Instytucja Krajowego Funduszu Szkoleniowego, nazywanego w skrócie „KFS”, uregulowana została w ustawie z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1409, z późn zm.) oraz w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 maja 2014 roku w sprawie przyznania środków z Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. z 2018 r. poz. 117). Rozdysponowywaniem środków z KFS zajmują się powiatowe urzędy pracy. Wniosek o przyznanie środków z KFS składać zatem należy do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy albo miejsce prowadzenia działalności. Każdy powiatowy urząd pracy indywidualnie określa termin naboru wniosków, zasady przyznawania środków z KFS oraz ich wysokość.

O środki z KFS może wystąpić każdy podmiot, który jest pracodawcą w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, tj. podmiot zatrudniający pracowników na podstawie umowy o pracę, bez względu na formę prowadzenia działalności. Co ważne, pracodawcą nie jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą, zatrudniający osoby na podstawie umowy o dzieło.

Zgodnie przepisami, środki z KFS mogą być przeznaczone na wsparcie kształcenia ustawicznego podejmowanego przez pracodawcę i jego pracowników, w szczególności na pokrycie kosztów związanych z:

• potrzebami pracodawcy związanymi z kształceniem ustawicznym;
• kursami oraz studiami podyplomowymi;
• egzaminami, które umożliwiają zdobycie dyplomów potwierdzających uzyskanie umiejętności, kwalifikacji lub uprawnień zawodowych;
• badaniami lekarskimi i psychologicznymi, jeśli badania te są niezbędne do podjęcia nauki lub pracy;
• ubezpieczeniem od następstw nieszczęśliwych wypadków, które musi zostać wykupione w związku z podjętą nauką.

Wysokość dofinansowania zależy od wysokości środków przyznanych w danym roku poszczególnym powiatowym urzędom pracy przez ministra właściwego do spraw pracy. Ze środków KFS pracodawcy mogą sfinansować:

• 80% kosztów kształcenia ustawicznego, ale nie więcej niż do wysokości 300% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku na jednego uczestnika,
• 100% kosztów kształcenia ustawicznego – w przypadku mikroprzedsiębiorcy (tj. podmiotu do 10 osób zatrudnionych) – ale nie więcej niż do wysokości 300% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku na jednego uczestnika.

Wniosek o uzyskanie  środków KFS pracodawca może złożyć w formie papierowej lub elektronicznej. Termin na rozpatrzenie wniosku przez powiatowy urząd pracy wynosi 30 dni. Jeśli wniosek zostanie rozpatrzony pozytywnie, urząd pracy zawiera z pracodawcą umowę, określającą prawa i obowiązki stron. Pracodawca powinien jednocześnie zawrzeć odrębną umowę z pracownikiem, w której określone zostaną obowiązki pracownika związane z podjęciem kształcenia.

We wniosku o przyznanie dofinansowania z KFS pracodawca powinien wskazać:

• swoje dane: nazwę pracodawcy, adres siedziby i miejsce prowadzenia działalności, numer identyfikacji podatkowej, numer REGON oraz oznaczenie PKD, a także informację o liczbie zatrudnionych pracowników, imię i nazwisko osoby wskazanej przez pracodawcę do kontaktów, numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej;
• działanie, na jakie dofinansowanie ma zostać przeznaczone, liczbę osób, których wydatek dotyczy, formę kształcenia, koszty kształcenia i termin realizacji wskazanych działań;
• całkowitą wysokość kosztów kształcenia, wnioskowaną wysokość środków z KFS oraz wysokość wkładu własnego;
• uzasadnienie potrzeby odbycia kształcenia ustawicznego, przy uwzględnieniu obecnych lub przyszłych potrzeb pracodawcy oraz obowiązujących priorytetów wydatkowania środków KFS, a w przypadku środków z rezerwy KFS – dodatkowo priorytetów wydatkowania środków rezerwy KFS;
• uzasadnienie wyboru realizatora usługi kształcenia ustawicznego finansowanej ze środków KFS wraz z informacjami dotyczącymi realizatora (m.in. nazwa i siedziba, posiadanie certyfikatów jakości, cenę usługi w porównaniu z cenami podobnych usług oferowanych na rynku);
• informację o planach dotyczących dalszego zatrudnienia osób, które będą objęte kształceniem ustawicznym finansowanym ze środków KFS.

Dodatkowo, zgodnie z ww. rozporządzeniem, do wniosku należy dołączyć:

• zaświadczenia lub oświadczenie o pomocy de minimis;
• informacje określone w przepisach wydanych na podstawie art. 37 ust. 2a ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 roku o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej;
• kopię dokumentu potwierdzającego oznaczenie formy prawnej prowadzonej działalności – w przypadku braku wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;
• program kształcenia ustawicznego lub zakres egzaminu;
• wzór dokumentu potwierdzającego kompetencje nabyte przez uczestników, wystawianego przez realizatora usługi kształcenia ustawicznego, o ile nie wynika on z przepisów powszechnie obowiązujących.

Sposób wydatkowania środków przez pracodawcę może zostać skontrolowany przez starostę, w imieniu którego działać będą upoważnieni pracownicy właściwych powiatowych urzędów pracy. Jeśli pracownik nie ukończy szkolenia, na które zostało przyznane dofinansowanie, pracodawca będzie zobowiązany do zwrotu uzyskanych środków.