Pakiet deregulacyjny w Kodeksie pracy i ustawie o ZFŚS: mniej biurokracji, więcej cyfryzacji

Projekt ustawy z dnia 11 czerwca 2025 r. ma zostać przyjęty przez Radę Ministrów jeszcze w lipcu, a nowe regulacje mogą wejść w życie już na przełomie lipca i sierpnia. Zakłada on kilka zmian, w tym najważniejsze to:

• Zmiana terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop (zmiana w art. 171 § 4 Kodeksu pracy).
• Zmiana liczby przedstawicieli pracowników w uzgodnieniach z zakresu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Zmiana projektowana w art. 4 ust. 3 i w art. 8 ust. 2 zdanie drugie ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 288)
• Wprowadzenie „postaci papierowej lub elektronicznej” w szeregu czynności z zakresu prawa pracy zamiast „formy pisemnej” (zmiany projektowane w art. 222 § 8, art. 231 § 3, art. 38 § 1, art. 38 § 2, art. 129 § 3, art. 129 § 4 pkt 3 i 4, art. 142, art. 143, art. 144, art. 150 § 5, art. 151 § 21, art. 1512 § 1, art. 1517 § 6, art., art. 174 § 1, art. 1741 § 1 i art. 2374 § 3 Kodeksu pracy)

Uproszczenie wypłaty ekwiwalentu za urlop

Jedną z najważniejszych zmian ma być jednoznaczne określenie terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Obecnie obowiązujące przepisy nie precyzują dokładnie, kiedy należy wypłacić ten ekwiwalent – co powoduje niepewność interpretacyjną i ryzyko sankcji ze strony Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). Zgodnie z planowaną nowelizacją art. 171 Kodeksu pracy, pracodawca będzie mógł dokonać wypłaty do 10. dnia miesiąca następującego po rozwiązaniu umowy o pracę – równocześnie z ostatnim wynagrodzeniem. Zmiana ta ma znacząco ułatwić rozliczenia w firmach, szczególnie tam, gdzie występuje duża rotacja kadrowa. Pracodawcy zyskają więcej czasu na dokładne obliczenie należności, co zmniejszy liczbę błędów i pozwoli uniknąć konfliktów z PIP. W sytuacjach problematycznych – np. gdy pracownik w ostatnim dniu pracy przebywa na urlopie i przedstawia zwolnienie lekarskie – nowe przepisy dadzą działom kadrowo-płacowym możliwość właściwego rozliczenia świadczeń po zakończeniu stosunku pracy.

Uporządkowanie kwestii wypłaty ekwiwalentu za urlop, ujednolicenie reprezentacji pracowniczej oraz umożliwienie elektronicznej komunikacji w codziennych sprawach zawodowych przyniosą korzyści zarówno pracodawcom, jak i pracownikom. Jeśli projekt zostanie przyjęty zgodnie z planem, nowe przepisy mogą wejść w życie już w siernpiu 2025 roku.

Zwiększenie reprezentacji pracowników

Kolejna istotna zmiana dotyczy zasad reprezentacji pracowników w sprawach związanych z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych w zakładach, w których nie funkcjonują związki zawodowe. Obecnie wystarczy udział jednego reprezentanta, natomiast projekt ustawy przewiduje zwiększenie tej liczby do co najmniej dwóch osób. Celem tej zmiany jest ujednolicenie przepisów z innymi obszarami prawa pracy, gdzie wymóg reprezentacji dwuosobowej już obowiązuje (np. przy ustalaniu zasad pracy zdalnej czy systemów czasu pracy). Dzięki temu pracownicy zyskają silniejszą pozycję w dialogu z pracodawcą, a podejmowane decyzje dotyczące funduszu socjalnego będą bardziej transparentne i demokratyczne.

Zmniejszenie barier komunikacyjnych

Projekt ustawy przewiduje również szerokie otwarcie na cyfrową komunikację w relacjach pracowniczych. W wielu sprawach dotychczas wymagających formy pisemnej – jak np. wnioski urlopowe, ustalenia dotyczące czasu pracy czy konsultacje związkowe – możliwe będzie stosowanie formy papierowej lub elektronicznej. Dotyczy to m.in.:

1) przekazania informacji o monitoringu – art. 222 § 8 k.p.,

2) przekazania informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę – art. 231 § 3 k.p.,

3) konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową – art. 38 § 1 i § 2 k.p.,

4) sporządzenia rozkładu czasu pracy – art. 129 § 3 i § 4 pkt 3 i 4 k.p.,

5) wniosku o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy – art. 142 k.p.,

6) wniosku o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy – art. 143 k.p.,

7) wniosku o zastosowanie systemu pracy weekendowej – art. 144 k.p.,

8) wniosku o zastosowanie rozkładu czasu pracy, o którym mowa w art. 1401 k.p., czyli ruchomego czasu pracy – art. 150 § 5 k.p.,

9) wniosku o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych – art. 151 § 21 k.p. zdanie pierwsze,

10) wniosku o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych – art. 1512 § 1 k.p.,

11) wniosku o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy – art. 1517 § 6 k.p.,

12) wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego – art. 174 § 1 k.p.,

13) wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego na czas pracy u innego pracodawcy – art. 1741 § 1 k.p.,

14) instrukcji i wskazówek pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy – art. 2374 § 3 k.p.

We wszystkich wyżej wymienionych przepisach zamiast dotychczasowej wyłącznie pisemnej formy czynności z zakresu prawa pracy, dozwolone będzie dokonywanie tych czynności w postaci papierowej lub elektronicznej. Zmiana ta wpisuje się w szerszy trend cyfryzacji życia zawodowego i wychodzi naprzeciw oczekiwaniom pracowników oraz pracodawców, którzy na co dzień komunikują się drogą mailową, często z wykorzystaniem firmowych systemów IT. Co ważne, postać elektroniczna – w rozumieniu projektu – nie musi ograniczać się wyłącznie do kwalifikowanego podpisu elektronicznego, ale obejmuje także wiadomości mailowe umożliwiające identyfikację nadawcy.

Projekt w duchu deregulacji

Nowelizacja powstała w odpowiedzi na sugestie Rządowego Zespołu ds. Deregulacji, powołanego przez Radę Ministrów w marcu 2025 roku. Ma ona charakter deregulacyjny i – jak podkreślają twórcy – nie generuje nowych obowiązków dla pracodawców, a wręcz przeciwnie: upraszcza system prawa pracy, zmniejsza liczbę wymaganych formalności oraz zwiększa elastyczność komunikacji. Zgodnie z założeniami, ustawa nie wymaga notyfikacji w UE ani dodatkowych konsultacji międzynarodowych, ponieważ jej zakres nie narusza przepisów unijnych.

Nowość w księgarni PCDK:  Formy wsparcia dla pracodawców i przedsiębiorców w ustawie o rynku pracy i służbach zatrudnienia Zapraszamy do zamawiania!

Poznaj najbliższe szkolenia z kadr i płac