Elementy treści umowy o pracę na zastępstwo

Umowa o pracę na zastępstwo w swojej treści powinna zawierać wszystkie istotne elementy wskazane w art. 29 § 1 Kodeksu pracy, tj. określać strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności zaś rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiar czasu pracy, termin rozpoczęcia pracy. Strony stosunku pracy mogą określać jeszcze inne warunki.

Istotne jest, aby praca wykonywana w ramach umowy na zastępstwo odpowiadała rodzajowi pracy wykonywanej przez nieobecnego pracownika, tzn. stanowiska obydwu pracowników muszą być tożsame. W przeciwnym razie nie zostałby zachowany cel umowy na zastępstwo.

Pozostałe warunki umowy o pracę na zastępstwo mogą kształtować się odmiennie od warunków pracy przewidzianych w umowie o pracę pracownika zastępowanego. Warunki te podyktowane są aktualna potrzebą pracodawcy. I tak, umowa na zastępstwo może określać inne wynagrodzenie, przy czym przyznanie pracownikowi zastępującemu niższego wynagrodzenia powinno być uzasadnione obiektywnymi przesłankami, np. niższymi kwalifikacjami do wykonywanych zadań, mniejszym doświadczeniem zawodowym, czy niższą wydajnością pracy. Umowa na zastępstwo może określać mniejszy wymiar etatu, np. ¾ etatu zamiast pełnego etatu (zasada ta nie może działać w odwrotnym kierunku, tzn. pracownik zastępujący nie może zostać zatrudniony w wymiarze większym niż pracownik zastępowany, byłoby to bowiem nadużyciem celu umowy na zastępstwo, a taki pracownik mógłby dochodzić przed sądem pracy ustalenia istnienia stosunku pracy w wymiarze przekraczającym wymiar etatu pracownika zastępowanego) – takie rozwiązanie jest konieczne w sytuacji, gdy pracodawca w celu zastępstwa nieobecnego pracownika zawiera kilka równoległych umów o pracę na zastępstwo, każdą na cześć etatu, przy czym łącznie nie mogą przekraczać wymiaru czasu pracy pracownika zastępowanego; również zakres zadań pracownika zastępującego nie musi w pełni pokrywać się z zakresem zadań pracownika zastępowanego, może dotyczyć pewnej części zadań, ważne jest jednak, aby pracodawca nie powierzył pracownik zastępującemu innych czy też dodatkowych zadań, które nie mieszczą się w zakresie zadań pracownika zastępowanego; pracownik zastępujący powinien także świadczyć pracę w tym samym miejscu, w którym świadczył pracę pracownik nieobecny.

Wydaje się, że zastępujący pracownik nie musi posiadać tego samego tytułu służbowego, co pracownik zastępowany, zwłaszcza jeśli pracodawca ma prawo przyznać mu niższe wynagrodzenie, gdy ten posiada niższe kwalifikacje do wykonywanych zadań. Oznacza to, iż wystarczy, aby osoba taka spełniała minimalne wymagania kwalifikacyjne, gwarantujące prawidłowe wykonywanie zadań. Można spotkać się jednak z przeciwnym stanowiskiem, zgodnie z którym pracownik zastępujący powinien posiadać ten sam tytuł służbowy, co pracownik zastępowany, co wynikać ma z konieczności zachowania tych samych warunków pracy – taki pogląd zaprezentowano jako nieoficjalne stanowisko Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji. W praktyce takie stanowisko byłoby dość niewygodne dla pracodawcy, który z jednej strony zmuszony byłby do zachowania ciągłości pracy, a z drugiej strony, mógłby nie znaleźć właściwej osoby o odpowiednich kompetencjach celem zastępowania nieobecnego pracownika. Poza tym, takie podejście godziłoby w pracownika zastępującego w zakresie pozbawienia go możliwości awansu wewnętrznego.

W praktyce stosuje się zasadę, zgodnie z którą w umowie o pracę na zastępstwo zamieszcza się imię i nazwisko pracownika zastępowanego oraz klauzulę stwierdzającą, iż umowa została zawarta na czas usprawiedliwionej nieobecności tego pracownika, ze określeniem rodzaju czy przyczyny nieobecności. Kwestia ta budzi jednak kontrowersje w świetle ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000, z późn. zm.).

Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych w swoim stanowisku uznał, iż „zawarcie w treści umowy na zastępstwo personaliów zastępowanego pracownika nie godzi w przepisy ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (obecnie z dnia 10 maja 2018 r.). Takie postępowanie pracodawcy jest dopuszczalne, zważywszy na pozostawioną mu przez ustawodawcę możliwość swobodnego kształtowania umowy o pracę (poza niezbędnymi elementami wskazanymi w art. 29 Kodeksu pracy). Jednak, w sytuacji gdy pracodawca podaje dane osobowe osoby zastępowanej, powinien wskazać konieczność/niezbędność takiego działania”. Ten sposób identyfikacji pracownika zastępowanego został zanegowany w wyroku Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości z dnia 24 czerwca 2010 r., sygn. C – 98/09, w którym wyjaśniono, iż umowa na zastępstwo nie musi zawierać nazwiska zastępowanego pracownika i może ograniczać się do wskazania przyczyny dla której została zawarta.

