Szczegółowy sposób wydania świadectwa pracy został uregulowany w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1862).
A zatem, realizacja tego obowiązku może nastąpić poprzez „wręczenie świadectwa pracy pracownikowi w miejscu jego dotychczasowego zatrudnienia, a gdy jest to niemożliwe lub utrudnione, wówczas pracodawca powinien przesłać ten dokument do znanego mu miejsca pobytu pracownika, najwcześniej jak tylko może to - w konkretnej sytuacji faktycznej – nastąpić”. Takie stanowisko zaprezentował Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 28 września 1976 r., sygn. akt I PZP 41/76.

Żadne subiektywne okoliczności leżące po stronie pracodawcy nie stanowią usprawiedliwienia dla niewydania świadectwa pracy. Jedynie w sytuacji, gdy z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca powinien w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesłać świadectwo pracy pracownikowi lub osobie upoważnionej przez pracownika za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2020 r. poz. 1041) albo doręczyć je w inny sposób.

Co więcej, obowiązku wydania świadectwa pracy pracodawca nie może uzależniać od uprzedniego rozliczenia się pracownika z zakładem pracy. W orzecznictwie niejednokrotnie zaznaczono, iż niedopełnienie tego obowiązku przez pracodawcę nie tłumaczy nawet posiadanie roszczenia wobec byłego pracownika z tytułu niedopełnienia obowiązków związanych z zakończonym stosunkiem pracy, np. z tytułu posiadanego sprzętu służbowego (telefon, laptop), pobranej odzieży roboczej lub ochronnej, dostarczenia decyzji o przyznaniu emerytury lub renty czy - jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 18 lutego 1976 r., sygn. akt I PR 1/76 - zwrotu pożyczki w kasie zapomogowo – pożyczkowej. Z kolei w wyroku z dnia 17 grudnia 1976 r., sygn. akt I P 1583/76, Sąd Najwyższy przyznał, że uzależnienie wydania świadectwa pracy od rozliczenia się pracownika z zakładem pracy, w szczególności od zdania mieszkania służbowego, jest bezprawne, ponieważ narusza art. 97 Kodeksu pracy.

Jako niedopełnienie obowiązku wydania świadectwa pracy, naruszające art. 97 § 1 Kodeksu pracy, traktowane jest również wysłanie dokumentu np. do organu rentowego, zamiast wydania go pracownikowi, choćby pracownik zgłosił pracodawcy zamiar przejścia na rentę inwalidzką. Do takiego wniosku doszedł Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 14 listopada 1996 r., sygn. akt. I PKN 15/96.

Świadectwo pracy uznaje się za wydane po terminie, gdy pracodawca nie wyda go pracownikowi w terminie wskazanym w przepisach Kodeksu pracy, tj. w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy pracodawca zamierza w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy nawiązać z pracownikiem kolejny stosunek pracy - wówczas nie ma on obowiązku wydawania świadectwa pracy za zakończony okres pracy; uczyni to dopiero, gdy definitywnie rozstanie się z pracownikiem – zobowiązany będzie wtedy wydać pracownikowi zbiorcze świadectwo pracy, obejmujące wszystkie okresy zatrudnienia.

Co istotne, Kodeks pracy przyznaje pracownikowi prawo do wystąpienia do pracodawcy z wnioskiem o wydanie świadectwa pracy za okres zatrudnienia, który ustał, mimo że strony nawiązały kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od ustania poprzedniego. Pracodawca zobowiązany jest uczynić zadość temu żądaniu. Pracownik może złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej, w każdym czasie i dotyczyć on może wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.

Warto podkreślić, że wydanie świadectwa pracy może nastąpić w dniu, który jest dniem roboczym dla pracodawcy. W sytuacji, gdy ostatni dzień stosunku pracy wypada w niedzielę lub święto, pracodawca zobowiązany jest wydać je pracownikowi w najbliższy dzień roboczy – takie działanie pracodawcy nie stanowi zaniechania wydania świadectwa z naruszeniem terminu.

Poznaj najbliższe szkolenia z kadr i płac