Kto i kiedy musi zacząć korzystać z KSeF?
Nowy obowiązek zostanie wprowadzony w trzech etapach:
- 1 lutego 2026 r. – obowiązek wystawiania e-faktur obejmie dużych podatników, których wartość sprzedaży za rok 2024 przekroczyła 200 mln zł wraz z podatkiem VAT.
Jak podkreśla Marcin Otręba, najwięksi podatnicy są objęci obowiązkiem jako pierwsi, co jest logiczne – dysponują oni zwykle większymi zasobami IT i bardziej rozbudowaną księgowością. Jednak warto już teraz (w 2025 roku) zweryfikować wartość sprzedaży z 2024 roku, by określić, czy firma podlega temu obowiązkowi od lutego 2026.
- 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek zostanie rozszerzony na pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podmiotów, określanych jako „wykluczeni cyfrowo”.
- Ten termin obejmie większość przedsiębiorców – mówi Marcin Otręba. – Warto, aby firmy zaczęły wdrażać narzędzia KSeF już w 2025 roku, by uniknąć problemów organizacyjnych i błędów na początku obowiązkowego stosowania systemu.
- 1 stycznia 2027 r. – najmniejsi podatnicy, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł za pojedynczą fakturę oraz łączną wartość sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie), będą musieli dołączyć do systemu KSeF.
- Według mojej oceny wyłączenie mikroprzedsiębiorców do końca 2026 roku to słuszne działanie które proponuje MF – mówi Marcin Otręba. – Daje czas na edukację, która jest niezbędna przy tak złożonych procesach, uproszczenie procedur oraz ewentualne wdrożenie darmowych narzędzi przez MF. Należy jednak pamiętać, że przekroczenie limitów transakcyjnych może oznaczać wcześniejsze objęcie obowiązkiem.
Wyłączenia i przesunięcia terminów
Ważną zmianą jest fakt, że faktury VAT RR, które dokumentują nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych, nie będą podlegały obowiązkowi wystawiania w KSeF. Możliwość wystawiania tych dokumentów w systemie pojawi się dopiero od 1 kwietnia 2026 r., a nie – jak wcześniej planowano – od 1 lutego 2026 r.
Jak podkreśla Marcin Otręba, przesunięcie obowiązku dla faktur VAT RR (rolnictwo ryczałtowe) do 1 kwietnia 2026 r. to dobra decyzja – sektor rolny jest mniej zinformatyzowany, a faktury RR mają specyficzny charakter. Warto jednak, by nabywcy produktów rolnych już teraz dostosowywali swoje systemy, by zdążyć z wdrożeniem do tego terminu.
Udogodnienia dla przedsiębiorców do końca 2026 roku
Ministerstwo Finansów przewidziało szereg ułatwień mających na celu płynne przejście do nowego systemu:
- Możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących
Komentarz eksperta:
Pozostawienie tej opcji przez cały 2026 rok to ważne udogodnienie, zwłaszcza dla branż detalicznych i gastronomicznych, które intensywnie korzystają z kas fiskalnych.
- Brak kar za błędy w 2026 roku
Komentarz eksperta:
Okres „miękkiego" wdrożenia, bez sankcji, pozwoli na bezpieczne testowanie systemów i dostosowanie procedur. Przedsiębiorcy powinni wykorzystać ten czas na szkolenie personelu oraz na konsultacje z księgowymi i doradcami podatkowymi.
- Brak obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach
Komentarz eksperta:
To zdecydowanie upraszcza wdrożenie systemu i ogranicza ryzyko błędów płatniczych, zwłaszcza przy MPP (mechanizm podzielonej płatności). Warto jednak przygotować się na to, że docelowo taki obowiązek może się pojawić, więc systemy księgowe powinny mieć opcję rejestrowania numerów KSeF.
Lista kontrolna wdrożenia KSeF
Wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur w systemie KSeF to istotna zmiana w polskim systemie podatkowym, zbliżająca go do modelu „fakturowania ustrukturyzowanego" znanego m.in. z Włoch – komentuje nasz ekspert Marcin Otręba, doradca podatkowy PCDK Tax. – Etapowe podejście jest rozsądne i pozwala na dostosowanie się do wymogów – zarówno technicznych, jak i organizacyjnych – przez różne grupy podatników. Z perspektywy doradcy oraz przedsiębiorcy, warto podkreślić, że wcześniejsze przygotowanie i testowanie systemów księgowych oraz procesów obiegu dokumentów będzie kluczowe, zwłaszcza dla dużych i średnich firm, którzy mają nieszablonowe rozwiązania w swoich firmach. Przygotować się można, korzystając z opracowanej przez nasz zespół listy kontrolnej.
