Przepisy prawne tylko w niewielkim stopniu przychodzą pracodawcom z pomocą. Kodeks pracy i ustawy branżowe, np. ustawa z dnia 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych, zawierają dość ogólne i nieostre regulacje w tym zakresie. Wskazują m. in. że obowiązkiem pracownika jest dbanie o dobro pracodawcy, przestrzeganie zasad współżycia społecznego, zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę lub sumienne wykonywanie zadań. Nieco więcej swobody w kształtowaniu granic podporządkowania pracowników pod kątem potencjalnego naruszenia interesu przedsiębiorstwa mają pracodawcy przy określaniu zakresu obowiązków pracowników. Zakresy czynności odnoszą się jednak wyłącznie do zadań służbowych pracowników, nie poruszają natomiast kwestii dopuszczalności i granic wypowiedzi w mediach społecznościowych, zwłaszcza wypowiedzi o charakterze budzącym kontrowersje, np. polityki wynagradzania, i pozwalającym na łatwą identyfikację pracodawcy.
Coraz częściej stosowanym rozwiązaniem tej kwestii jest tworzenie przez pracodawców wewnętrznych regulaminów czy polityk mediów społecznościowych, określających zasady korzystania z mediów społecznościowych w firmie nie tylko w zakresie realizacji zadań służbowych, ale także korzystania z nich przez pracowników jako użytkowników prywatnych w trakcie pracy. Dokument taki powinien nakreślać przynajmniej minimalne standardy poruszania się w mediach społecznościowych, obowiązujące pracowników wszystkich szczebli w jednakowym stopniu.
Treść regulaminu korzystania z mediów społecznościowych
W treści regulaminu w sposób jasny, zrozumiały i nie budzący wątpliwości interpretacyjnych należy określić zasady korzystania z mediów społecznościowych oraz wskazać obszary i informacje, których pracownikom nie wolno poruszać ani upubliczniać.
W szczególności regulamin powinien wskazywać informacje mające charakter poufny, upublicznienie których mogłoby wyjawić tajemnicę przedsiębiorstwa, naruszyć dobre imię pracodawcy, ujawnić dane osobowe klientów albo narażające pracodawcę na odpowiedzialność. Powinny również znaleźć się w nim kwestie dotyczące ochrony dóbr osobistych, tj. wskazanie konkretnych działań/zachowań, które mogłyby naruszyć dobra osobiste pracodawcy, innych pracowników lub klientów, prywatności, tj. informacje, które stanowią sferę prywatności np. pracowników lub klientów, działań konkurencyjnych, tj. wskazanie działań/zachowań mogących stanowić naruszenie zasad uczciwej konkurencji, zasad budowania dobrego imienia lub marki, tj. wskazanie pożądanych zachowań/działań, które będą budować zaufanie do firmy (np. zakaz umieszczania w mediach społecznościowych informacji o charakterze dyskryminacyjnym, ksenofobicznym czy rasistowskim).
Ponadto, przy tworzeniu regulaminu korzystania z mediów społecznościowych trzeba pamiętać, aby jego postanowienia nie były mniej korzystane dla pracowników niż powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy.
Pracodawca, który podejmie decyzję o wprowadzeniu w zakładzie pracy regulaminu korzystania z mediów społecznościowych pamiętać musi, aby treść regulaminu nie naruszała prawa do prywatności pracowników. Oznacza to, że np. nie może zamieszczać w nim zakazu publicznej krytyki pracodawcy, zakazu posiadania kont i profilów w mediach społecznościowych, zakazu korzystania z mediów społecznościowych w trakcie przerwy w pracy. Zachowaniu przejrzystości w tym obszarze najlepiej służy precyzyjne określenie zasad korzystania z mediów społecznościowych w celach służbowych oraz w celach prywatnych, np. zalecenie, aby pracownicy umieszczający publicznie swoje opinie na profilach zawierających dane pracodawcy, zaznaczali, że stanowią one wyraz ich prywatnych poglądów.
Naruszenie zasad regulaminu korzystania z mediów społecznościowych
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca zawarł w regulaminie zasady odpowiedzialności pracowników za naruszenie jego postanowień, łącznie z powołaniem się na katalog kar porządkowych zawarty w Kodeksie pracy oraz, w skrajnych przypadkach, na możliwość rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia. Pamiętać jednak powinien, że płynna granica pomiędzy korzystaniem z mediów społecznościowych w celach służbowych i prywatnych wymaga, aby każdy przypadek potencjalnego naruszenia regulaminu korzystania z mediów społecznościowych był oceniany w sposób obiektywny, z uwzględnieniem całokształtu okoliczności, w tym także praktyki korzystania mediów społecznościowych w firmie.
