Kwestia dopuszczalności podawania w umowie imienia i nazwiska nie jest domeną prawa pracy
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, mając na uwadze treść art. 29 ust. 1 i art. 29 ust. 11 Kodeksu pracy, które określają niezbędne elementy umowy o pracę, stwierdziło, że imię i nazwisko osoby zastępowanej z pewnością nie jest daną niezbędną dla ważności zawartej umowy o pracę. Uznało dalej, że kwestia dopuszczalności podawania w takiej umowie imienia i nazwiska wykracza poza prawo pracy, bowiem imię i nazwisko zastępowanego pracownika to dana osobowa, a więc wpisanie go do umowy o pracę musi być poprzedzone analizą przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.
Taki pogląd MRPiPS zaprezentowało w stanowisku z dnia 13 marca 2020 r. w sprawie podawania nazwiska pracownika zastępowanego w umowie na zastępstwo: „(…) zgodnie z art. 29 § 1 k.p. w treści umowy o pracę (w tym także umowy na zastępstwo) powinno znaleźć się określenie: stron umowy, rodzaju umowy, data jej zawarcia oraz warunków pracy i płacy, a w szczególności – rodzaju pracy, miejsca jej wykonywania, wynagrodzenia za pracę odpowiadającego rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiaru czasu pracy, terminu rozpoczęcia pracy.
Na podstawie przytoczonych przepisów Kodeksu pracy można jedynie stwierdzić, że wskazanie imienia i nazwiska zastępowanego pracownika nie stanowi elementu niezbędnego dla ważności umowy o pracę zawieranej w celu zastępstwa tego pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Natomiast kwestię prawnej dopuszczalności zamieszczania w treści takiej umowy ww. danych osobowych zastępowanego pracownika należy rozpatrywać na gruncie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych osób fizycznych, tj. powołanego wyżej rozporządzenia RODO.
Umieszczenie danych nieobecnego pracownika w umowie na zastępstwo jako naruszenie zasady minimalizmu
W tym miejscu należy nadmienić, że na gruncie przepisów nieobowiązującej już ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (którego następcą prawnym jest obecnie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) prezentował stanowisko, zgodnie z którym „zawarcie w treści umowy na zastępstwo personaliów zastępowanego pracownika nie godzi w przepisy ustawy. Takie postępowanie pracodawcy jest dopuszczalne, zważywszy na pozostawioną mu przez ustawodawcę możliwość swobodnego kształtowania umowy o pracę (poza niezbędnymi elementami wskazanymi w art. 29 k.p.). Jednak, w sytuacji gdy pracodawca podaje dane osobowe osoby zastępowanej, powinien wskazać konieczność/niezbędność takiego działania”.
Z kolei obecne PUODO prezentuje pogląd dość rygorystyczny w tym zakresie, oceniając umieszczenie imienia i nazwiska nieobecnego pracownika w umowie na zastępstwo jako naruszenie zasady minimalizmu. Według UODO, skoro nazwisko osoby zastępowanej nie jest wymienione w art. 29 par. 11 k.p., który reguluje dodatkową treść umów na zastępstwo, to – biorąc pod uwagę zasadę minimalizacji wynikającą z art. 5 RODO – nie ma podstaw prawnych, aby to nazwisko wpisywać do umowy. Ponadto, przetwarzanie danych osobowych musi być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do celów tego przetwarzania.
Taką konkluzję UODO przedstawił w wyjaśnieniach z dnia 10 września 2020 r. w sprawie podawania nazwiska pracownika zastępowanego w umowie na zastępstwo: „(…) zgodnie z art. 6 ust. 1 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, jeżeli osoba, której dane dotyczą, wyraziła na to zgodę lub gdy ich przetwarzanie jest niezbędne do: wykonania umowy, której stroną jest ta osoba, wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej, wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi, celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią. Wskazać należy, że art. 29 § 11 Kodeksu pracy nie wymienia imienia i nazwiska pracownika zastępowanego jako elementu niezbędnego dla ważności umowy, jego podanie nie będzie więc wynikało ani z obowiązku prawnego, ani z innych przesłanek wskazanych w ww. art. 6 ust. 1 RODO. Każde przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z zasadami określonymi w art. 5 ust. 1 RODO, w szczególności z zasadą minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c rozporządzenia 2016/679), w związku z czym podawanie imienia i nazwiska osoby zastępowanej nie znajduje uzasadnienia z punktu widzenia ochrony danych osobowych”.
Kwestię umieszczenia imienia i nazwiska nieobecnego pracownika w umowie o pracę na zastępstwo badał również TSUE w sprawie sprawa C-98/09 Francesci Sorge przeciwko Poste Italiane SpA. W wyroku z 24 czerwca 2010 r. Trybunał przyznał, że umowa na zastępstwo może ograniczać się jedynie do przyczyny zawarcia umowy i nie musi zawierać nazwiska zastępowanego.
Jak wygląda praktyka?
W praktyce znakomita część pracodawców umieszcza imię i nazwisko nieobecnego pracownika w umowie o pracę na zastępstwo, uzasadniając to, po pierwsze – koniecznością wskazania pracownikowi zastępującemu terminu zakończenia zastępstwa, czyli terminu rozwiązania jego stosunku pracy, po drugie – koniecznością precyzyjnego wskazania osoby nieobecnej, w przypadku gdy zawieranych jest kilka umów o pracę na zastępstwo w ramach jednej komórki organizacyjnej czy jednego stanowiska pracy. Argumentacja ta nie jest przekonująca, choćby dlatego, że to na komórce zajmującej się sprawami osobowymi pracowników spoczywa obowiązek monitorowania terminów powrotu nieobecnych pracowników do pracy i rozwiązania umów o pracę na zastępstwo i podejmowania w związku z tym odpowiednich kroków, np. skierowania nieobecnego pracownika na kontrolne badania lekarskie, wystawienia świadectwa pracy zastępującemu pracownikowi czy informacji o okresie przechowywania jego akt osobowych..
