Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością niezmiennie od kilku lat przoduje w rankingach najpopularniejszych form prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Nie dziwi zatem fakt, że na najpopularniejszych polskich portalach rekrutacyjnych roi się od ogłoszeń pracy dla członków kadry zarządzającej. Portalom wtórują uczelnie wyższe, zarówno te prywatne jak i publiczne, które coraz chętniej otwierają kierunki studiów kształcące przyszłe kadry kierownicze. Nic dziwnego, że jest sporo chętnych do objęcia stanowiska członka zarządu spółki. Natomiast niestety zdarza się, że w obliczu wyzwań, które pociąga za sobą ta funkcja, zapada decyzja o zrezygnowaniu z niej. Wtedy bardzo często pojawiają się komplikacje, gdyż wyniesiona ze studiów MBA wiedza, których dyplom ukończenia zdobi ścianę naszego gabinetu może okazać się niewystarczająca, aby odpowiedzieć na pytania takie jak chociażby komu należy złożyć oświadczenie o rezygnacji z funkcji członka zarządu oraz z jaką chwilą oświadczenie to wywołuje skutki prawne?
Kadencja członka zarządu – informacje podstawowe
Zanim odpowiemy na dwa kluczowe pytania zadane we wstępie, dla porządku należy wyjaśnić kilka podstawowych kwestii. Otóż w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością członkowie zarządu są powoływani i odwoływani przez zgromadzenie wspólników, które w tym zakresie, co do zasady posiada władzę dyskrecjonalną, więc może swobodnie decydować o losach kadry zarządzającej. Dla członka zarządu istotne jest, że jego mandat, a tym samym prawo do reprezentowania i prowadzenia spraw spółki, powstaje i ustaje w momencie podjęciach stosownej uchwały przez zgromadzenie wspólników. Wpisy w KRS są tutaj bez znaczenia, gdyż maja charakter deklaratoryjny.
Nierozłączne z funkcją członka zarządu są również pojęcia „kadencji” i „mandatu”. Mandat to upoważnienie do pełnienia funkcji członka zarządu (kompetencję do realizowania praw i obowiązków członka zarządu), natomiast kadencja – okres sprawowania tej funkcji, na który dana osoba zostaje powołana. Czas trwania mandatu nie zawsze pokrywa się z kadencją. Bardzo często zdarza się tak, że pomimo upływu kadencji członkowie zarządu, choćby z przyczyn organizacyjnych, przez pewien czas zachowują swój mandat. Odpowiedzi na pytania ile trwa kadencja i kiedy wygasa mandat członka zarządu należy poszukiwać w umowie spółki, jeżeli jednak ta nie zawiera stosownych informacji, to pomocą służy kodeks spółek handlowych. Jeżeli umowa spółki milczy na temat tego, ile trwa kadencja członka zarządu, to zastosowanie znajduje art. 202 §1 k.s.h., który przyjmuje, że kadencja członka zarządu trwa rok, a mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy. Natomiast, jeżeli umowa spółki lub uchwała wspólników przewiduję kadencję dłuższą niż rok, to mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy (art. 202 §2 k.s.h.).
Ważne: rok obrotowy nie zawsze pokrywa się z rokiem kalendarzowym. O tym kiedy się zaczyna i kończy rok obrotowy decyduje umowa spółki. Nadto należy pamiętać, że pierwszy rok obrotowy spółki może być dłuższy od roku kalendarzowego, w sytuacji gdy spółka zaczyna swą działalność w drugiej połowie roku.
Oczywiście należy pamiętać również, że poza odwołaniem i upływem kadencji mandat członka zarządu może wygasnąć również z chwilą jego śmierci lub złożenia rezygnacji.
Rezygnacja z funkcji członka zarządu
Oświadczenie o rezygnacji z funkcji członka zarządu jest jednostronnym oświadczeniem woli, co oznacza, że staje się ono skuteczne z chwilą gdy dotarło do adresata w taki sposób by mógł zapoznać się z jego treścią (art. 61 k.c.), wobec czego dla skutecznej rezygnacji z funkcji członka zarządu nie jest konieczna akceptacja, czy też zgoda naszej rezygnacji przez jakikolwiek organ spółki. O tym komu należy złożyć oświadczenie o rezygnacji z funkcji członka zarządu decyduje struktura organizacyjna.
W przypadku gdy zarząd spółki jest wieloosobowy i poza nami w jego skład wchodzą jeszcze inne osoby oświadczenie, o rezygnacji z pełnionej przez nas funkcji możemy złożyć innemu członkowi zarządu spółki. W takiej sytuacji oświadczenie to wywoła skutki prawne z chwilą otrzymania go przez innego członka zarządu (patrz uchwała składu 7 sędziów SN z 31 marca 2016 r., sygn. akt: III CZP 89/15). Natomiast w przypadku gdy rezygnujący członek zarządu jest jedyną lub ostatnią osoba wchodzącą w skład tego organu oświadczenie o rezygnacji powinno zostać złożone wspólnikom spółki. W tym celu członek zarządu powinien zwołać zgromadzenie wspólników, zaś sama rezygnacja jest skuteczna z dniem następującym pod dniu, w którym zwołano zgromadzenie (por. art. 202 §6 k.s.h).
Ważne: oświadczenie o rezygnacji z funkcji pełnienia członka zarządu należy złożyć spółce. W przypadku gdy zarząd jest wieloosobowy rezygnację należy złożyć na ręce innego członka zarządu. Staje się ona skuteczna z chwilą, w której to oświadczenie otrzymał. Jeżeli zaś rezygnującym jest jedynym lub ostatni członkiem zarządu oświadczenie o rezygnacji składa spółce reprezentowanej przez wspólników. W celu złożenia oświadczenia należy zwołać zgromadzenie wspólników, a oświadczenie staje się skuteczne na drugi dzień po jego zwołaniu.
A co z wpisami w KRS-ie?
Z chwilą skutecznego złożenia rezygnacji były członek zarządu traci prawo do reprezentacji spółki przez co również nie może w imieniu spółki złożyć wniosku o wykreślenie go z danej funkcji z rejestru przedsiębiorców KRS. Legitymację do złożenia takiego oświadczenia ma tylko spółka. Jednakże sam wpis (wykreślenie z KRS jest również wpisem) ma charakter deklaratoryjny, więc nie wpływa na ważność czy też skuteczność złożonej rezygnacji, byli członkowie zarządu, o ile posiadają dowody skutecznego złożenia rezygnacji nie muszą się zbytnio przejmować nieaktualnymi wpisami z KRS. Jednakże w myśl zasady abundans cautela non nocet – nadmierna ostrożność nie szkodzi, warto przypilnować aby wpisy w KRS pokazywały się w odpowiednim czasie. Jeżeli spółka ociąga się ze zgłoszeniem rezygnacji byłego członka zarządu do KRS, to ten może zawiadomić odpowiedni sąd rejestrowy o swojej rezygnacji, a ten rozpocznie wobec spółki postępowanie przymuszające, mające na celu doprowadzenie wpisów w KRS do stanu zgodnego z prawdą, w skrajnych przypadkach postępowanie to może się zakończyć nałożeniem grzywny na obecnych członków zarządu spółki do 2000,00 zł.
