Ta elastyczna forma, jak wynika z uzasadnienia do zmian do Kodeksu pracy, jest nadaniem formalno-prawnych ram tzw. home office, uwzględniających potrzeby pracowników i pracodawców.

Pojęcie pracy zdalnej w kontekście tego trybu pozostaje bez zmian – okazjonalna praca zdalna to praca, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, na wniosek pracownika i w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Okazjonalna praca zdalna będzie natomiast stosowana w okolicznościach incydentalnych i szczególnych, uzasadnionych wyłącznie interesem lub potrzebą pracownika, np. koniecznością opieki nad członkiem rodziny.

Dla kogo okazjonalna praca zdalna?

Zgodnie z art. 67³³ Kodeksu pracy, o świadczenie okazjonalnej pracy zdalnej może ubiegać się każdy pracownik. Oczywiste jest, że organizacja pracy na stanowisku pracownika lub rodzaj pracy wykonywanej przez niego muszą pozwolić na jej świadczenie w tej formie. Co ważne, ustawodawca nie przewidział możliwości wystąpienia z inicjatywą pracy zdalnej przez pracodawcę ani polecenia jej wykonywania przez pracodawcę.

Wymiar okazjonalnej pracy zdalnej

Zgodnie z art. 67³³ Kodeksu pracy, okazjonalna praca zdalna może być świadczona w wymiarze do 24 dni w ciągu roku i pracownik nie ma prawa do wyższego wymiaru, nawet po uzyskaniu zgody pracodawcy. Co ważne, wymiar 24 dni dotyczy roku kalendarzowego, a zatem zmiana pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego nie uprawnia pracownika do kolejnych 24 dni (informacja o ilości wykorzystanych dni okazjonalnej pracy zdalnej powinna znaleźć się w świadectwie pracy w pkt 6 ppkt 12). Inaczej jest w przypadku równoczesnego świadczenia pracy przez pracownika na rzecz kilku pracodawców – prawo do 24 dni pracy zdalnej przysługuje pracownikowi u każdego z nich.

Co więcej, wymiar ten nie podlega proporcjonalnemu obniżeniu ani do wymiaru etatu ani do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. Przepisy nie wprowadzają limitu korzystania z pracy zdalnej: pracownik może więc wykonywać pracę zdalną w wymiarze 24 dni w ciągłości, jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę.

Zasady świadczenia okazjonalnej pracy zdalnej

Okazjonalna praca zdalna będzie świadczona po złożeniu przez pracownika, w formie papierowej lub elektronicznej, wniosku o pracę zdalną. Pracodawca nie jest związany takim wnioskiem, co oznacza, że może nie wyrazić zgody na wykonywanie przez pracownika pracy zdalnej, np. z powodu organizacji pracy lub rodzaju świadczonej przez niego pracy, i nie ma obowiązku uzasadnienia swojej decyzji. W procesie legislacyjnym wyjaśniono, że „wniosek o pracę zdalną okazjonalną nie jest wiążący dla pracodawcy. (…) Praca zdalna okazjonalna ma być rozwiązaniem elastycznym dla pracowników i pracodawców. Niewskazane jest zatem nakładanie obowiązku uwzględnienia wniosku przez pracodawcę (…)”. Oznacza to również, że pracodawca nie jest związany wnioskiem o pracę zdalną pracownika należącego do grupy szczególnej, jak ma to miejsce w przypadku standardowej pracy zdalnej.

Zasady świadczenia pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawartym pomiędzy pracodawcą i pracownikiem. Katalog elementów takiego porozumienia jest węższy niż ten wskazany przy standardowej pracy zdalnej. W szczególności strony uzgadniają w porozumieniu wymiar pracy zdalnej, okres, w jakim będzie świadczona, miejsce jej wykonywania, czy pracodawca zwraca pracownikowi koszty związane ze świadczeniem pracy poza siedzibą pracodawcy (zwrot kosztów nie jest tutaj obligatoryjny), zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej, kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Nie ma zatem potrzeby tworzenia porozumień i konsultowania ich ze związkami zawodowymi albo przedstawicielami pracowników czy tworzenia regulaminów pracy zdalnej. Co więcej, w uzasadnieniu do zmian ustawy wskazano, że kwestie związane z pracą zdalną okazjonalną, które nie zostaną uregulowane wprost w Kodeksie pracy, będą mogły zostać doprecyzowane w aktach wewnętrznych pracodawcy – niewątpliwie mogą one zostać uregulowane w odrębnym akcie, obejmującym ogólne zasady wykonywania pracy zdalnej wspólne dla tych pracowników, których rodzaj pracy lub organizacja pracy pozwoli na jej wykonywanie w trybie zdalnym, lub mogą zostać zawarte w indywidualnych porozumieniach z pracownikami.

