System ma na celu ujednolicenie i usprawnienie procesu wystawiania faktur elektronicznych.
Etapy wprowadzenia obowiązku korzystania z KSeF
Ministerstwo Finansów potwierdziło, że obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF będzie wprowadzany w dwóch głównych etapach z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych przedsiębiorców:
- Od 1 lutego 2026 r. obowiązek obejmie duże firmy, których wartość sprzedaży za 2024 rok przekroczy 200 mln zł (wraz z podatkiem).
- Od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy, z wyjątkiem najmniejszych podmiotów „wykluczonych cyfrowo”, czyli tych, których faktury dotyczą niewielkich kwot (do 450 zł za pojedynczą fakturę i do 10 tys. zł miesięcznej sprzedaży). Dla nich obowiązek zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2027 r.
- Faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych nie będą obligatoryjne w KSeF, choć możliwość ich wystawienia w systemie pojawi się od 1 kwietnia 2026 r.
Ułatwienia i wsparcie dla przedsiębiorców
Ministerstwo zadbało, aby proces wdrożenia KSeF przebiegał jak najłatwiej dla podatników: Co to oznacza? Otóż faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane również do końca 2026 roku. Do końca 2026 roku nie będą nakładane kary za błędy w fakturowaniu przez KSeF. Nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF przy płatnościach za e-faktury, także w mechanizmie podzielonej płatności (MPP). Przed wprowadzeniem obowiązku administracja skarbowa skoncentruje się na edukacji i pomocy dla przedsiębiorców.
Kluczowe terminy wdrożenia
Ministerstwo Finansów przekazało szczegółową „mapę drogową” wdrażania systemu:
- Czerwiec 2025: publikacja struktury logicznej faktury (FA(3)) oraz dokumentacji API KSeF 2.0.
- Lipiec 2025: zakończenie procesu legislacyjnego.
- Wrzesień 2025: otwarte testy API KSeF 2.0.
- Listopad 2025: udostępnienie certyfikatów dla wystawców oraz testowej wersji aplikacji KSeF 2.0.
- Luty 2026: obowiązkowe korzystanie z KSeF przez duże przedsiębiorstwa.
- Kwiecień 2026: obowiązek rozszerzony na pozostałych podatników.
Nowa wersja systemu KSeF 2.0 i certyfikaty bezpieczeństwa
W czerwcu 2025 roku zostanie udostępniona dokumentacja techniczna umożliwiająca integrację KSeF z systemami firm. Szczególnie istotna będzie rola integratorów oprogramowania fakturowego. Od listopada 2025 r. dostępna będzie testowa aplikacja dla przedsiębiorców.
Od 1 listopada 2025 r. możliwe będzie uzyskanie certyfikatów wystawcy faktury, które pozwolą na uwierzytelnianie i zapewnią możliwość wystawiania e-faktur nawet w trybie offline („offline24”), co zabezpieczy ciągłość wystawiania dokumentów.
Tryb „offline24” – elastyczność dla przedsiębiorców
Tryb „offline24” umożliwi wystawianie faktur w sytuacjach problemów technicznych, np. związanych z jakością łącza internetowego. Rozwiązanie to ułatwi również fakturowanie na rzecz podmiotów zagranicznych lub takich, które nie posiadają numeru NIP.
Ważnym elementem jest ujednolicenie daty wystawienia faktury – będzie ona zawsze zgodna z datą podaną przez wystawcę, niezależnie od trybu pracy systemu.
Aplikacja mobilna KSeF
Ministerstwo Finansów przygotowało bezpłatną aplikację mobilną KSeF, dostępną obecnie w sklepach Google Play i App Store, która zostanie zaktualizowana do wersji 2.0. Po uwierzytelnieniu Profilu Zaufanego użytkownicy będą mogli wystawiać, przeglądać i udostępniać faktury, zarządzać profilami sprzedawcy oraz tworzyć listy nabywców i rachunków bankowych, co usprawni proces fakturowania.
Faktury masowe i załączniki
Projekt przewiduje także możliwość wystawiania faktur dla konsumentów – będzie to rozwiązanie dobrowolne, ale ułatwiające masowe fakturowanie. Ponadto możliwe będzie dodawanie załączników do e-faktur, zgodnych ze strukturą logiczną FA(3), co odpowiada na potrzeby przedsiębiorców dotyczące szczegółowego opisu danych sprzedaży.
Korzyści z KSeF
Wprowadzenie KSeF przyniesie wiele korzyści, takich jak:
- Skrócenie czasu zwrotu VAT z 60 do 40 dni.
- Eliminacja konieczności samodzielnego archiwizowania faktur.
- Zmniejszenie ryzyka błędów przy wystawianiu faktur.
- Możliwość automatycznej wymiany i importowania danych fakturowych.
- Ujednolicenie formatu faktury.
- Brak obowiązku dostarczania faktur w trakcie kontroli.
- Uszczelnienie systemu podatkowego dzięki domniemaniu autentyczności faktur.
- Gwarancja bezpieczeństwa i nienaruszalności danych.
- Zwiększenie transparentności obrotu gospodarczego.
Więcej artykułów z zakresu podatków przeczytasz w Monitor CDK. Pobierz TUTAJ
