Plan urlopowy służy ustaleniu terminu urlopu wypoczynkowego każdego pracownika na dany rok. Termin urlopu wypoczynkowego, najczęściej podzielonego na części (pamiętajmy, że w tej sytuacji jedna część urlopu wypoczynkowego powinna obejmować 14 kolejnych dni kalendarzowych, aby pracownik mógł zregenerować siły), wskazany w planie urlopów, wymaga zgody pracodawcy. Jeśli pracodawca nie ma obowiązku ustalania planu urlopów (gdy w danym zakładzie pracy nie działa żaden związek zawodowy lub gdy organizacja związkowa wyrazi zgodę na jego nieustalanie planu urlopów), może indywidualnie z pracownikiem ustalić dogodny dla obu stron termin wypoczynku. Termin urlopu wypoczynkowego załogi ustala się tak, aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie zakładu pracy pod nieobecność poszczególnych pracowników.

Zgodnie z art. 167 Kodeksu pracy, pracodawca może odwołać pracownika wyłącznie w ściśle określonych przypadkach, tj. gdy:

• zachodzą okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia przez pracownika wypoczynku,
• obecność pracownika w zakładzie pracy jest niezbędna.

Kodeks pracy nie wskazuje, jakie sytuacje można uznać za nieprzewidziane okoliczności, które stanowiłyby podstawę do odwołania pracownika z urlopu. Przyjmuje się, że takimi okolicznościami mogą być: nagła choroba zastępowanego pracownika, nieoczekiwane otrzymanie przez pracodawcę dużego zlecenia, awaria urządzeń niezbędnych do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa, do której usunięcia niezbędny jest dany pracownik czy niezapowiedziana kontrola w zakładzie pracy. W przypadku nieuzasadnionego odwołania pracownika z urlopu, pracownik może wystąpić do pracodawcy z roszczeniem o wypłatę odszkodowania na zasadach ogólnych.

Aby odwołanie pracownika z urlopu odniosło zamierzony skutek, musi być dokonane w odpowiedni sposób. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia z dnia 8 marca 2017 r., sygn. akt II PK 26/16, uznał, że „skuteczne odwołanie pracownika z urlopu wymaga od pracodawcy złożenia jednoznacznego oświadczenia woli w sposób pozwalający pracownikowi zapoznać się z jego treścią. Wymogu tego nie spełnia wysłanie przez pracodawcę wiadomości na prywatną skrzynkę mailową pracownika, zwłaszcza gdy takiego środka komunikacji nie wykorzystywano wcześniej do komunikacji między stronami stosunku pracy”.

Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego wiąże się dla pracodawcy z określonymi konsekwencjami. W myśl art. 167 ust. 2 Kodeksu pracy, pracownik ma prawo do zwrotu kosztów poniesionych w związku z odwołaniem go z urlopu. Celem tej regulacji jest zrekomensowanie pracownikowi poniesionych strat finansowych związanych z organizacją urlopu. Co ważne, koszty te muszą być bezpośrednio związane z odwołaniem z urlopu (roszczenie pracownika nie obejmuje kosztów pośrednich, np. zakupu sprzętu sportowego czy fakultatywnej wycieczki). Zwrotowi podlegają np.:

• opłata lub zaliczka za wykupione wczasy w hotelu, ośrodku wypoczynkowym,
• koszty dojazdu do miejsca wypoczynku lub podróży powrotnej, czyli bilety kolejowe, lotnicze.

Pracownik pownien zatem szczegółowo wskazać, jakie bezpośrednie koszty poniósł i określić ich łączną wysokość. Jeśli jest to możliwe, powinien też przedstawić pracodawcy stosowne rachunki.