Zasady sporządzania świadectw pracy jako formalnego dokumentu regulują przepisy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1289). Rozporządzenie wskazuje wyraźnie, jakie dane i informacje powinny się w nim znaleźć obligatoryjnie, a jakie pracodawca może umieścić na wniosek pracownika. Celem takiego sformalizowania elementów świadectwa pracy jest ochrona pracownika przed swobodą pracodawcy w zakresie umieszczania w nim dowolnych danych i informacji, z pominięciem tych, które mają wpływ na nabycie określonych praw, np. prawa do zasiłku dla osób bezrobotnych, lub ustalenie określonych uprawnień
u kolejnego pracodawcy, np. wymiaru urlopu wypoczynkowego.

Formalne określenie przez prawodawcę elementów świadectwa pracy nie oznacza, że pracodawcy przy jego wypełnianiu nie popełniają błędów, czasem na tyle poważnych, że skutkują pozbawieniem pracownika określonych uprawnień, a niekiedy zmuszają go wręcz do wystąpienia na drogę sądową z roszczeniem o jego sprostowanie. Do najczęstszych błędów popełnianych przez pracodawców w świadectwie pracy należą:

Nieprawidłowy tryb i podstawa prawna rozwiązania stosunku pracy

Zgodnie z Kodeksem pracy, stosunek pracy może ustać w wyniku jego rozwiązania lub wygaśnięcia. W praktyce pojęcia te są często mylone i używane zamiennie, co skutkuje tym, że w świadectwie pracy wskazywany jest niewłaściwy tryb ustania stosunku pracy. Warto zauważyć, że najczęstszym błędem jest nazywanie i zapisywanie w świadectwie pracy trybu rozwiązania umowy o pracę z upływem czasu, na który była zawarta, jako wygaśnięcie stosunku pracy.

Przypomnijmy, tryb wygaśnięcia umowy o pracę odnosi się tylko do trzech przypadków ustania stosunku pracy wskazanych w Kodeksie pracy, tj.:

• śmierć pracownika – art. 631 ,
• śmierć pracodawcy (będącego osobą fizyczną) – art. 632 ,
• tymczasowe aresztowanie pracownika przekraczające 3 miesiące – art. 66 ust. 1.

Z kolei ustanie stosunku pracy na skutek jego rozwiązania ma miejsce w przypadku dokonania wypowiedzenia umowy o pracę przez jedną ze stron stosunku pracy, rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia lub na mocy porozumienia stron albo rozwiązania umowy o pracę z upływem czasu, na który była zawarta. Te cztery tryby określone są w art. 30 ust. 1 pkt 1-4 Kodeksu pracy. Odrębny tryb stanowi art. 231 ust. 4, tj. rozwiązanie stosunku pracy przez pracownika bez wypowiedzenia za uprzedzeniem, w związku z przejściem zakładu pracy na innego pracodawcę.

Takie też zapisy, wskazujące konkretny tryb i konkretną podstawę prawną ustania stosunku pracy, powinny znaleźć się w świadectwie pracy. Samo wskazanie np. art. 30 ust. 1 Kodeksu pracy jest niewystarczające, bo brak jest wskazania trybu rozwiązania stosunku pracy,
a w przypadku rozwiązania stosunku pracy za wypowiedzeniem – brak jest również wskazania strony dokonującej wypowiedzenia.

Zamieszczanie w świadectwie pracy przyczyny rozwiązania stosunku pracy

Innym, dość powszechnym błędem popełnianym przez pracodawców jest zamieszczanie
w świadectwie pracy - z reguły w części dotyczącej trybu i podstawy prawnej ustania stosunku pracy lub w informacjach dodatkowych - konkretnych przyczyn ustania stosunku pracy. Przypadki takie dotyczą najczęściej rozwiązania umowy o pracę z winy pracownika, np. „stosunek pracy ustał w wyniku rozwiązania umowy o pracę przez pracodawcę bez wypowiedzenia z powodu notorycznych kradzieży, jakich dokonywał pracownik w zakładzie pracy” lub „stosunek pracy ustał w wyniku rozwiązania umowy o pracę przez pracodawcę bez wypowiedzenia z powodu notorycznego stawiania się pracownika w pracy pod wpływem alkoholu” albo „stosunek pracy wygasł z powodu aresztowania pracownika za pobicie”. Praktyka taka jest niedopuszczalna, a świadectwo pracy zawierające takie informacje powinno zostać sprostowane.

Dopuszczalne jest natomiast wskazanie przepisu prawnego, który był podstawą zastosowania danego trybu ustania stosunku pracy, np. „rozwiązanie umowy o pracę przez pracodawcę bez zastosowania wypowiedzenia - art. 30 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy w związku
z art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy”.

