Instytucja umowy o pracę na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności jest instytucją prawa pracy stosunkowo młodą (w dalszej nazywana „umową na zastępstwo). Została wprowadzona do Kodeksu pracy dopiero na mocy ustawy z dnia 26 lipca 2002 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 135, poz. 1146) i ustawy z dnia 14 listopada 2003 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 213, poz. 2081). Celem wprowadzenia przez ustawodawcę takiego unormowania było zaspokojenie potrzeb kadrowych pracodawców oraz formalne umożliwienie im zachowania ciągłości pracy, w przypadku okresowej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy.
Ten kształt przepisów prezentował dość niejasną regulację dotyczącą kwalifikacji prawnej umów na zastępstwo: to nowy, odrębny rodzaj umowy o pracę czy odmiana umowy o pracę na czas określony? Co ciekawe, nie tylko doktryna, lecz także orzecznictwo prezentowało odmienne opinie w tym zakresie. I tak, w wyroku z dnia 7 lutego 2001 r., sygn. I PKN 229/00, Sąd Najwyższy uznał, iż umowa na zastępstwo, jak i umowa na okres próbny, nie są umowami na czas określony, lecz stanowią odrębne rodzaje umów o pracę. Z kolei w wyroku z dnia 4.10.2011 r., sygn. I PK 56/11, zaprezentował odmienne zdanie i stwierdził, że „umowa na zastępstwo jest umową o pracę na czas określony, z tym jednak zastrzeżeniem, iż przyczyny, dla których taka umowa została zawarta, są ograniczone do konieczności zastąpienia innego pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy. W konsekwencji czas trwania takiej umowy jest determinowany powrotem do pracy zastępowanego pracownika”. Przyznał dalej, iż umowa na zastępstwo jest w prawdzie umową na czas określony, posiada jednak w porównaniu ze zwykłą terminową umową o pracę dość dużo istotnych różnic.
Problem charakteru prawnego umowy na zastępstwo rozwiązał ustawodawca na mocy ustawy z dnia 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz. 1220), która zaczęła obowiązywać od 22 lutego 2016 r. Znowelizowany art. 25 Kodeksu pracy mówi wyłącznie o umowie na okres próbny, na czas nieokreślony i na czas określony – wyłączono z tego katalogu umowę na zastępstwo. Natomiast z dodanego art. 251 § 4 pkt 1 Kodeksu pracy wprost wynika, że umowa na zastępstwo jest umową na czas określony, zdeterminowaną szczególnym celem, w którym jest zawierana, tj. w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności.
Wyłączenie umów o pracę na zastępstwo z zakresu art. 25 1 § 1 Kodeksu pracy
W myśl art. 251 § 1 Kodeksu pracy, okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech.
Powyższa zasada nie dotyczy umów o pracę zawartych w celu zastępowania pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Wyłączenie stosowania tego przepisu w odniesieniu do umów o pracę na zastępstwo zostało wyraźnie wskazane w art. 251 § 4 pkt 1 Kodeksu pracy. W praktyce oznacza to, że pracodawca może zawrzeć z tym samym pracownikiem więcej niż trzy następujące po sobie umowy o pracę na zastępstwo, na łączny okres trwający dłużej niż 33 miesiące, bez konsekwencji prawnych w postaci przekształcenia się z mocy prawa czwartej z nich w umowę o pracę na czas nieokreślony.
Umowa na zastępstwo nie wchodzi zatem do limitu ilościowego ani czasowego umów na czas określony. Ma to istotne znaczenie dla pracodawcy w przypadkach, gdy np. zachodzi potrzeba wydłużenia okresu zastępstwa w związku ze zmianą rodzaju nieobecności zastępowanego pracownika bądź też zastąpienia innego pracownika, choćby na innym stanowisku, w okresie następującym po rozwiązaniu poprzedniej umowy o pracę.
To wyłączenie umów o pracę na zastępstwo z zakresu art. 251 § 1 Kodeksu pracy nie daje pracodawcy prawa do zawierania z jednym pracownikiem wyłącznie umów o pracę na zastępstwo. Takie ograniczenie wywieść można z art. 8 Kodeksu pracy, stanowiącego swoistego rodzaju ochronę pracownika, będącego przecież słabszą stroną stosunku pracy, oraz służącego zapobieżeniu sytuacjom obchodzenia przepisów prawa przez pracodawców. Zgodnie z treścią tego przepisu nie można czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. Z pewnością sprzeczne z naturą umowy o pracę na zastępstwo byłoby celowe zawieranie z jednym pracownikiem wyłącznie tego rodzaju umów, zwłaszcza jeśli ich łączny okres trwania wynosiłby kilka lat. W takim wypadku umowa na zastępstwo straciłaby swój cel: nie miałaby charakteru czasowego, a częsty lub stały.
