Sposób prowadzenia akt osobowych pracowników uregulowany został w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369). Pomimo dość precyzyjnego i szczegółowego określenia przez ustawodawcę zasad prowadzenia akt osobowych, nadal w praktyce wielu zakładów pracy zdarza się, że akta osobowa prowadzone są w sposób niewłaściwy.

Niżej opisano błędy pracodawców w tym zakresie

Gromadzenie w jednej teczce dokumentacji wszystkich pracowników

Zgodnie z § 2 rozporządzenia, pracodawca zobowiązany jest prowadzić oddzielnie akta osobowe dla każdego pracownika. Oznacza to, że każdy pracownik powinien posiadać osobną, indywidualną teczkę z dokumentami związanymi z jego stosunkiem pracy. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której pracodawca gromadziłby dokumenty wszystkich lub kilku pracowników w jednej, zbiorowej teczce, nawet jeśli byłby one uporządkowane merytorycznie. Pamiętać bowiem należy, że dokumenty gromadzone przez pracodawców od kandydatów do pracy, a potem od pracowników, zawierają dane osobowe, niekiedy dane osobowe wrażliwe, które podlegają całkowitej ochronie, w szczególności przed udostępnieniem ich osobom nieupoważnionym. Prowadzenie zbiorowych akt osobowych z całą pewnością nie zapewnia takiej ochrony, zwłaszcza że każdy pracownik ma prawo do wglądu w swoją dokumentację pracowniczą, i naraża pracodawcę na odpowiedzialność z tytułu naruszenia zasad ochrony danych osobowych.

Gromadzenie w aktach osobowych oryginalnych dokumentów dostarczonych przez pracowników

W aktach osobowych pracowników mogą znajdować się wyłącznie kopie dokumentów lub ich odpisy. Wynika to wprost z § 5 ww. rozporządzenia. Dotyczy to zwłaszcza dokumentów dostarczanych przez pracownika na etapie przyjęcia do pracy, np. świadectw pracy, zaświadczeń, i tych, które pracownik przedstawia pracodawcy w trakcie trwania stosunku pracy, np. dyplom ukończenia studiów wyższych. Pracodawca może zażądać jedynie wglądu w oryginał dokumentu i na tej podstawie poświadczyć posiadaną kopię za zgodność z oryginałem. Praktyka pokazuje, że dość często w aktach osobowych pracodawcy gromadzą oryginalne dokumenty pracowników, w szczególności w części A, gdzie znajdują się dokumenty związane z przyjęciem do pracy. Ten sposób działania pracodawców z całą pewnością stanowi dla nich ułatwienie, ale jest niezgodny z rozporządzeniem. Pracownicy z kolei nie wiedzą, że pracodawca może zachować kopię lub odpis przedstawianego przez nich dokumentu, zaś jego oryginał zobowiązany jest im zwrócić. W takim przypadku, pracownik może zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o wydanie oryginału dokumentu. Natomiast w sytuacji, gdy pracownik doznał szkody z tytułu nie wydania mu przez pracodawcę oryginału dokumentu, może wystąpić przeciwko pracodawcy z powództwem cywilnym o odszkodowanie. Powyższe zasady nie dotyczą dokumentów, które pracodawca sporządza sam, np. oświadczenia, umowy o pracę - ich oryginały mogą być gromadzone w aktach osobowych; wyjątek stanowi tutaj świadectwo pracy: pracodawca zatrzymuje kopię świadectwa pracy, zaś oryginał wydaje pracownikowi.

Brak zachowania podziału na części i brak zachowania chronologii dokumentów

Rozporządzenie jasno wskazuje, że akta osobowe składają się z czterech części i w każdej z nich powinny być gromadzone szczegółowo wyliczone dokumenty. I tak, w części A należy przechowywać dokumenty związane z przyjęciem kandydata do pracy, np. kwestionarusz osobowy, kopie świadectw pracy; część B zawiera dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia pracownika, np. umowa o pracę, oświadczenie pracownika, że zapoznał się z regulaminem pracy, potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia, dokumenty związane z przyznaniem nagród; w części C należy gromadzić dokumenty dotyczące zakończenia stosunku pracy, np. kopię świadectwa pracy, informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej; części D dedykowana jest dokumentacji dotyczącej ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej. Dość często pracodawcy prowadzą akta osobowe bez podziału na poszczególne części, umieszczając wszystkie dokumenty pracownika razem, dodatkowo nie zachowując chronologii dokumentów. Taki brak porządku i staranności w prowadzeniu akt osobowych może spowodować trudności z ustaleniem określonych uprawnień pracownika, co w konsekwencji może narazić pracodawcę na odpowiedzialność.

Przechowywanie dokumentów dotyczących wymierzenia kary porządkowej ponad wymagany okres czasu

W myśl ww. rozporządzenia dokumentacja związana z wymierzaniem pracownikowi kary porządkowej przechowywana jest w części D jego akt osobowych. Zgodnie z art. 113 Kodeksu pracy, po upływie roku nienagannej pracy nałożoną karę porządkową uważa się za niebyłą, a zawiadomienie o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pracownika. Pracodawca może również usunąć karę z akt osobowych pracownika przed upływem roku - może tego dokonać z własnej inicjatywy lub na wniosek pracownika. Usunięcie dokumentu z akt osobowych powinno mieć chcarakter trwały - najlepiej więc zniszczyć dokument. Często zdarza się, że pracodawcy po upływie roku nie pamiętają o wymierzonej karze porządkowej, a zatem również o obowiązku usunięcia z akt osobowych wszelkich dokumentów związnych z nałożeniem kary. Niekiedy swoją bierność usprawiedliwiają koniecznością ponownego ponumerowania znajdujących w tej części akt osobowych dokumentów, zgromadzonych po nałożeniu danej kary porządkowej, twierdząc, że wiąże się to z dużym nakładem pracy. Do momentu, kiedy dokumenty związane z nałożeniem kary porządkowej znajdowały się w części B akt osobowych, rzeczywiście usunięcie ich mogło wiązać się z pewnym nakładem pracy. Jednak w chwili, gdy ustawodawca wyodrębnił na tego typu dokumenty część D akt osobowych, brak realizacji tego obowiązku przez pracodawców stanowi ich niestaranność i zaniedbanie.

Gromadzenie w aktach osobowych niepotrzebnej dokumentacji

Rozporządzenie w sprawie dokumetacji pracowniczej w sposób bardzo szczegółowy określa kategorie i rodzaje dokumentów, które mogą być gromadzone w poszczególnych częściach akt osobowych. Oznacza to, że dokumenty, które nie mieszczą się w którejś ze wskazanych kategorii, np. dokumenty BHP, lub takie, które nie są związane ze stosunkiem pracy, powinny znaleźć się poza aktami osobowymi, np. w osobnym zbiorze. Praktyka pokazuje jednak, że pracodawcy gromadzą w aktach osobowych najczęściej dokumenty, na podstawie których przyznają pracownikom określone uprawnienia, np. odpis aktu małżeństwa, odpis aktu zgonu, lub takie, których pozyskiwanie jest niedopuszczalne, np. kserokopia dowodu osobistego. Takie “zaśmiecanie” akt osobowych zaciera ich porządek i chronologię, a to może doprowadzić do trudności ze znaleziem właściwych dokumentów, np. niezbędnych do ustalenia określonych uprawnień pracowniczych.