Odstępstwem od tej zasady jest rozwiązanie umowy w ramach wypowiedzenia lub porozumienia stron z przyczyn nieleżących po stronie pracownika. Tutaj wręcz wymaga się wskazania przyczyny rozwiązania stosunku pracy, ponieważ informacja ta ma znaczenie dla nabycia przez pracownika określonych uprawnień, np. świadczenia przedemerytalnego czy prawa do zasiłku dla bezrobotnych. Przy tym trybie najczęściej stosowana jest formuła: „rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron z przyczyn ekonomicznych – art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy w związku z art. 10 ust. 1 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz.U. z 2018 r., poz. 1969 ze zm.)”.

Zamieszczanie informacji o zaległym urlopie wypoczynkowym

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1289), w świadectwie pracy zamieszcza się informację dotyczącą wyłącznie urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy
u danego pracodawcy (wykorzystanego w naturze lub za który przysługuje ekwiwalent pieniężny). Wskazuję się liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego, które pracownik wykorzystał za bieżący rok. Informacja taka jest niezbędna dla kolejnego pracodawcy, u którego pracownik zamierza podjąć zatrudnieni w tym samym roku. A zatem, umieszczanie w świadectwie pracy jakiejkolwiek informacji o zaległym urlopie wypoczynkowym (np. pracownik wykorzystał 15 dni (120 godzin) urlopu wypoczynkowego, w tym 2 dni (16 godzin) zaległego urlopu wypoczynkowego za 2019 r.) czy urlopach wypoczynkowych wykorzystanych przez pracownika w poprzednich latach (np. pracownik wykorzystał urlop wypoczynkowy w wymiarze: w 2017 r. - 26 dni, w 2018 r. – 26 dni, w 2019r. – 23 dni, w 2020 r. – 16 dni) jest błędem – informacje te nie mają bowiem żadnego znaczenia z punktu widzenia przyszłego pracodawcy.

Pominięcie informacji o częściach urlopu rodzicielskiego i urlopu wychowawczego

Zmiana przepisów w zakresie urlopów rodzicielskich wymusiła na prawodawcy dokonanie zmian w świadectwie pracy – zostało ono rozszerzone o informacje dotyczące podstawy jego udzielenia, wymiaru i części, w ilu został udzielony. Bardzo częstym błędem pracodawców jest pominięcie wskazania części, w jakich pracownik korzystał z urlopu rodzicielskiego albo
– w przypadku korzystania z urlopu rodzicielskiego na więcej niż jedno dziecko - brak informacji o tym, na które dziecko (imię i nazwisko), w jakim wymiarze i w ilu częściach pracownik korzystał z tego urlopu. Podobne błędy dotyczą urlopu wychowawczego. Niewątpliwie prawidłowe podanie tych informacji ma istotne znaczenie dla uprawnienia pracownika do korzystania z urlopu rodzicielskiego i wychowawczego u kolejnego pracodawcy.

Błędne okresy nieskładkowe

W świadectwie pracy należy wskazać wszystkie okresy nieskładkowe, jakie wystąpiły
w trakcie zatrudnienia u danego pracodawcy. Katalog okresów nieskładkowych został wskazany art. 7 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2020 poz. 53, z późn. zm.). Oznacza to, że katalog ten jest zamknięty i pracodawca nie może umieszczać w świadectwie pracy informacji o innych okres, które według jego uznania powinny się tam znaleźć. Np. niedopuszczalne jest zamieszczanie w świadectwie pracy w części dotyczącej okresów nieskładkowych informacji o korzystaniu przez pracownika ze zwykłego urlopu bezpłatnego. Właściwym miejscem na umieszczenie informacji o okresie korzystania z urlopu bezpłatnego jest ust. 4 pkt 2 świadectwa pracy.

Częsta praktyką pracodawców jest wskazywanie okresów nieskładkowych w załączniku do świadectwa pracy, zwłaszcza, gdy okresów takich było wiele. Rozwiązanie to jest dopuszczalne pod warunkiem, że załącznik stanowiący integralną część świadectwa pracy zostanie właściwie opisany, np. „załącznik do świadectwa pracy z dnia 31 sierpnia 2020 r.”, i w treści ust. 4 pkt 10 świadectwa pracy zawarta będzie informacja o załączniku dotyczącym wyszczególnienia okresów nieskładkowych, ze wskazaniem liczby stron lub pozycji.

Opinia o pracowniku

Zdarza się, że pracodawcy w ust. 8 świadectwa pracy dotyczącym dodatkowych informacji zamieszczają opinię o pracowniku. Praktyka taka jest niedopuszczalna. W ust. 8 świadectwa pracy, zgodnie z ww. rozporządzeniem, zamieszcza się informacje o należnościach ze stosunku pracy uznanych przez pracodawcę i niewypłaconych pracownikowi do dnia ustania stosunku pracy z powodu braku środków finansowych lub – na żądanie pracownika – informacje
o wysokości i składnikach wynagrodzenia, o uzyskanych kwalifikacjach albo o prawomocnym orzeczeniu sądu o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania
z tytułu niezgodnego z przepisami prawa wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia pracodawca, po przedłożeniu przez pracownika świadectwa pracy w celu uzupełnia jego treści o tę informację (co istotne, informację o orzeczeniu opatruje się podpisem i bieżącą datą).