W świetle ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000, z późn. zm.) oraz Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) zamieszczenie w treści umowy o pracę imienia i nazwiska osoby zastępowanej narusza przepisy o ochronie danych osobowych. Stanowisko GIODO jest zatem w tej części nieaktualne.

Tryby rozwiązania umowy o pracę na zastępstwo

Rozwiązanie umowy o pracę na zastępstwo z upływem czasu

Umowa o pracę na zastępstwo rozwiązuje się w dniu, w którym cel, jakiemu służyła, został zrealizowany, tzn. zakończył się okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy zastępowanego pracownika. W takim przypadku umowa o pracę na zastępstwo rozwiązuje się automatycznie z mocy prawa, w myśl art. 30 § 1 pkt 4 Kodeksu pracy. Oznacza to, że pracodawca nie jest zobowiązany składać pracownikowi zastępującemu żadnego oświadczenia woli związanego z rozwiązaniem jego umowy o pracę. Jednak często stosowana jest praktyka, gdzie pracodawcy informują na piśmie pracownika zastępującego o terminie powrotu do pracy zastępowanego pracownika i tym samym o terminie rozwiązania się jego umowy o pracę z mocy prawa. Takie działania pracodawcy znajdują zasadność w sytuacjach, kiedy np. zastępowany pracownik skrócił okres swojej usprawiedliwionej nieobecności i powraca do pracy bądź usprawiedliwiona nieobecność stała się nieobecnością nieusprawiedliwioną, pracownik zastępowany nie jest zobowiązany bowiem posiadać takiej wiedzy.

Z uwagi na to, iż umowy na zastępstwo zawierane są na okres usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy i najczęściej taką też klauzulę umieszcza się w umowie, powstają kontrowersje wokół daty rozwiązania się tej umowy: czy jeden dzień pracy pracownika zastępowanego, który powrócił do pracy po okresie absencji, i zastępującego powinny pokrywać się? Czy raczej ostatni dzień absencji zastępowanego jest również ostatnim dniem pracy zastępującego? Pierwsze rozwiązanie może wydawać się słuszne w związku z uwagi na możliwość przekazania obowiązków między pracownikiem zastępowanym a zastępującym, choć z drugiej strony, takiego przekazania obowiązków może dokonać przełożony. Podejście to niesie jednak za sobą pewne ryzyko dla pracodawcy: pracownik zastępujący może wystąpić do sądu pracy z powództwem o ustalenie istnienia stosunku pracy i zawarcie z nim odrębnej umowy o pracę, z uwagi na dopuszczenie go do pracy i ustanie celu umowy na zastępstwo w dniu powrotu do pracy zastępowanego pracownika. Tego typu rozwiązanie komplikuje się jeszcze bardziej w sytuacji, gdy pracownik zastępowany wraca do pracy po weekendzie. Również tutaj powstaje ryzyko wystąpienia przez pracownika zastępującego z powództwem o ustalenie stosunku pracy, a dodatkowo jest niekorzystne dla pracodawcy z punktu widzenia ekonomicznego z tego względu, ze przez czas weekendu dwóch pracowników zajmuje to samo stanowisko, a zatem wynagrodzenie jest płacone podwójnie. Uznać należy więc, że ten wariant nie znajduje uzasadnienia.

Takie wątpliwości ani ryzyko nie wystąpią w przypadku drugiego wariantu, tj. rozwiązania umowy na zastępstwo w ostatnim dniu absencji pracownika zastępowanego, wydaje się on bowiem odpowiadać celowi umowy na zastępstwo. W praktyce stosowane jest raczej to rozwiązanie.

Tego typu wątpliwości nie powstają na gruncie umów o pracę na zastępstwo, zawartych na niepełny okres usprawiedliwionej nieobecności pracownika lub gdy taki koniec usprawiedliwionej nieobecności jest możliwy do ustalenia. W takich umowach konkretną datą oznaczono końcowy termin ich obowiązywania i rozwiązują się z upływem czasu, we wskazanym dniu.

Rozwiązanie umowy o pracę na zastępstwo z zastosowaniem wypowiedzenia

Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 22 lutego 2016 r., wprowadziła jednakowe okresy wypowiedzenia dla umów o pracę na czas nieokreślony i umów o pracę na czas określony. Zgodnie z art. 36 Kodeksu pracy, umowa o pracę na czas nieokreślony i umowa o pracę na czas określony, czyli również umowa na zastępstwo, mogą zostać rozwiązane przez każdą ze stron w każdym momencie jej trwania, z zastosowaniem okresu wypowiedzenia, który wynosi (inne okresy wypowiedzenia obowiązują przy umowach zawartych na okres próbny):

• 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;
• 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
• 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Warto podkreślić, iż nowelizacja Kodeksu pracy dotycząca okresu wypowiedzenia, dopiero teraz czyni zadość zobowiązaniom, jakie Polska przyjęła w związku z przystąpieniem w 1991 r. do Rady Europy oraz podpisaniem postanowień Europejskiej Karty Społecznej z 1961 r. Zgodnie bowiem z art. 4 Europejskiej Karty Społecznej, strony zobowiązały się m.in. uznać prawo wszystkich pracowników do rozsądnego okresu wypowiedzenia w razie zwolnienia z pracy.

