie kanałów informacyjnych jakimi są telefon, fax, komputer; wykorzystanie komputera przy profesjonalnym tworzeniu dokumentów tekstowych; przepływ informacji pisemnej w kontakcie z klientem zewnętrznym i w komunikacji wewnętrznej; doskonalenie umiejętności w zakresie optymalnego wykorzystania czasu pracy; zwiększenie umiejętności radzenia sobie z sytuacjami trudnymi oraz ze stresem; doskonalenie image personelu pierwszego kontaktu.
W czasie zajęć z komputerem uczestnicy znajdą odpowiedzi na pytania: Jak tworzyć wzorcowe szablony dokumentów w swojej firmie dla usprawnienia i przyspieszenia pracy?; Jak doskonalić teksty tworzone w Twojej firmie; Do czego służą formularz w Wordzie; W jakich płaszczyznach użytkowania najlepiej wykorzystać współpracę edytora Word z arkuszem Excel?; Jak zabezpieczyć dokumenty przed ich utratą czy
ingerencją osób trzecich?; Jak tworzyć wzorcowe szablony dokumentów dla usprawnienia i przyspieszenia pracy?; W jakich płaszczyznach użytkowania najlepiej wykorzystać współpracę edytora Word z arkuszem Excel?; Dlaczego do analizy danych lepiej użyć tabel przestawnych
niż tradycyjnych możliwości Excela?; Jak tworzyć i konserwować własne bazy danych?; Czym jest praca grupowa?; Jak wykorzystać narzędzia analizy danych Excela do budowania systemu informowania przełożonych?; Jak efektywnie używać program MS Power Point do tworzenia
i modyfikacji prezentacji komputerowej, tworzyć konkretne dokumenty z prezentacjami, tworzyć wzorcowe dokumenty prezentacji; Jak ułatwiać i przyspieszać wykonywanie powtarzających się czynności?
Po ukończeniu programu uczestnik powinien: mieć umiejętność kreowania pozytywnego wizerunku siebie i firmy; skutecznie działać w sytuacjach trudnych i stresujących; świadomość prezentowanego stylu bycia i jego wpływ na wizerunek firmy w oczach klienta; lepiej planować, organizować i efektywniej wykorzystywać czas pracy; mieć umiejętności profesjonalnej obsługi komputera w pracy biurowej; właściwie dobierać metody, techniki i formy komunikowania się (usprawnianie procesu komunikacji.

TERMINY ZJAZDÓW

Dzień I - 11.05.2021r.
Dzień II - 12.05.2021r.
Dzień III - 20.05.2021r.
Dzień IV - 21.05.2021r.

Moduł I

Dzień I i II

MS Word - wprowadzenie

• Edytor tekstów Microsoft Word – nowoczesne narzędzie do tworzenia
  i zarządzania różnorodnymi dokumentami tekstowymi
• Dopasowanie interfejsu użytkownika do własnych wymagań, personalizacja programu
• Elementy typografii komputerowej – język liter; profesjonalne składanie
  tekstu, akapitów, zdań.
• Zaawansowane formatowanie dokumentu, wykorzystanie stylów do szybkiego formatowania.
• Tworzenie i formatowanie tabel w edytorze Word
• Grafika, wykresy i inne obiekty w dokumencie.
• Recenzja dokumentu – śledzenia zmian – akceptowanie i kontrola zmian
• Tworzenie firmowych wzorców – szablonów dokumentów tekstowych,
• Wykorzystywanie pól Worda oraz ich aktualizacja w dokumentach tekstowych.
• Kontrola ortograficzna i gramatyczna tekstu.
• Wykorzystanie stylu, style nagłówkowe, struktura dokumentu
• Usprawnianie pracy poprzez wykorzystanie formularzy,
  kreatorów.
• Dopasowanie interfejsu użytkownika do własnych wymagań.
• Przygotowanie baz danych oraz realizacja korespondencji seryjnej poprzez przenoszenie danych z Excela do edytora tekstu Microsoft Word.
• Nadruki na kopertach i etykietach samoprzylepnych.
• Zarządzanie obiegiem dokumentów tekstowych w firmie.

MS Excel - wprowadzenie

• Przegląd możliwości arkusza Microsoft EXCEL, organizacja programu, organizacja dokumentu - skoroszytu.
• Porównanie wersji programu
• Typy plików, konwersje plików („stare” i „nowe” formaty”)
• Budowanie, modyfikacja, formatowanie arkuszy kalkulacyjnych.
• Korzystanie z odwołań względnych i bezwzględnych w formułach (np. A1, $A$1)
• Wykorzystanie standardowych funkcji Excela (matematyczne, daty i czasu, funkcje logiczne, itp.)
• Import danych z plików tekstowych do Excela
• Stosowanie tabel przestawnych jako narzędzia analizy danych
• Budowanie bazy danych na arkuszu, wpisywanie danych, wybór danych za pomocą kryteriów
• Tworzenie formularzy elektronicznych w Excelu, wykorzystywanie formularzy do różnych zastosowań
• Konsolidacja danych pochodzących z różnych arkuszy, typy konsolidacji
• Organizacja pracy z programem Excel w sieci komputerowej: jednoczesna praca wielu użytkowników na jednym arkuszu, łączenie arkuszy i skoroszytów za pomocą sieci komputerowej, scalanie danych z wielu arkuszy