Zgodnie z nowelizacją, do okazjonalnej pracy zdalnej będą miały zastosowania tylko niektóre przepisy przewidziane dla standardowej pracy zdalnej i dotyczące zarówno obowiązków pracodawcy, jak i pracownika:

• 67¹⁸ – okazjonalna praca zdalna odbywać się będzie w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika; oznacza to, że pracodawca będzie musiał wyrazić zgodę na wskazane przez pracownika miejsce świadczenia pracy zdalnej, a pracownik będzie zobowiązany poinformować pracodawcę o każdorazowej zmianie miejsce wykonywania pracy zdalnej, jeśli dojdzie do takiej zmiany w trakcie jej świadczenia;
• 67²⁶ – pracodawca ma obowiązek określenia procedury ochrony danych osobowych przez pracownika świadczącego okazjonalną pracę zdalną oraz przeprowadzenia, w miarę potrzeby, instruktażu i szkolenia w tym zakresie; zaś pracownik zobowiązany jest do potwierdzenia faktu zapoznania się z tymi procedurami oraz do ich przestrzegania (w formie oświadczenia);
• 67²⁷ – pracownik i pracodawca zobowiązani są do przekazania sobie niezbędnych informacji do wzajemnego porozumiewania się za pomocą środków do bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub w inny uzgodniony sposób, czyli ustalają sposób komunikowania się między sobą w czasie wykonywania przez pracownika pracy zdalnej, np. w drodze e-mailowej (w tym z jakiej skrzynki, lub przez platformę);
• 67²⁸ – pracodawca ma prawo przeprowadzać w godzinach pracy pracownika kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
• 67²⁹ – pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy,
  z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej; pracownik nie może być również w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej;
• 67³⁰ - pracodawca zobowiązany jest umożliwić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników;
• 67³¹ – pracodawca, w zakresie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, zobowiązany jest do sporządzenia oceny ryzyka zawodowego i informacji bhp dotyczącej pracy zdalnej, oceny tego ryzyka, do określenia obowiązków pracownika co do organizacji miejsca świadczenia pracy zdalnej, do pozyskania od pracownika przed dopuszczeniem do pracy zdalnej oświadczenia o zapoznaniu się z ryzykiem i zasadami bhp oraz przestrzeganiu ich;
• 67³³ – wnioski pracownika dotyczące pracy zdalnej, dla których przepisy prawa pracy przewidują formę pisemną, mogą być składane w formie papierowej lub elektronicznej;
• 67³⁴ – z okazjonalnej pracy zdalnej korzystać mogą pracownicy, z którymi nawiązano stosunek pracy na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru oraz spółdzielczej umowy o pracę.

Kontrola okazjonalnej pracy zdalnej

Zgodnie z art. 67³³ ust. 3, zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej określane są w porozumieniu z pracownikiem, m. in. kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Kontrolę taką pracodawca przeprowadza w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika. Oznacza to, że pracodawca nie może przeprowadzić niezapowiedzianej kontroli. Pracodawca zobowiązany jest również dostosować sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju, ponieważ wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Co więcej, jeżeli pracodawca w trakcie kontroli pracy zdalnej, stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub w przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, zobowiązuje pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej, pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę. Oczywiste jest, że taka procedura dotyczy okazjonalnej pracy zdalnej wykonywanej w dłuższym okresie, nie zaś pracy zdalnej świadczonej np. przez jeden dzień.

Poznaj najbliższe szkolenia z prawa pracy