W przypadku rozwiązywania umowy na zastępstwo w tym trybie, zarówno pracownik, jak i pracodawca, nie są zobowiązani do uzasadnienia decyzji o wypowiedzeniu umowy. Dodatkowo pracodawca nie ma obowiązku przeprowadzania konsultacji związkowych. Decyzja ta powinna jednak mieć formę pisemną i zawierać pouczenie o prawie wniesienia odwołania do sądu pracy.

Osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę na zastępstwo korzysta co prawda z ochrony prawnej stosunku pracy na zasadach ogólnych, przewidzianych w Kodeksie pracy, jednak w pewnych aspektach ochrona ta jest słabsza niż w przypadku pozostałych umów o pracę, np. jeśli chodzi o kobiety w ciąży.

Po pierwsze, pracownicy tacy korzystają z ochrony przewidzianej w art. 41 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca nie może wypowiedzieć umowy na zastępstwo w czasie urlopu pracownika oraz w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Po drugie, pracodawca nie może wypowiedzieć umowy na zastępstwo w okresie ciąży pracownicy, a także w okresie urlopów związanych z rodzicielstwem.

Wreszcie, zgodnie z art. 39 Kodeksu pracy, pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę pracownikowi, któremu brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia mu uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku.

Szczególną ochroną objęte są kobiety w ciąży. Ochrona ta wynika z art. 177 § 3 Kodeksu pracy, w myśl którego umowa o pracę na czas określony, na czas wykonywania określonej pracy albo na okres próbny przekraczający jeden miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, ulega przedłużeniu do dnia porodu. Jednak stosowanie tej zasady wyłączone jest w stosunku do pracownic zatrudnionych na podstawie umowy o pracę na zastępstwo. Wyłączenie to przewidziane jest wprost w art. 177 § 31 Kodeksu pracy.

Owa słabsza ochrona kobiet w ciąży oraz pracowników związana jest z celem umowy o pracę na zastępstwo – przedłużenie ich do dnia porodu powodowałoby, że umowy te trwałyby dłużej niż wymagałyby tego potrzeby pracodawcy zastępstwa nieobecnego pracownika. Ponadto, sytuacje takie byłby niekorzystne dla pracodawcy z ekonomicznego punktu widzenia, gdyż jedno stanowisko objęte byłoby przez dwóch pracowników: tego, który wrócił do pracy po okresie usprawiedliwionej nieobecności oraz pracownicy w ciąży zatrudnionej na podstawie umowy na zastępstwo. Tym samym, odpadłoby założenie, któremu mają służyć umowy o pracę na zastępstwo, czyli uelastycznienie rozwiązywania problemów kadrowych pracodawców wynikających z okresowej absencji pracowników.

Pozostałe przypadki ustania umowy o pracę na zastępstwo

Umowy o pracę na zastępstwo mogą zostać rozwiązane w oparciu o ogólne zasady rozwiązywania umów o pracę przewidziane w Kodeksie pracy lub w przepisach szczególnych, np. w ustawie z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz. U. z 2018 r. poz. 1969, z późn. zm.).

Na podstawie art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, strony stosunku pracy mogą za obopólną zgodą rozwiązać umowę na zastępstwo na mocy porozumienia stron, w każdym momencie jej trwania, w zgodnie ustalonym terminie.

Pracodawca może rozwiązać umowę o pracę na zastępstwo z winy pracownika, w trybie natychmiastowym, o którym mowa w art. 52 § 1 Kodeksu pracy, w przypadkach tam wskazanych.

Z kolei, na mocy art. 53 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca ma prawo do rozwiązania
z pracownikiem stosunku pracy z przyczyn przez niego niezawinionych.

Również pracownik, w określonych okolicznościach, w myśl art. 55 Kodeksu pracy, może wypowiedzieć pracodawcy umowę o pracę.

Wreszcie, stosunek pracy oparty na umowie o pracę na zastępstwo może wygasnąć
w przypadku śmierci pracownika lub pracodawcy, zgodnie z art. 631 i art. 632 Kodeksu pracy, oraz w przypadku tymczasowego aresztowania pracownika, o którym mowa w art. 66 Kodeksu pracy.

Ponadto, z uwagi na ścisłe powiązanie prawne stosunku pracy pracownika zastępowanego i pracownika zastępującego, umowa o pracę na zastępstwo rozwiązuje się automatycznie, kiedy to stosunek pracy pracownika zastępowanego ustaje na skutek okoliczności wskazanych w art. art. 30 § 1 pkt 1 i 4, art. 52 § 1, art. 53 § 1, art. z art. 631 i art. 632 czy art. 66 Kodeksu pracy, odpada bowiem przyczyna dla której stosunek ten powstał, tj. ustał okres usprawiedliwionej nieobecności zastępowanego pracownika w pracy.