Również orzecznictwo Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości potwierdza brak ograniczeń w możliwości zawierania umów o pracę na zastępstwo, jednak w wyroku z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie Bianca Kücük przeciwko Land Nordrhein - Westfalen (C – 586/10, Dz. U. WE C 2012), ETS wskazał, iż „przy ocenie, w konkretnym przypadku, tego, czy ponowne zawieranie umów o pracę na czas określony jest uzasadnione obiektywnym powodem, takim jak czasowe zapotrzebowanie na personel zastępujący, organy krajowe powinny jednak uwzględnić wszystkie okoliczności danej sprawy, w tym liczbę i łączny czas trwania umów o pracę na czas określony zawartych w przeszłości z tym samym pracodawcą”. W konkluzji przyznał, iż w pojęciu obiektywnych powodów mieści się konieczność tymczasowego zastąpienia nieobecnego pracownika. Idąc dalej, ETS uznał, iż sprzeczne z prawem Unii Europejskiej jest ponowne zawieranie przez pracodawcę umów o pracę na zastępstwo celem zaspokojenia zapotrzebowania, które nie ma charakteru tymczasowego, lecz stały lub częsty, i nie mieści się w pojęciu „obiektywnych powodów”.
Zastosowanie i treść umowy o pracę na zastępstwo
Przesłanki do zawarcia umów o pracę na czas zastępstwa
Jak wynika z treści art. 251 § 4 pkt 1 Kodeksu pracy, pracodawca może zawrzeć umowę o pracę na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności, na okres obejmujący czas tej nieobecności. Wyłączną przesłanką zawarcia przez pracodawcę umowy o pracę na zastępstwo jest zatem nieobecność w pracy pracownika. Ustawodawca wyraźnie wskazał rodzaj tej nieobecności: absencja ta musi być spowodowana przyczyną mającą charakter nieobecności usprawiedliwionej.
Przez usprawiedliwioną nieobecność w pracy rozumie się w tej sytuacji wszystkie okresy zawieszenia obowiązku świadczenia pracy niezawinione przez pracownika, w myśl rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnienia od pracy. Umowa na zastępstwo może być zawarta w przypadku usprawiedliwionej absencji pracownika spowodowanej w szczególności niezdolnością do pracy wskutek choroby lub wypadku przy pracy, koniecznością sprawowania osobistej opieki na chorym członkiem rodziny, koniecznością przebywania na urlopie związanym z macierzyństwem, a także korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, wychowawczego, bezpłatnego, zdrowotnego albo szkoleniowego, wykonywaniem obowiązku odbywania służby wojskowej, tymczasowym aresztowaniem lub odbywaniem kary pozbawienia wolności.
Katalog ten nie jest zatem zamknięty – usprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy, determinująca zawarcie umowy o pracę na zastępstwo, może być spowodowana także innymi okolicznościami, jeżeli stanowią one w rozumieniu powszechnie obowiązujących przepisów przyczyny usprawiedliwiające nieobecność w pracy, np. sprawowanie funkcji społecznej, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2018 r. poz. 994, z późn. zm.), czy przepisami ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2018 r. poz. 995, z późn. zm.).
Nie ulega wątpliwości, że również nieusprawiedliwiona nieobecność pracownika rodzi po stronie pracodawcy potrzebę zapewnienia ciągłości wykonywania zadań na tym stanowisku. Jednak nieracjonalne wydaje się zatrudnianie w ramach umowy na zastępstwo w miejsce nieobecnego pracownika innej osoby, w sytuacji, gdy nieobecny pracownik narusza w ten sposób swoje obowiązki i pracodawca może rozwiązać z nim umowę o pracę w trybie art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, zaś w jego miejsce zatrudnić inną osobę, już na podstawie umowy na czas próbny, czas określony czy też czas nieokreślony.
Zakres podmiotowy umowy o pracę na zastępstwo
Kodeks pracy nie wskazuje kręgu osób, z którymi pracodawca może zawrzeć umowę o pracę na zastępstwo. Oznacza to, że umowa o pracę na zastępstwo może zostać zawarta z osobą spoza zakładu pracy, jak i z własnym pracownikiem.
O ile nie ma żadnych ograniczeń przy zawieraniu tego typu umów o pracę z osobami niebędącymi pracownikami zakładu, o tyle w przypadku chęci zawarcia umowy na zastępstwo z własnym pracownikiem, takie obostrzenia istnieją. Dochodzi bowiem do zawarcia kolejnej, trwającej w tym samym czasie umowy o pracę między tymi samymi podmiotami.
W orzecznictwie dopuszcza się taką możliwość pod warunkiem, że rodzaj prac wykonywanych w ramach równolegle istniejących umów o pracę będzie wyraźnie odmienny, tzn. dodatkowa umowa o pracę będzie dotyczyła pracy na rodzajowo odmiennym stanowisku. Taką linię orzeczniczą wypracował Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 12 marca 1969 r., sygn. III PZP 1/69, czy w wyroku z dnia 8 stycznia 1981 r., sygn. II URN 186/80. Ponadto, w orzecznictwie ugruntowało się stanowisko, zgodnie z którym z tym samym pracodawcą, w zakresie wykonywania pracy tego samego rodzaju, pracownik może pozostawać tylko w jednym stosunku pracy, w przeciwnym razie stanowiłoby to naruszenie przepisów o czasie pracy, a praca wykonywana w ramach umowy na zastępstwo stanowiłaby w istocie pracę w godzinach nadliczbowych. Tezę taką postawił Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 13 marca 1997r., sygn. I PKN 43/97.
