Kto może działać w imieniu pracodawcy w sprawach prawa pracy? Zasady upoważniania i wymogi formalne

Podmioty upoważnione do wykonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy

Kodeks pracy wprost wskazuje w art. 3(1) ust. 1 i 2, że za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba. Zasada ta dotyczy również pracodawców będących osobami fizycznymi, jeżeli nie dokonują czynności z zakresu prawa pracy osobiście.

W zależności od formy prawnej lub organizacyjnej pracodawcy, inny będzie krąg osób lub podmiotów, które mogą na mocy upoważnienie wykonywać w imieniu pracodawcy czynności w sprawach z zakresu prawa pracy. I tak, w przypadku osób prawnych, np. spółek kapitałowych (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna) dokonywanie czynności z zakresu prawa pracy należy do organów lub osób zarządzających – najczęściej do zarządu. Natomiast w przypadku spółek osobowych (spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa oraz spółka komandytowo-akcyjna), czynności te będą wykonywać wspólnicy.

Zgodnie z Kodeksem pracy, czynności z zakresu prawa pracy w imieniu pracodawcy może również wykonywać inna upoważniona osoba, wyznaczona przez organ lub osobę zarządzającą lub osobę fizyczną. Taką osobą jest z reguły pracownik tego podmiotu.

Możliwe jest również wyznaczenie więcej niż jednej osoby do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy, przy określeniu ich łącznej bądź samodzielnej kompetencji do działania.

Trzecią kategorią osób umocowanych do reprezentacji pracodawcy jest prokurent, Umocowania prokurenta do dokonywania czynność z zakresu prawa pracy w imieniu pracodawcy wynika z przepisów prawnych.

Podstawa prawna i zakres upoważnienia

Upoważnienie podmiotów do dokonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy w imieniu pracodawcy znajduje swoje źródło w szczególności w:

• przepisach dotyczących funkcjonowania danej jednostki organizacyjnej, tj. ustawach, statutach, regulaminach),
• czynnościach prawnych,
• pełnomocnictwach,
• zarządzeniach administracyjnych,
• wewnętrznych aktach prawnych,
• orzeczeniach organów ochrony prawnej.

Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego wyrażonym w postanowieniu
z dnia 17 czerwca 2021 r., sygn. akt II PSK 52/21, wyznaczenie osoby dokonującej czynności w sprawach z zakresu prawa pracy ma charakter generalny – inaczej więc niż indywidualne pełnomocnictwo do działania w imieniu mocodawcy, które upoważnia wyznaczoną osobę do podejmowania określonych czynności prawnych.

Zakres upoważnienie, bez względu, czy jest ono zawarte w formalnym akcie organizacyjnym czy w pełnomocnictwie, może obejmować wszystkie czynności z zakresu prawa pracy lub tylko czynności określonego rodzaju (pełnomocnictwo szczególne), np. wydawania świadectw pracy.

Forma pełnomocnictwa

Do udzielania pełnomocnictwa w sprawach z zakresu prawa pracy stosuje się, zgodnie z art. 300 Kodeksu pracy, przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące czynności prawnych.

Zgodnie z Kodeksem cywilnym, udzielenie pełnomocnictwa następuje w drodze jednostronnej czynności prawnej dokonanej przez mocodawcę.

Forma tej jednostronnej czynności, jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 11 kwietnia 2017 r., sygn. akt II PK 45/16, uzależniona jest od wewnętrznej regulacji w danej jednostce organizacyjnej. Co do zasady, czynność ta przyjmuje najczęściej formę oświadczenia.

Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 16 kwietnia 2019 r., sygn. akt I PK 118/18, stwierdził, że oświadczenie to powinno być złożone w sposób wyraźny i jeżeli wyznaczenie nie obejmuje wszystkich czynności zarówno w sprawach indywidualnych, jak i zbiorowych, musi określać zakres upoważnienia lub zakres czynności zastrzeżonych wyłącznie do zarządzającego. To oświadczenie woli może nastąpić w każdy sposób dostatecznie ujawniający taką wolę reprezentowanego pracodawcy, w szczególności nie jest uzależnione od udzielenia takiej osobie pisemnego pełnomocnictwa.

Co więcej, osoba umocowywana do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy również powinna złożyć oświadczenie woli – przynajmniej w sposób dorozumiany – że wyraża zgodę na działanie w imieniu pracodawcy w zakresie wskazanym w pełnomocnictwie.

Nowość w księgarni PCDK:  Formy wsparcia dla pracodawców i przedsiębiorców w ustawie o rynku pracy i służbach zatrudnienia Zapraszamy do zamawiania!

Poznaj najbliższe szkolenia z kadr i płac