Podstawa prawna wydania zaświadczenia

W postanowieniu z dnia 16 września 1999 r., sygn. akt I PKN 331/99, Sąd Najwyższy przyznał, że „wprawdzie w kodeksie pracy brak jest wyraźnego przepisu, który nakładałby na pracodawcę generalny obowiązek udzielania pracownikowi informacji istotnych w aspekcie jego praw, obowiązków i odpowiedzialności, ale może być on wywodzony z szeregu jego postanowień, takich chociażby, jak to, że pracodawca jest zobowiązany do zaznajamiania pracowników z ich podstawowymi uprawnieniami (art. 94 pkt 1 k.p.), stosować obiektywne
i sprawiedliwe kryteria oceny pracowników oraz wyników ich pracy (art. 94 pkt 9 k.p), wpływać na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego (art. 94 pkt 10 k.p.), wydać świadectwo pracy (w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy - art. 97 § 1 k.p.), czy też szanować godność i inne dobra osobiste pracownika (art. 11 zn.1 k.p.). Regulacje tego typu, jak również ogólne założenia, na których oparte jest całe ustawodawstwo pracy, pozwalają na konstruowanie ogólnego obowiązku pracodawcy dbania o dobro pracownika (a co najmniej respektowania tego dobra), podobnie do obowiązku pracownika, jakim jest dbanie o dobro zakładu pracy (art. 100 pkt 4 k.p.). W ramach tego ogólnego obowiązku pracodawcy mieści się m.in. jego powinność dostarczania pracownikowi informacji i dokumentów (świadectwa pracy, zaświadczeń o stażu pracy itp.) istotnych
z punktu widzenia realizacji stosunku pracy.” Oznacza to, że pracodawca zobowiązany jest wystawić pracownikowi, na jego żądanie, zaświadczenie o zatrudnieniu lub o zatrudnieniu i zarobkach, wywodząc ten obowiązek bezpośrednio z innych przepisów prawa lub w sposób pośredni z zasad zawartych w Kodeksie pracy.

I tak, z przepisów ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2022r. poz. 504, z poźn. zm. ), bezpośrednio wynika, że pracodawcy obowiązani są do:

1. współdziałania z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia (przy czym, obowiązek ten obejmuje poszukiwanie, tworzenie i wydawanie dokumentów i innych nośników danych, które potwierdzają okoliczności istotne dla ustalenia np. prawa do emerytury czy renty);
2. wydawania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości.

Treść i forma zaświadczenia o zatrudnieniu

Przepisy prawne nie określają ani formy zaświadczenia ani jego treści. Co do zasady, zaświadczenie powinno zawierać pewne standardowe informacje dotyczące pracodawcy i dane pracownika. Inne informacje, jakie pracodawca umieści w zaświadczeniu zależą od tego, w jakim celu pracownik potrzebuje zaświadczenie. I tak, w przypadku ubiegania się o inne zatrudnienie, pracownik może żądać umieszczenia w zaświadczeniu informacji o okresie zatrudnienia, zajmowanych stanowiskach, wymiarze etatu, rodzaju umowy o pracę;
w przypadku ustalenia prawa do emerytury, zaświadczenie powinno zawierać okresy składkowe i nieskładkowe.

Odmowa wydania zaświadczenia lub błędnie wydane zaświadczenia

W przypadku, gdy pracodawca odmawia wydania zaświadczenia, pracownik może dochodzić przed sądem pracy nakazu udzielenia przez pracodawcę informacji mających istotne znaczenie dla jego sytuacji pracowniczej.

Inaczej kształtuje się sytuacja pracownika, gdy pracodawca wystawi błędne zaświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 pkt 1 ustawyz dnia 17 grudnia 1998 r.
o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, i np. pominie w takim zaświadczeniu któryś ze składników wynagrodzenia lub innego przyznanego świadczenia pieniężnego, mającego wpływ na wysokość renty lub emerytury, traktowane jest, co stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 25 kwietnia 2008 r., sygn. akt I PK 245/07, jako nienależyte wykonanie zobowiązania z winy pracodawcy. Pracownik może dochodzić odszkodowania z tego tytułu.

Poznaj najbliższe szkolenia z kadr i płac