Czas trwania umowy o pracę na zastępstwo
Ustawodawca nie wskazał, w przypadku jakich okresów usprawiedliwionej nieobecności zastępowanego pracownika można zawrzeć umowę o pracę na zastępstwo: tylko długotrwałych czy również krótkotrwałych. Wydaje się, że należy tutaj kierować się racjonalnością i przyczynami o charakterze organizacyjnym i ekonomicznym. Oznacza to, że tego typu umowa zawierana jest z reguły w związku z długotrwałą nieobecnością w pracy zastępowanego pracownika, gdzie w sposób racjonalny da się przewidzieć i określić przybliżony czas trwania takiej nieobecności.
Jak wynika z brzemienia art. art. 251 § 4 pkt 1 Kodeksu pracy, okres trwania umowy o pracę na zastępstwo jest ograniczony okresem usprawiedliwionej nieobecności zastępowanego pracownika w pracy. Z początkiem okresu usprawiedliwionej nieobecności, a zatem także początkiem obowiązywania umowy na zastępstwo, nie wiążą się większe problemy – umowa o pracę na zastępstwo nie może być zawarta przed rozpoczęciem okresu usprawiedliwionej nieobecności, może zostać zawarta lub obowiązywać najwcześniej z pierwszym dniem usprawiedliwionej nieobecności zastępowanego pracownika bądź w dowolnej chwili po rozpoczęciu tego okresu.
Inaczej jest z zakończeniem czasu trwania umowy na zastępstwo. Niewątpliwie umowa o pracę na zastępstwo rozwiązuje się w chwili zakończenia okresu usprawiedliwionej nieobecności zastępowanego, może to być m. in. powrót pracownika do pracy, początek okresu nieusprawiedliwionej nieobecności, czy przerwanie okresu usprawiedliwionej nieobecności w związku z ustaniem zatrudnienia zastępowanego pracownika, np. przejście na rentę, śmierć pracownika, rozwiązanie stosunku pracy na mocy porozumienia stron. W takiej sytuacji pracodawca może podjąć decyzję o kontynuowaniu stosunku pracy z pracownikiem zastępującym, ale już w oparciu o kolejną, odrębną umowę o pracę na czas określny lub nieokreślony, nie zaś na podstawie umowy na zastępstwo.
W trakcie okresu usprawiedliwionej nieobecności pracownika, pracodawca może zawrzeć na ten okres więcej niż jedną umowę o pracę na zastępstwo na kolejne, następujące po sobie okresy. Umowy te nie muszą być zawarte z tą samą osobą ani nie muszą pokrywać pełnego okresu nieobecności, np. może zaistnieć po stronie pracodawcy potrzeba zastępstwa wyłącznie na pewien czas nieobecności zastępowanego pracownika. W niektórych sytuacjach może powstać potrzeba przedłużenia umowy na zastępstwo z powodu zmiany charakteru nieobecności zastępowanego pracownika, np. początkowo nieobecność spowodowana była długotrwałą chorobą, w trakcie której pracownica zaszła w ciążę i urodziła dziecko i korzystała z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego i wychowawczego. Jeżeli zatem umowa na zastępstwo została zawarta na czas trwania owej nieobecności, wówczas rozwiąże się automatycznie wraz z ustaniem tej nieobecności.
W większości przypadków na etapie zawierania umów na zastępstwo nie jest możliwe wskazanie konkretnej daty, określającej zakończenie okresu trwania usprawiedliwionej nieobecności. Dlatego też umowę o pracę na zastępstwo zawiera się na czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy zastępowanego pracownika. Takie rozwiązanie jest dla pracodawcy najbardziej dogodne.
W praktyce spotkać jednak można również przypadki, gdzie w umowie na zastępstwo wskazuje się precyzyjną datę jej zakończenia. Tak jest np. gdy nie da się przewidzieć momentu zakończenia okresu usprawiedliwionej nieobecności lub pracodawca podjął decyzję o zawarciu umowy na zastępstwo na okres krótszy niż okres usprawiedliwionej nieobecności zastępowanego pracownika. Wówczas umowa o pracę rozwiąże się z upływem czasu, na jaki została zawarta, tj. z datą wskazaną w tej umowie. Poza tym wskazanie w umowie na zastępstwo konkretnej daty jej zakończenia pociąga za sobą ryzyko konieczności jej wypowiedzenia przez pracodawcę, np. w sytuacji, gdy zastępowany pracownik skróci okres swojej usprawiedliwionej nieobecności i powróci do pracy przed pierwotnie planowaną datą. W praktyce jest to zatem rozwiązanie dość niewygodne dla pracodawców.