MS Power Point - wprowadzenie

• Organizacja programu Microsoft Power Point, podstawy pracy z programem, typy plików
• Elementy procesu tworzenia prezentacji, slajdy, notatki, formatowanie slajdów, porządkowanie dokumentu, zapis dokumentu w wybranym formacie
• Wykorzystanie szablonów i kreatorów w tworzeniu nowego dokumentu.
• Wykresy w prezentacji, typ wykresu, formatowanie
• Wstawianie wykresu z programu MS Excel, edycja i formatowanie obiektu
• Schemat organizacyjny, diagram w prezentacji
• Tworzenie i formatowanie tabeli
• Obiekty graficzne – wstawianie i formatowanie
• Wstawianie i formatowanie rysunków, zdjęć, rycin (m.in. wyszukiwanie plików w Internecie)
• Wstawianie i odtwarzanie filmów i dźwięków w prezentacji
• Hiperłącza – wstawianie i formatowanie
• Zmiany globalne w prezentacji - ustawienia i formatowanie wzorców slajdów, notatek (wybór kolorów, tła)
• Zamiana czcionek
• Budowa i wykorzystanie szablonów prezentacji, zapisywanie szablonów projektu
• Konspekt prezentacji – budowa, wyświetlanie widoków
• Import konspektu z MS Word
• Animacja obiektu, animacja slajdu, animacja całej prezentacji
• Ustawienia ekranowe prezentacji
• Przygotowanie i drukowanie slajdów, materiałów informacyjnych, konspektu oraz notatek z prezentacji

 Zarządzanie danymi na komputerze

• Porządkowanie danych (pliki Worda, Excela, Power Pointa, pliki multimedialne)
• Optymalny układ folderów, dane w sieci komputerowej, praca w sieci
• Zabezpieczanie danych, kopie zapasowe, przyporządkowywanie haseł,
• Segregowanie oraz archiwizacja dokumentów

Moduł II

Dzien III i IV

KOMUNIKACJA INTERPERSONALNA

• Rola i znaczenie komunikacji międzyludzkiej dla wizerunku firmy
• Proces komunikacji - wywieranie wpływu w kontakcie osobistym, kierowanie rozmową, strukturalizacja rozmowy
• Komunikacja jednostronna - zasady budowania skutecznego przekazu
• Sztuka aktywnego słuchania
• Autoprezentacja - kierowanie wrażeniem wywieranym na innych (wywieranie pozytywnego pierwszego wrażenia
• Wpływ pozatreściowych aspektów komunikacji - proces przekazu niewerbalnego (mowa ciała, ruch, sygnały spontaniczne)
• Identyfikacja źródeł zakłóceń w komunikowaniu się
• Analiza osobistego stylu i poziomu komunikacji
• Asertywność w komunikacji

KOMUNIKACJA TELEFONICZNA

• Specyfika kontaktu telefonicznego opartego na transmisji głosu i percepcji słuchowej
• Charakterystyka osoby nadającej i odbierającej komunikaty
  • ja w telekomunikacji - analiza nastawień, emocji, zachowań
  • klient w komunikacji telefonicznej - strategie postępowania z różnymi typami klientów
  • relacje „ja-klient” - zasady dobrego tonu i profesjonalna efektywność
• Proces telekomunikacji
  • wywieranie wpływu poprzez strukturalizację rozmowy, techniki rozpoznawania potrzeb, przeformułowanie zastrzeżeń
  • obrona przed manipulacją i krytyką

KOMUNIKACJ PISEMNA

• Podstawowe zasady komunikacji pisemnej
• Forma i wygląd zewnętrzny korespondencji
• Organizowanie systemu informacyjnego w sekretariacie
• Współpraca z przełożonym
  • ustalanie priorytetów (podział czynności na ważne i pilne)
  • efektywne słuchanie

 KSZTAŁTOWANIE KULTURY OBSŁUGI KLIENTA

• Promocja asertywnego kontaktu z klientem
  • granice psychologiczne
  • rozpoznawanie potrzeb klienta
  • przyjmowanie reklamacji
  • obrona przed manipulacją i krytyką
• Porozumiewanie się z trudnymi klientami
  • rozpoznawanie charakteru rozmówcy
  • adekwatny przekaz i odbiór informacji
  • dostosowanie strategii bezpośredniej komunikacji do rozmówcy
• Obraz firmy prezentowany klientowi
  • organizowanie przestrzeni pracy
  • mowa ciała i przedmiotów w otoczeniu
  • terytorium kontaktu

ZARZĄDZANIE CZASEM

• Metody i techniki planowania czasu
• Hierarchizacja zadań
• Złodzieje czasu

RADZENIE SOBIE ZE STRESEM

• Metody szybkiego rozpoznawania sytuacji stresowej
• Techniki wzmacniania siebie w sytuacji stresu

ETYKA W BIZNESIE

• Złote reguły dobrych manier w biznesie
• Doskonalenie image sekretarki
• Prezencja
• Autoprezentacja – podstawowe reguły kreowania pozytywnego wizerunku siebie i firmy

Masz problem z zapisem, pobierz:

• Formularz w pdf
• Oświadczenie VAT w pdf

PROFESJONALNA ASYSTENTKA - SEKRETARKA