Co ważne, bezskuteczność i nieważność wypowiedzenia wywołuje tylko oświadczenie pracodawcy sprzeczne z prawem lub nieuzasadnione. Z kolei wadliwe oświadczenie pracodawcy nie czyni wypowiedzenia bezskutecznym, a jedynie daje pracownikowi możliwość wystąpienia na drogę sądową z odpowiednim roszczeniem. 

Jakie są zatem najczęstsze błędy pracodawców przy rozwiązywaniu umów o pracę w tym trybie?

1. Niewłaściwa forma wypowiedzenia

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, oświadczenie pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę powinno mieć formę pisemną. Nie jest to jednak forma zastrzeżona pod rygorem nieważności. Oznacza to, że również ustne złożenie pracownikowi oświadczenia skutkować będzie rozwiązaniem stosunku pracy. 

Zachowanie formy pisemnej może mieć jednak kluczowe znaczenie, zarówno z punktu widzenia pracodawcy, jak i pracownika, w razie powstania sporu sądowego. W myśl przepisów Kodeksu cywilnego, oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę uznaje się za złożone z chwilą, gdy doszło do drugiej strony w taki sposób, iż mogła zapoznać się z jego treścią. Oświadczenie ustne więc będzie skuteczne z chwilą powiadomienia drugiej strony ustnie. Wypowiedzenie pisemne zaś jest dokonane z chwilą doręczenia pisma adresatowi w sposób bezpośredni, czyli do rąk pracownika bądź osoby upoważnionej do działania w jego imieniu lub w dniu, w którym adresat listu przesłanego za pośrednictwem operatora pocztowego mógł zapoznać się z jego treścią lub w momencie, w którym adresat e-maila zawierającego oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę odczytał go. Forma pisemna jest zatem korzystniejsza chociażby dla celów dowodowych.

Wadliwość formy ustnej potwierdził również Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 5.05.2016 r., sygn. akt: II UK 280/15, w którym stwierdził, iż dokonanie wypowiedzenia w formie innej niż pisemna „nie powoduje nieważności dokonanej czynności prawnej, aczkolwiek upoważnia pracownika do wystąpienia na drogę sądową z odpowiednim roszczeniem przewidzianym przepisami prawa”.

2. Brak pouczenia o możliwości i terminie odwołania się do właściwego sądu pracy

Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę składane przez pracodawcę powinno zawierać również pouczenie o możliwości i terminie odwołania do właściwego sądu pracy. Brak tego elementu nie skutkuje jednak nieważnością wypowiedzenia, a powoduje jedynie jego wadliwość. Oznacza to, że pracownik będzie mógł wnieść do sądu pracy wniosek o przywrócenie terminu na wniesienie odwołania. Termin do złożenia wniosku o przywrócenie uchybionego terminu należy liczyć od dnia uzyskania przez pracownika informacji prawnej o możliwości wystąpienia na drogę sądową ze stosownymi roszczeniami. Tak też orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 12.01.1998 r., sygn. akt: I PKN 468/97.

3. Brak przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę

Nie tylko brak wskazania w oświadczeniu o wypowiedzeniu umowy o pracę na czas nieokreślony przyczyny rozwiązania umowy o pracę stanowi naruszenie przez pracodawcę przepisów prawa, a więc i bezskuteczność tego oświadczenia, ale również ujęcie przyczyny w sposób zbyt ogólnikowy, niewystarczająco jasny i konkretny, a także podanie innej niż ta, która pracodawcę motywowała do zakończenia stosunku pracy, tj. wskazanie przyczyny nierzeczywistej czy pozornej.

Kodeks pracy nie zawiera katalogu przyczyn uzasadniających wypowiedzenie umowy o pracę. Katalog taki wypracowany został w orzecznictwie Sądu Najwyższego (np. uchwała SN z dnia 27.06.1985r. sygn. akt III PZP 10/85).

