PCDK: Czekamy na ostateczny kształt nowelizacji ustawy o VAT, niemniej po briefingu Ministerstwa Finansów wiemy już, że planowane jest dopuszczenie możliwości wystawiania faktur konsumenckich w KSeF. Konsument będzie miał dostęp do faktury w KSeF przez jej wydanie z kodem QR (tzw. dostęp anonimowy do faktury w KSeF). Na co zwrócić uwagę w tym zakresie?

Paweł Barnik: Uwzględniając sugestie wskazane przez Ministerstwo, faktycznie po apelach wielu branż, pozytywnie zaaprobowano, aby faktury tzw. konsumenckie mogły być wystawiane również w KSeF. Czyli zdecyduje o tym sam podatnik. Pozwoli to podjąć decyzję co do tego, czy wprowadzić tzw. dualizm fakturowania, czy jednak wszystkie transakcje będą dokumentowane poprzez KSeF – niezależnie od tego, czy nabywcą jest podmiot profesjonalny, czy właśnie konsument. Natomiast warto zauważyć, że Ministerstwo podkreśliło, iż możliwość wystawiania tego typu dokumentów w KSeF będzie z zastrzeżeniem, że dokument zostanie opatrzony kodem QR (tak aby zapewnić dostęp do takiej faktury dla konsumenta), dlatego tutaj należy poczekać na szczegóły.

PCDK: W trakcie konsultacji przedsiębiorcy zgłaszali problem z identyfikacją statusu nabywcy w fakturze. Zaproponowano zrównoważenie odpowiedzialności wystawcy i nabywcy w zakresie obowiązków KSeF. Jak można to rozumieć i czy to rozwiązanie będzie wystarczające?

P.B.: Jest to ciekawa propozycja, ale póki nie zostanie właściwie zredagowana w przepisach trudno jednoznacznie ocenić, czy faktycznie ta odpowiedzialność za pominięcie obowiązku wystawienia faktury w KSeF zostanie zrównoważona pomiędzy wystawcę a nabywcę. Na pewno kary po stronie wystawcy za pominięcie faktury w KSeF pozostaną. Natomiast Ministerstwo zasygnalizowało wprowadzenie po stronie nabywcy obowiązku tzw. „samoidentyfikacji”, czyli wymóg przedstawienia albo numeru VAT (gdy nabywca jest zarejestrowanym podatnikiem VAT – nieważne czy jest czynnym czy zwolnionym z VAT), albo NIP (w zakresie pozostałych podatników – podmiotów prowadzących działalność gospodarczą). Samoidentyfikacja ma potwierdzać, że dany zakup jest właśnie realizowany w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Być może zmotywowanie takich podatników będzie większe, jeśli faktycznie dla celów uznania takich wydatków za koszt uzyskania przychodów – będą mieli wymóg posiadania faktury poprzez KSeF. Bądźmy szczerzy, trudno uznać ten element za zrównoważenie odpowiedzialności. W pewnym stopniu poza ukaraniem sprzedawcy ustawodawca będzie mógł ukarać również nabywcę.

PCDK: Czy po konsultacjach zaproponowano jakieś rozwiązania dotyczące problemów z wystawieniem faktury podczas awarii systemu lub rozwiązania dla osób wykluczonych cyfrowo?

P.B.: W tym aspekcie podano kilka propozycji. Po pierwsze, podatnicy podczas konsultacji zgłaszali dość słuszne uwagi, że dostrzegają problem z oceną sytuacji gdy wyślą fakturę do KSeF i system ten nie potwierdzi jej skutecznego wystawienia (np. ulegnie awarii, zawieszeniu itp.). Nie wiedzą, czy już (ewentualnie po jakim czasie) mogą wejść w tzw. tryb awaryjny, który zasadniczo umożliwia wystawienie faktury poza KSeF. Czy jednak system po pewnym czasie zatwierdzi pierwszą fakturę, co spowoduje, że w systemie będą funkcjonowały dwa dokumenty. Innymi słowy, czy brak odzewu ze strony KSeF, np. po minucie, dwóch, czy może po godzinie – jest już podstawą do zastosowania trybu awaryjnego. Dlatego Ministerstwo zaproponowało, że podatnik będzie miał uprawnienie do korzystania z tzw. systemu awaryjnego – niezależnie od tego, czy on faktycznie wystąpił, czy też nie. Oznacza to, że każdy podatnik będzie miał możliwość wystawiania tzw. faktur offline z kodem QR, ale z obowiązkiem wysłania ich do systemu KSeF następnego dnia roboczego. Pytanie tylko, czy faktycznie podatnicy będą korzystać z tego udogodnienia, bo jednak nadal istnieje ryzyko, że taka faktura nie zostanie terminowo dosłana do KSeF, np. podatnik uczyni to drugiego, trzeciego dnia. Na marginesie należy jedynie zaznaczyć, że Ministerstwo zasygnalizowało, że rozwiązanie to będzie jedynie przejściowe.

