Zgodnie z art. 171 ust. 1 Kodeksu pracy, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu wypoczynkowego w całości lub w części z powodu:

• rozwiązania stosunku pracy,
• wygaśnięcia stosunku pracy.

Na obowiązek wypłaty ekwiwalentu nie wpływa:

• rodzaj umowy o pracę (np. na okres próbny, czas nieokreślony, czas określony),
• tryb rozwiązania umowy (np. wskutek wypowiedzenia złożonego przez pracownika, za porozumieniem stron czy zwolnienia dyscyplinarnego),
• powód wygaśnięcia umowy (np. śmierć pracownika).

Co ważne, pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą. W tym celu pracodawca przed zawarciem kolejnej umowy o pracę ma obowiązek zawrzeć z pracownikiem porozumienie w sprawie urlopu.

Składniki uwzględnianie przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop

Sposób obliczania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. Nr 2 poz. 14, z późn. zm.).

W myśl przepisów rozporządzenia, podstawą do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego jest wynagrodzenie pracownika oraz inne świadczenia ze stosunku pracy, tj.:

• wynagrodzenie za pracę;
• wynagrodzenie oraz dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych;
• dodatek za pracę w porze nocnej;
• inne dodatki związane z pracą;
• premie zadaniowe oraz premie regulaminowe o charakterze roszczeniowym.

Do obliczenia wysokości ekwiwalentu nie uwzględnia się natomiast:

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie;
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas nie zawinionego przez pracownika przestoju;
• gratyfikacji (nagród) jubileuszowych;
• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy;
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego;
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną;
• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę;
• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej;
• odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych;
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Sposób uwzględniania wysokości stałych i zmiennych składników wynagrodzenia

Stałe składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu, tj. w miesiącu zakończenia umowy o pracę. Z kolei zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy jego ustalaniu w średniej wysokości z tego okresu. Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Natomiast składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się w średniej wysokości z tego dłuższego okresu. Tutaj także wynagrodzenie faktycznie wypłacone pracownikowi w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało, jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu. Następnie otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Współczynnik ekwiwalentowy

W oparciu o współczynnik ekwiwalentowy ustala się wysokość ekwiwalentu za 1 dzień urlopu wypoczynkowego. Jest on określany odrębnie w każdym roku kalendarzowym i ustala się go odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.

W 2024 r. współczynnik ekwiwalentowy wynosi 20,92 dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy.

Ustalanie wysokości ekwiwalentu za urlop

Wysokość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy należy obliczać w następujący sposób:

• ustalenie ekwiwalentu za 1 dzień urlopu, tj. dzieli się sumę miesięcznych składników wynagrodzenia pracownika przez współczynnik ekwiwalentowy;
• ustalenie kwoty ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu, tj. dzieli się ekwiwalent za 1 dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika;
• ustalenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, tj.: mnoży się ekwiwalent za 1 godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Termin wypłaty ekwiwalentu

Pracodawca wypłaca ekwiwalent urlopowy w dniu ustania stosunku pracy. Roszczenie o wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przysługuje pracownikowi przez okres trzech lat od ustania stosunku pracy.

Więcej artykułów z kadr/płac przeczytasz w Monitor CDK. Pobierz TUTAJ

Poznaj najbliższe szkolenia z kadr i płac