I tak, wśród przyczyn można wymienić m. in.:

• zmniejszenie poziomu zatrudnienia w zakładzie pracy,
• likwidację stanowiska pracy zatrudnionego,
• naruszenie obowiązków pracowniczych, niesumienne wykonywanie pracy, brak wymaganej staranności i zaangażowania pracownika,
• utratę zaufania do pracownika, która musi znajdować uzasadnienie w obiektywnych i racjonalnych przesłankach,
• częste lub długotrwałe nieobecności w pracy, np. długotrwała lub powtarzająca się absencję chorobową powodująca dezorganizację pracy,
• nie wykonywanie poleceń przełożonego,

Co ważne, Sąd Najwyższy w orzecznictwie określił również przesłanki oceny zasadności przyczyny wypowiedzenia. Aby przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę była zasadna powinna być obiektywna, aktualna, prawdziwa, rzeczywista i konkretna. Niedopuszczalne jest podanie przez pracodawcę przyczyny ogólnikowej, nierzeczywistej lub fragmentarycznej (tak SN w wyroku z dnia 4.12.1997 r., sygn. akt I PKN 419/97 oraz w wyroku z dnia 24.03.1999 r., sygn. akt I PKN 673/98) – pracownik powinien poznać konkretne zarzuty i rozumieć, z jakiego powodu pracodawca zamierza rozwiązać z nim stosunek pracy, a przytoczone fakty czy okoliczności nie powinny budzić żadnych wątpliwości (wyrok SN z dnia 11 listopada 2006 r., sygn. akt I PK 112/06). Nie oznacza to jednak, że pracodawca musi przytaczać w oświadczeniu wszystkie przyczyny, jeśli jest ich kilka (wyrok SN z dnia) 14 maja 1999 r., I PKN 47/99), czy też formułować je w sposób drobiazgowy, opisując bardzo szczegółowo zdarzenia, fakty i daty tych zdarzeń (wyrok SN z dnia 6 stycznia 2010 r., sygn. akt I PK 168/09).

Z kolei podanie nieprawdziwej przyczyny wypowiedzenia jest uznawane za brak uzasadnienia wypowiedzenia (tak SN w wyroku z dnia 7.10.2009 r., sygn. akt III PK 34/09). Ponadto, pracodawca nie może również opierać swoich zarzutów na przyczynie nieaktualnej. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 21 września 2001 r. odniósł się do tej kwestii, stwierdzając, iż „możliwość złożenia skutecznego oświadczenia woli o rozwiązaniu stosunku pracy trwa tak długo, jak długo nie straciła aktualności przyczyna przyjęta przez pracodawcę. Pracodawca nie może w uzasadnieniu wypowiedzenia powoływać uchybień pracownika w wykonywaniu obowiązków mających miejsce kiedykolwiek, szczególnie w odległej przeszłości, jeżeli pracownik następnie przez dłuższy okres wykonywał pracę bez zastrzeżeń. Takie bowiem działanie pracodawcy należy ocenić jako nadużycie prawa podmiotowego.”.

W sytuacji ustalenia przez sąd pracy, że wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa lub jest bezzasadne, pracownik może żądać uznania wypowiedzenia za bezskuteczne, a jeśli umowa o pracę już uległa rozwiązaniu – przywrócenia do pracy na poprzednich warunkach lub odszkodowania.

4. Zastosowanie niewłaściwego okresu wypowiedzenia

Wypowiedzenie umowy o pracę zostanie dokonane z naruszeniem przepisów praw także w przypadku, gdy pracodawca naruszy ustawowe terminy wypowiedzenia, których długość zależy od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy (przerwy w zatrudnieniu nie mają tutaj znaczenia).

Dopuszczalne jest zastosowanie dłuższego niż kodeksowy okresu wypowiedzenia. Uzgodnienie to powinno być jednak elementem umowy o pracę, a zatem obie strony stosunku pracy powinny wyrazić na to zgodę. Natomiast samo wydłużenie okresu wypowiedzenia powinno być, w ocenie pracownika, bardziej korzystne niż okres wypowiedzenia przewidziany w stosownych przepisach prawnych (tak SN w wyroku z dnia 10.01.2006 r. sygn. akt I PK 97/05).

