Plan szkoleniowy może pomóc w zapełnieniu luk w umiejętnościach. Dzięki zastosowaniu planu proces ten będzie bardziej spójny, mniej chaotyczny. Nie bez znaczenia jest też ograniczenie kosztów, które plan może pomóc zrealizować. Czego potrzebujemy, aby opracować najbardziej wydajny, kompleksowy program szkoleń?

5 kroków do stworzenia planu

• Czego potrzebuje firma?

Kompetencje pracowników często nie nadążają za szybko zmieniającym się otoczeniem cyfrowym czy postępem technologicznym. Wyzwanie stanowi też płynne prawo, szczególnie w zakresie podatków, ochrony środowiska czy ochrony danych osobowych.

W zależności od stopnia rozwoju firmy potrzeby szkoleniowe mogą być różne. Być może mamy do dyspozycji ekspertów, a potrzebujemy wejść na wyższy poziom i zastosować w organizacji nowoczesne rozwiązania AI.

W definiowaniu potrzeb szkoleniowych pomocne będą ankiety i wywiady wśród pracowników. Aby zdopingować ich do odpowiedzi na pytania, które pomogą stworzyć rzetelny plan szkoleniowy, warto opracować system zachęt, np. w postaci loterii upominkowej. Tego typu działanie da nam informacje, a jednocześnie będzie okazją do zmotywowania pracowników i zintegrowania we wspólnym, niesztampowym działaniu.

Potrzeby szkoleniowe pomoże też określić porównanie z konkurencyjnymi firmami oraz lektura branżowych pism, w których znajdują się informacje chociażby o trendach.

• System SMART - cele 

Cele szkoleń powinny cechować się długą perspektywą wzrostu i jak najwyższym stopniem szczegółowości. Innymi słowy powinny dawać konkretne umiejętności służące rozwojowi firmy, do czego pomoże doprowadzić jak najbardziej drobiazgowe ich zdefiniowanie. Możemy założyć np. cel, jakim jest podniesienie jakości obsługi klienta, ale za tym założeniem powinny pójść bardziej szczegółowe np. przeszkolenie z użycia Excela czy języka korzyści konkretnych grup czy osób, które tych umiejętności potrzebują.

W rozpisaniu celów pomocny może być system SMART, czyli:

• Specific (skonkretyzowany),
• Measurable (mierzalny),
• Achievable (osiągalny),
• Relevant (istotny)
• Time-based (określony w czasie).

Pod kątem tych elementów należy przygotować potrzebne narzędzia i zestawienia, które pomogą osiągnąć docelowy stan.

W odniesieniu do konkretnych, wybranych już szkoleń, można posłużyć się zestawem pytań pomocniczych:

• Jaki ma być rezultat szkolenia
• Jak szkolenie przełoży się na pracę poszczególnych osób lub działów
• Czy uczestnicy szkolenia będą mogli w pełni korzystać z pozyskanej wiedzy i umiejętności?

• Baza czasowa

Harmonogram szkoleń to jeden z najważniejszych elementów planu szkoleniowego, który możemy opracowywać w różnych perspektywach czasowych – optymalnie półrocznych, ale mogą to być też plany kwartalne lub postawione wyżej – z perspektywą roku.

Menadżer ds. szkoleń powinien koordynować tworzenie harmonogramu z menadżerami poszczególnych działów lub z jednostkami, które są szkolone. Przydatne może być ustalenie tzw. kamieni milowych, czyli wspólne określenie celów, które mają zostać osiągnięte w umówionym przedziale czasowym.

• Rozpisz budżet i określ zasoby

Kolejny element to budżet, przy czym warto jest stworzyć system, który pomoże rozdysponować środki. Może to być podział na działy lub zakresy potrzebnej wiedzy czy umiejętności. Środki na szkolenia można podzielić na te zaplanowane, potrzebne stale, niezależnie od otoczenia biznesowego czy zmian w prawie, i te wydawane na zapotrzebowanie bieżące, pozostając na czasie np. wdrożenie umiejętności dotyczących obsługi KSeF czy pozyskanie wiedzy i narzędzi do tworzenia raportów ESG.

Być może przedsiębiorstwo już posiada pewne zasoby, które mogą zostać użyte, aby zminimalizować wydatki na szkolenia. Może to być np. platforma szkoleniowa lub zasoby ludzkie – pracownik, który jest w stanie przeszkolić innych w określonym zakresie.

W zakresie tego punktu leży też określenie tego, jaką formę szkolenia preferujemy: czy ma to być szkolenie zamknięte w firmie – wówczas musimy zapewnić miejsce szkolenia, czy szkolenie stacjonarne w siedzibie firmy szkoleniowej – wówczas należy skoordynować z dostawcą szkoleń zakres potrzebnych narzędzi, sprzętu, czy może to być szkolenie online odbywane podczas pracy zdalnej – tu również powstaje pytanie, czy szkoleni pracownicy będą dysponować odpowiednim sprzętem i dostępem do internetu.

• Szablon planowania rozwoju 

Wybierz szablon lub przygotuj go samodzielnie, kierując się indywidualnymi potrzebami firmy. W kolejnym artykule dotyczącym planów szkoleniowych zaproponujemy przykładowy wzór. Po zebraniu wyżej wspomnianych informacji przenieś je do planu i systematycznie pracuj na nim, aby lepiej skoordynować działania.

Wdrożenie planu wymaga ciągłej aktualizacji, śledzenia postępów i oceny rezultatów. Pod tym kątem warto określić wskaźniki, opracować system oceniania i testów, które będą przeprowadzane w określonych przedziałach czasowych i analizowane przez menadżerów. Pozwoli to zidentyfikować ewentualne braki i stwierdzić, co działa poprawnie.