I. Wstępna analiza i kwalifikacja do obowiązku
- Sprawdź wartość sprzedaży brutto za rok 2024 – czy przekroczyła 200 mln zł?
- Ustal termin objęcia obowiązkiem KSeF:
1 lutego 2026 r. (duzi podatnicy)
1 kwietnia 2026 r. (pozostali)
1 stycznia 2027 r. (najmniejsi)
- Oceń, czy firma kwalifikuje się jako „cyfrowo wykluczona" (np. brak dostępu do internetu, niskie kompetencje cyfrowe).
- Sprawdź, czy wystawiasz faktury VAT RR – obowiązek dopiero od 1 kwietnia 2026 r.
II. Przygotowanie techniczne i systemowe
- Sprawdź, czy Twój program księgowy obsługuje KSeF (format FA_VAT, integracja z API KSeF).
- Wybierz i przetestuj system ERP/FK zgodny z KSeF.
- Wygeneruj i przetestuj token autoryzacyjny (API KSeF) z Ministerstwa Finansów.
- Przetestuj generowanie i odbieranie e-faktur w środowisku testowym KSeF.
- Zabezpiecz dane – wdrożenie procedur backupu i archiwizacji e-faktur.
- Zweryfikuj, czy masz podpis kwalifikowany/profil zaufany lub dostęp do e-Urzędu Skarbowego (potrzebny do autoryzacji).
III. Organizacja i procedury
- Zidentyfikuj procesy wystawiania i odbierania faktur – mapowanie obecnych procedur.
- Zaktualizuj procedury księgowe i wewnętrzne regulaminy pod kątem KSeF.
- Określ, kto w firmie będzie odpowiedzialny za:
- Wystawianie e-faktur
- Monitorowanie statusów w KSeF
- Archiwizację i weryfikację poprawności danych
- Ustal nowy sposób obiegu dokumentów (np. brak papierowych faktur, pełna digitalizacja).
- Dostosuj zasady kontroli wewnętrznej – kto zatwierdza, kto podpisuje faktury?
IV. Szkolenia i komunikacja
- Przeszkol księgowość, dział sprzedaży i dział zakupów z zasad działania KSeF.
- Poinformuj kontrahentów o zmianie formatu faktur (np. przez e-mail lub załącznik w fakturze).
- Przejdź z wyprzedzeniem na dobrowolne KSeF (najlepiej 2–3 miesiące przed obowiązkiem).
V. Płatności i rozliczenia
- Zdecyduj, czy chcesz podawać numer KSeF w płatnościach (nieobowiązkowe w 2026 r., ale możliwe w przyszłości).
- Dostosuj format komunikacji w płatnościach MPP (split payment), jeśli to stosujesz.
- Ustal procedury weryfikacji, czy faktura została prawidłowo dostarczona do KSeF.
VI. Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami
- Zadbaj o zgodność przetwarzania danych osobowych z RODO (faktury zawierają dane osobowe).
- Zapewnij zgodność z wymogami archiwizacji faktur w formacie ustrukturyzowanym.
- Monitoruj zmiany legislacyjne – mogą pojawić się dodatkowe obowiązki techniczne.
Podsumowując, należy stwierdzić, że każda firma powinna zidentyfikować termin, od którego będzie podlegała obowiązkowi e-fakturowania. Jak podkreśla Marcin Otręba, inteligentni zarządzający już teraz rozpoczynają przygotowania technologiczne i organizacyjne – nawet jeśli obowiązek pojawi się za ponad rok. Warto wdrożyć e-fakturowanie fakultatywnie w 2025 roku, by przetestować procesy i zapobiec późniejszym problemom. Przydatnym wsparciem we wdrażaniu systemów, analizie procesów biznesowych oraz zapewnieniu zgodności z nowymi przepisami jest doradztwo podatkowe i księgowe.
Więcej artykułów z zakresu podatków przeczytasz w Monitor CDK. Pobierz TUTAJ
