Katarzyna Kołbuś: Chciałabym dziś skupić się tu na jednym z zakresów ustawy o sygnalistach (a jest ich naprawdę dużo), mianowicie zgłoszeniach wewnętrznych. Czego mogą dotyczyć i w jaki sposób funkcjonują?

Barbara Pawełko-Czajka: Zgłoszenie wewnętrzne polega na poinformowaniu podmiotu prawnego, którego sygnalista jest pracownikiem lub pozostaje z nim w innych relacjach o charakterze zarobkowym, o naruszeniu prawa. Pod pojęciem naruszenia prawa rozumieć należy działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące naprawdę wielu zakresów, między innymi: korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostek samorządu terytorialnego oraz jednostek przedstawicielskich Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa, oraz opodatkowania osób prawnych czy konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela.

KK: Bardzo szeroki zakres...

BPC: To prawda. Dlatego ta ustawa jest tak bardzo doniosła dla porządku prawnego. Kontynuując wątek zgłoszeń, warto tu zaznaczyć, że osoba, która posiada informacje o naruszeniu może dokonać zgłoszenia wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego. W przypadku zgłoszenia wewnętrznego jest ono skierowane do podmiotu prawnego, z którym sygnalista jest związany zawodowo. Zgłoszenie zewnętrze trafia do organu publicznego lub do Rzecznika Praw Obywatelskich. Ujawnienie publiczne polega na przekazaniu informacji do wiadomości publicznej, z pominięciem innych kanałów zgłoszeń.

W przypadku zgłoszenia wewnętrznego, podmiot prawny ma obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni, chyba że zgłaszający nie podał adresu kontaktowego. Dodatkowo, ustawa chroni sygnalistów także w sytuacji, gdy zgłoszenie dotyczy informacji uzyskanych przed nawiązaniem lub po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego.

KK: Kto po wejściu w życie ustawy będzie miał obowiązek ochrony sygnalistów?

BPC: Będzie on dotyczył podmiotów prawnych, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Takie podmioty będą musiały ustalać wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zwaną dalej „procedurą zgłoszeń wewnętrznych”. Warto tu zaznaczyć, że do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli podmiot nie zatrudnia do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia. 

KK: Zatem clou będzie ustalenie wewnętrznej procedury zgłoszeń wewnętrznych. W jakiej formie tak takie zgłoszenia będzie można przyjmować?

BPC: Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych obejmą co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie. Zgłoszenie ustne będą mogły być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344).

KK: Wiele już wiemy, ale pozostają kwestie „techniczne” dotyczące stworzenia kanału przyjmowania zgłoszeń. Co trzeba wziąć pod uwagę w tym kontekście?

 BPC: Podmiot prawny będzie zobowiązany do opracowania i wdrożenia formalnej procedury zgłoszeń wewnętrznych, która określi zasady przyjmowania, rozpatrywania i przechowywania zgłoszeń. Ponadto będzie miał za zadanie zapewnić co najmniej jeden niezależny i bezpieczny kanał do przyjmowania zgłoszeń. Kanały te mogą obejmować np.: skrzynkę pocztową (fizyczną lub elektroniczną), specjalny numer telefonu, dedykowaną platformę internetową czy bezpośrednie spotkania z osobą odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń. Procedura musi gwarantować poufność tożsamości osoby zgłaszającej, która od momentu zgłoszenia naruszenia nie może być narażona na jakiekolwiek działania odwetowe, takie jak np. zwolnienie, degradacja czy inne formy dyskryminacji.

Podmiot prawny będzie zobowiązany także do prowadzenia rejestru zgłoszeń, który umożliwi śledzenie i analizowanie zgłoszonych spraw oraz podejmowanie odpowiednich działań naprawczych. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych będzie zawierać takie informacje jak: numer zgłoszenia; przedmiot naruszenia; dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób; adres do kontaktu sygnalisty; datę dokonania zgłoszenia; informację o podjętych działaniach następczych; datę zakończenia sprawy. 

W przypadku zgłoszenia wewnętrznego podmiot prawny działa zgodnie z procedurą zgłoszeń wewnętrznych obowiązującą w danym podmiocie. Procedura zgłoszeń wewnętrznych musi być łatwo dostępna i zrozumiała dla wszystkich pracowników. Jednym ze wspólnych elementów wszystkich procedur zgłoszeń jest obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

KK: O czym jeszcze trzeba pamiętać przy tworzeniu regulaminu zgłoszeń wewnętrznych? Co powinno się wedle ustawy znaleźć w takim regulaminie?

BPC: Każda procedura zgłoszeń wewnętrznych ma określać osoby czy działy odpowiedzialne za zbadanie zgłoszenia: wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. Tu też powinny zostać wymienione bezstronne wewnętrzne jednostkę organizacyjne lub osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej. Najważniejszą cechą osób odpowiedzialnych ma być tu zapewnienie bezstronności w przyjmowaniu, badaniu czy rozstrzyganiu zgłoszeń.

Ponadto w regulaminie muszą być opisane sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych wraz z adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanymi dalej „adresem do kontaktu”. Potencjalni sygnaliści w regulaminie powinni mieć opisany tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo. Ujęty ma tu być maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający standardowo 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną. 

Regulamin ma też zawierać zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej. 

KK: I znowu przychodzi na myśl refleksja, że sporo tego...

BPC: Tak, opracowanie klarownego, zgodnego z ustawą regulaminu będzie wyzwaniem. Wprowadzenie procedury zgłoszeń wewnętrznych wymagać będzie skonsultowania się z działającymi w zakładzie organizacjami związkowymi lub przedstawicielami osób świadczących pracę, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.

Dodam jeszcze, że fakultatywnie procedura zgłoszeń wewnętrznych może zawierać zapisy dotyczące specyfiki pracy czy działania firmy takie jak:

• wskazanie naruszeń dotyczących obowiązujących w danym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez podmiot prawny, jeżeli podmiot prawny ustanowi zgłaszanie takich naruszeń;
• wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych lub innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub z ryzykiem korupcji;
• wskazanie, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych;
• określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

 KK: O czym warto pamiętać przy powoływaniu komisji do rozpatrywania zgłoszeń?

 BPC: Podmiot prawny będzie zobowiązany do powołania bezstronnej wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej. Funkcję tę będzie mogła pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych pod warunkiem ich bezstronności.

Komisja do rozpatrywania zgłoszeń sygnalistów będzie organem odpowiedzialnym za przyjmowanie, weryfikowanie i obsługę zgłoszeń dotyczących nieprawidłowości. Jej głównym zadaniem będzie szybkie reagowanie na pojawiające się naruszenia oraz podejmowanie działań zaradczych, które mają na celu eliminację zgłaszanych problemów. Zespół wyznaczonych osób w komisji będzie przetwarzać wszelkie zgłoszenia, które sygnaliści przekażą za pośrednictwem bezpiecznych kanałów wewnętrznych. Przede wszystkim kluczowe będzie zapewnienie sygnalistom ochrony poufności ich tożsamości.

Część 2 wywiadu znajdziesz TUTAJ

Więcej artykułów z kadr/płac przeczytasz w Monitor CDK. Pobierz TUTAJ

Poznaj najbliższe szkolenia z kadr i płac