W poszczególnych państwach członkowskich Unii Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego kwestię zaliczania okresów pracy i/lub nauki do stażu pracy regulują przepisy Unii dotyczące koordynacji świadczeń społecznych. Zaś przypadku państw spoza Unii Europejskiej kwestie te uregulowane są między stronami w dwustronnych umowach międzynarodowych.
Warto zadbać o zgromadzenie kilku dokumentów potwierdzających staż pracy za granicą - każdy z nich może bowiem w jakimś stopniu potwierdzać okresy pracy. Dokumentacja może, ale nie musi być przetłumaczona na język polski
Przepisy prawne, zarówno te na gruncie prawa unijnego, jak i polskiego, nie wskazują katalogu dokumentów wymaganych dla potwierdzenia posiadania stażu pracy za granicą, niezbędnego do nabycia uprawnień pracowniczych u danego pracodawcy. Przyjmuje się więc, że mogą to być dowolne dokumenty, z których w sposób wynika, że praca za granicą była faktycznie świadczona.
Okresy zatrudnienia za granicą można potwierdzić przede wszystkim świadectwem pracy, ale także innymi dokumentami o charakterze prywatnym i urzędowym, np.:
- umową o pracę,
- zaświadczeniem wystawionym przez pracodawcę,
- odcinkami wypłat z wysokością wynagrodzenia i składek (payslipy),
- zaświadczeniem o objęciu pracownika ubezpieczeniem społecznym, np. formularz U1 (niezbędny również w przypadku starania się o zasiłki dla bezrobotnych w innym kraju),
- formularzem podatkowym, np. w Anglii i Irlandii: P45, P60,
- formularz E - 104 stosowany w przypadku ubiegania się o świadczenia w trakcie choroby i macierzyństwa i służący wymianie informacji o przebytych okresach ubezpieczenia między instytucjami państw członkowskich UE,
- referencjami lub książeczką pracy (ukraińska), jeżeli wynikają z nich okresy zatrudnienia,
- potwierdzeniem okresów zatrudnienia i odprowadzanych składek uzyskanym przez właściwy urząd, np. irlandzki urząd skarbowy (Revenue).
Pracodawca nie ma jednak obowiązku wliczania do stażu pracy pracownika okresów pracy za granicą na podstawie dokumentów, z których nie wynika okres wykonywania pracy, a tym samym nie jest możliwe ustalenie, jaki staż pracy podlega zaliczeniu do uprawnień pracowniczych u polskiego pracodawcy. Jeśli więc pracownik przedłoży dokument niezawierający danych potwierdzających okres zatrudnienia, lecz jedynie sam fakt zatrudnienia, pracodawca może nie uwzględnić zagranicznego zatrudnienia. W innym wypadku powinien zaliczyć zagraniczne zatrudnienie do stażu pracy, mimo że Kodeks pracy nie reguluje szczegółowo uznawania zatrudnienia za granicą w zakresie uprawnień pracowniczych, albowiem reguluje je ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.
Dlatego warto zadbać o zgromadzenie kilku dokumentów potwierdzających staż pracy za granicą - każdy z nich może bowiem w jakimś stopniu potwierdzać okresy pracy. Dokumentacja może, ale nie musi być przetłumaczona na język polski, chociaż pracodawca może tego wymagać i w praktyce wymaga, na koszt pracownika, chociaż to zadaniem pracodawcy jest ustalić przysługujący wymiar urlopu czy dodatku stażowego.
Jeżeli pracodawca odmawia zaliczenia wykazanego i udokumentowanego stażu pracy/nauki za granicą (tu: na Ukrainie), skutkiem czego był np. brak wypłaty określonych świadczeń lub uprawnień pracowniczych, zatrudnionemu pozostaje dochodzenie należnych mu praw przed sądem pracy. Bezpodstawne pozbawienie pracownika jego uprawnień takich jak prawo do wyższego wymiaru urlopu, dodatku stażowego czy nagrody jubileuszowej jest naruszeniem praw pracowniczych i jest zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Pracodawca może zażądać przetłumaczenia dokumentów potwierdzających staż pracy na język polski, ponieważ zgodnie z ustawą o języku polskim „przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego”. Dokumenty potwierdzające staż pracy za granicą powinny, na wniosek pracodawcy, zostać przetłumaczone na język polski.
