Po co plan urlopów?

Co ważne, nie każdy pracodawca zobowiązany jest do tworzenia planów urlopowych. Z obowiązku tego, zgodnie z art. 163 ust. 1¹, zwolnieni są pracodawcy, u których działające związki zawodowe wyrażą na to zgodę. Zgodnie z art. 30 ust. 6 pkt 4 ustawy z dnia 23.05.1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 854), jeżeli w sprawie ustalenia planu urlopów, organizacje związkowe albo reprezentatywne organizacje związkowe w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni od dnia przekazania im przez pracodawcę tego dokumentu, decyzje w sprawie jego ustalenia podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Natomiast w razie rozbieżności między organizacjami związkowymi, pracodawca sam podejmie decyzję dotyczącą planów urlopów.

Ponadto, obowiązku ustalania planów urlopów nie mają także pracodawcy, u których nie działają związki zawodowe – w takich wypadkach termin urlopu ustala pracodawca w porozumieniu z pracownikiem.

Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. poprzez wywieszenie w miejscu dostępnym dla pracowników lub przekazanie go do wiadomości pracowników za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo umieszczenie go w wewnętrznej sieci.

W planie urlopów nie uwzględnia się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 167² Kodeksu pracy, tj. urlopu na żądanie pracownika, przysługującego w wymiarze do 4 dni w każdym roku kalendarzowym.

Jak udzielać urlopów?

W myśl art. 163 ust. 1 Kodeksu pracy, urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Z brzmienia przepisu wynika, że ustawodawca oczekuje od pracodawców udzielania pracownikom urlopów zgodnie z ustalonym planem urlopów.

W literaturze przyjmuje się, że konstytutywny charakter planu urlopów pozwala przyjąć, iż ustalone w nim terminy wiążą strony stosunku pracy i mogą być zmienione tylko wyjątkowo, w przypadkach określonych przepisami prawa (tak A. Kosut [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 114-304(5), wyd. V, red. K. W. Baran, Warszawa 2020, art. 163). Podejście to wydaje się potwierdzać intencję ustawodawcy, który w kolejnych przepisach wskazuje okoliczności powodujące przesunięcie terminu urlopu.

Zgodnie z art. 164 § 1 Kodeksu pracy, przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Kodeks pracy nie wyjaśnia, o
jakie ważne przyczyny chodzi i nie wskazuje, w jakich sytuacjach pracownik może
złożyć wniosek o przesunięcie urlopu na inny termin. Z reguły są to przyczyny dotyczące pracownika i ściśle związane z jego sytuacją rodzinną lub osobistą, np. szczególna sytuacja uniemożliwiająca wyjazd na wypoczynek lub choroba członka rodziny.

Przesunięcie terminu urlopu pracownika może nastąpić również z inicjatywy pracodawcy, z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 ust. 2 Kodeksu pracy).

Z kolei art. 165 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek przesunięcia urlopu pracownika na termin późniejszy, jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:

1. czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
2. odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
3. powołania na ćwiczenia wojskowe lub na przeszkolenie wojskowe albo stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, na czas do 3 miesięcy,
4. urlopu macierzyńskiego.

Co więcej, w myśl art. 166 Kodeksu pracy, pracodawca jest zobligowany do udzielenia pracownikowi niewykorzystanej części urlopu w terminie późniejszym, w sytuacji gdy na skutek wystąpienia wskazanych w przepisach okoliczności usprawiedliwiających nieobecność w pracy, tj. czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby, odosobnienie w związku z chorobą zakaźną, odbywanie ćwiczeń wojskowych lub przeszkolenia wojskowego albo pełnienie terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie przez czas do 3 miesięcy, urlop macierzyński, dojdzie do przerwania urlopu wypoczynkowego.

Wreszcie art. 167 Kodeksu pracy zobowiązuje pracownika do wykorzystania w okresie wypowiedzenia umowy o pracę przysługujący urlopu wypoczynkowego, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu.

Gdy pracownik nie został ujęty w planie urlopów

Dość często zdarza się, że pracownik nie zostaje ujęty w planie urlopów, np. z powodu długotrwałej choroby. W takiej sytuacji nie może on korzystać z urlopu w dowolnym terminie. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 10.11.1998 r., sygn. akt I PKN 364/98, uznając, iż nieujęcie pracownika w planie urlopów nie stwarzało mu prawa do korzystania z urlopu w dowolnym, wybranym przez niego czasie; również w takim przypadku udzielenie urlopu należy do pracodawcy, przy uwzględnieniu kryteriów określonych w art. 163 § 1 KP, to znaczy preferencji pracownika i konieczności zapewnienia normalnego toku pracy.

Poznaj najbliższe szkolenia z prawa pracy