Druga propozycja, która moim zdaniem wprowadzi chyba niepotrzebny chaos, to umożliwienie bardzo małym podatnikom niestosowania KSeF. Według Ministerstwa dla tzw. podatników wykluczonych cyfrowo będzie możliwość wystawiania faktur papierowych, jeśli ich wartość nie przekroczy kwoty 450 zł, ale do łącznej sumy 10.000 zł w miesiącu. To rozwiązanie również będzie stosowane tylko w początkowym okresie wdrożenia KSeF. O ile jest ono dla takich podatników korzystne, o tyle będzie budziło wiele niepotrzebnych wątpliwości po stronie nabywców, którzy takie faktury (z pominięciem KSeF) otrzymają. Powstaje pytanie m.in. czy mogą taki dokument przyjąć, czy mogą z niego odliczyć podatek naliczony, itp.

PCDK: KSeF ma ograniczyć „papierologię”, nie będzie duplikatów, not korygujących, ale będą nowe formy dokumentów… Czy kupujący nie będą mieli wątpliwości z ilością różnych form faktur, które mogą otrzymać?

P.B.: Tak, tu faktycznie można zauważyć, że kwestia, której Ministerstwo nie rozwiązało na ten moment, to  „nawarstwienie” różnych form dokumentów, które kupujący może otrzymać po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF. Przecież podatnicy, jeśli otrzymają fakturę poza systemem KSeF, na pewno będą mieli wątpliwości co do możliwości odliczenia podatku naliczonego albo w ogóle zasadności przyjęcia takiego dokumentu. Wielokrotnie wskazywałem podczas moich szkoleń, ile możliwych wersji dokumentów powinni spodziewać się kupujący po wejściu obowiązkowego KSeF. Dla mnie, czy dla księgowych, jest to już dość bogata paleta, nie mówiąc już o zwykłym pracowniku, który jedynie reprezentuje przedsiębiorcę podczas zakupu towarów lub usług. Tu potrzebne są jasne i precyzyjne wyjaśnienia Ministerstwa Finansów, najlepiej jeszcze przed wejściem obowiązkowego KSeF w życie. W wyjaśnieniach Ministerstwo powinno jednoznacznie wskazać, że po stronie nabywcy rodzaj dokumentu nie powinien mieć znaczenia z punktu widzenia odliczenia podatku naliczonego.

PCDK: Czy po ostatnim spotkaniu konsultacyjnym widzi Pan jeszcze jakieś problemy, które nie zostały poruszone?

P.B.: Tematyka KSeF jest dość skomplikowanym obszarem, stąd podczas konsultacji podatnicy podnosili wiele wątpliwości w zakresie jego wdrożenia (jako systemu obowiązkowego). Dlatego wydaje się, że powinniśmy poczekać na ostateczny kształt nowelizacji – dopiero wtedy będzie można ocenić, czy postulaty podatników zostały faktycznie uwzględnione.

To czego nie dostrzegłem podczas konsultacji, a co nadal budzi moje wątpliwości, to m.in. połączenie KSeF z PEF. Tutaj nadal nie wiadomo, jak połączenie to ma wyglądać, jak faktury wystawione w KSeF będą przesyłane do jednostek sektora finansów publicznych (które to podmioty stosują również PEF).

Druga bardzo istotna kwestia to okoliczność, że na horyzoncie jest nowelizacja przepisów Dyrektywy 112, które mają prowadzić obowiązkowe fakturowanie elektroniczne w całej Unii Europejskiej. Gdy akt unijny zostanie ostatecznie zatwierdzony, nasz rodzimy KSeF będzie wymagał modyfikacji (oby tylko), czyli znowu zmiany dla podatników oraz dodatkowe koszty z tym związane.

Dodatkowo nie rozumiem, dlaczego docelowo z systemu mają zniknąć faktury emitowane z kas rejestrujących czy tzw. faktury uproszczone w postaci paragonów z NIP – Ministerstwo mogło pozostawić te dokumenty w obrocie. Byłoby to zdecydowane ułatwienie po stronie większych sieci handlowych, jak i po stronie nabywców.

Niestety mimo, że KSeF docelowo może okazać się systemem dość funkcjonalnym dla podatników, to przez fakt wprowadzenia wielu zastrzeżeń, wyjątków, przepisów przejściowych, jak i odroczenia stosowania niektórych regulacji – będzie bardzo skomplikowanym narzędziem i przez kilka najbliższych lat może okazać się koszmarem dla podatników. A można było pozostawić gestię wystawiania i przesyłania faktur nadal na linii sprzedawca – nabywca i zobowiązać podatników do przesyłania faktur post factum do organów podatkowych – tak jak ma to miejsce w przypadku JPK. Niestety Ministerstwo kategorycznie takie postulaty odrzuciło, więc musimy się przyzwyczaić do tego, że KSeF docelowo wejdzie w życie, przy czym warto zauważyć, że termin obowiązkowego korzystania z systemu zostanie ostatecznie podany na przełomie kwietnia i maja tego roku.

Aktualizacja z dnia 26.04 

Podczas konferencji prasowej minister finansów Andrzej Domański i szef Krajowej Administracji Skarbowej Marcin Łoboda przedstawili wyniki zewnętrznego audytu KSeF, który został przeprowadzony w ostatnich miesiącach. Audyt wykazał liczne, krytyczne wady systemu, które uzasadniają istotne przesunięcie terminu obowiązkowego KSeF.

• KSeF będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł, a dla pozostałych przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 r.

Zapraszamy do lektury #MonitorCDK. Podbierz aktualny numer TUTAJ

Poznaj najbliższe szkolenia z zakresu podatków