Innym błędem, często spotykanym w praktyce, jest niewłaściwe zastosowanie okresu wypowiedzenia. Przejawia się to najczęściej błędem co do terminu rozpoczęcia biegu okresu wypowiedzenia. Zgodnie bowiem z art. 30 § 2 ust. 1 Kodeksu pracy, okres wypowiedzenia umowy o pracę obejmujący tydzień lub miesiąc albo ich wielokrotność kończy się odpowiednio w sobotę lub w ostatnim dniu miesiąca. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 8 listopada 1988 r., sygn. akt I PRN 48/88, przyjął, „że liczenie okresu wypowiedzenia od dnia złożenia pracownikowi oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę prowadziłoby do nieuzasadnionego przedłużenia ustawowych okresów wypowiedzenia. Nie ma możliwości, aby wypowiadając umowę, ustalić, że okres wypowiedzenia rozpoczyna bieg później – oznaczałoby to bowiem nie tyle wydłużenie okresu wypowiedzenia, co jego przesunięcie w czasie. Taką praktykę ocenić należy jako sprzeczną z zasadą określoną w art. 30 § 2 ust. 1 Kodeksu pracy i tym samym niedopuszczalną”.

Co w przypadku, gdy pracodawca zastosuje krótszy okres wypowiedzenia? Stosunek pracy rozwiąże się wówczas po upływie okresu wypowiedzenia wskazanego w oświadczeniu, mimo iż został błędnie wskazany. W takiej sytuacji, pracownikowi, wobec którego zastosowano krótszy niż ustawowy okres wypowiedzenia, przysługuje wobec pracodawcy – zgodnie z art. 49 Kodeksu pracy – roszczenie o wypłatę wynagrodzenia za okres, w którym umowa powinna jeszcze trwać. Pracownikowi nie przysługuje roszczenie o przywrócenie do pracy albo odszkodowanie. Skutkiem bowiem nie jest względna bezskuteczność wypowiedzenia, lecz “przesunięcie” daty ustania stosunku pracy.

5. Pominięcie konsultacji ze związkami zawodowymi

O zamiarze rozwiązania stosunku pracy za wypowiedzeniem z pracownikiem zatrudnionym na podstawie umowy na czas nieokreślony, pracodawca zobowiązany jest zawiadomić na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową. Co ważne, w piśmie skierowanym do organizacji związkowej pracodawca wskazać również musi przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę.

Zakładowa organizacja związkowa może w ciągu 5 dni od otrzymania zawiadomienia zgłosić na piśmie pracodawcy umotywowane zastrzeżenia, aczkolwiek pracodawca nie jest nimi związany. Powiadomienie organizacji związkowej ma bowiem charakter wyłącznie konsultacyjny. Wyjątek stanowi zamiar wypowiedzenia umowy o pracę kobietom w ciąży lub pracownikom korzystającym z urlopów związanych z macierzyństwem w razie likwidacji lub upadłości zakładu pracy – tutaj ustalenie terminu rozwiązania stosunku pracy wymagana konsultacji z organizacją związkową.

Obowiązek informacyjny dotyczy tylko wypowiadania umów pracownikom, którzy są członkami organizacji związkowej lub zwrócili się do związku o obronę ich praw pracowniczych, a związek ten wyraził zgodę na obronę ich praw.

Jeżeli pracodawca nie powiadomił organizacji związkowej o zamiarze rozwiązania stosunku pracy lub związki zostały poinformowane o innej przyczynie zwolnienie niż podana w wypowiedzeniu, wówczas należy uznać, że pracodawca dokonał wypowiedzenia umowę o pracę z naruszeniem przepisów prawa pracy.

6. Wypowiedzenie umowy o pracę pracownikowi chronionemu

Poza kilkoma wyjątkami wskazanymi w Kodeksie pracy lub w przepisach szczególnych, np. w ustawie z dnia 13.03.2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, niedozwolone jest rozwiązywanie stosunku pracy z zastosowaniem okresu wypowiedzenia z pracownikami podlegającymi ochronie (dotyczy to także wypowiedzenia zmieniającego warunku płacy lub pracy).

Do grup szczególnie chronionych należą:

• kobiety w okresie ciąży oraz pracownicy w okresie korzystania z urlopów związanych z rodzicielstwem, tj. macierzyńskiego, rodzicielskiego, wychowawczego; dodatkowo pracownicy – rodzice zamierzający skorzystać z obniżonego wymiaru czasu pracy;
• pracownicy, którym brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia mu uzyskanie prawa do emeryturyz osiągnięciem tego wieku,
• pracownicy, którzy przebywają na urlopach: bezpłatnym, wypoczynkowym, szkoleniowym lub zdrowotnym, oraz w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.