Przypadki zagubienia czy też zniszczenia przez pracowników świadectwa pracy nie należą wcale do rzadkości. Natomiast brak świadectwa pracy, potwierdzającego okres zatrudnienia u danego pracodawcy, wiąże się np. z brakiem możliwości korzystania przez pracownika z określonych uprawnień pracowniczych u kolejnego pracodawcy, ze świadczeń ZUS czy też brakiem prawa do zasiłku dla osób bezrobotnych. Jak postąpić kiedy zawieruszy się ten ważny dokument?

Prawo do wydania kopii świadectwa pracy

Obowiązek pracodawcy do sporządzenia i wydania całości lub części dokumentacji pracowniczej, w tym kopii świadectwa pracy, został przewidziany w art. 9412 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem, pracodawca wydaje kopię całości lub części takiej dokumentacji na wniosek:

• pracownika lub byłego pracownika albo  
• osób, o których mowa w art. 949 § 3 Kodeksu pracy, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika − osobami tymi są: dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione; przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci (z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka); małżonek (wdowa i wdowiec); rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposabiające.

Szczegółowy sposób wydawania kopii dokumentacji określa § 18 rozporządzenia MRPiPS z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369). Zgodnie z rozporządzeniem, w przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci papierowej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:

• w postaci papierowej, opatrzoną podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, albo
• w postaci elektronicznej, jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku do rozporządzenia, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Z kolei w przypadku, gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci elektronicznej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:

• w postaci elektronicznej albo
• w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również określone metadane, oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Pracodawca został zobligowany do wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej nie później niż w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania. Wniosek włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika.

Z analizy wskazanych przepisów wynika, że ustawodawca uznał świadectwo pracy jako część dokumentacji pracowniczej i ujednolicił zasady przechowywania i wydawania dla wszystkich dokumentów stanowiących dokumentację pracowniczą. Potwierdza to także rozporządzenie MRPiPS z dnia 30.08.2019 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2019 r. poz. 1709), obowiązujące od dnia 07.09.2019 r., na mocy którego ustawodawca, uchylając § 6, zrezygnował z obowiązku sporządzania przez pracodawcę odpisu świadectwa pracy na rzecz sporządzenia jego kopii oraz zezwolił pracodawcy na sporządzanie świadectwa pracy w więcej niż jednym oryginalnym egzemplarzu i przechowywaniu jednego z nich w aktach pracowniczych, w miejsce dotychczasowej kopii.

Problemy z jakimi można się spotkać w praktyce

Co to oznacza w praktyce? Z jednej strony, regulacja ta zdejmuje z pracodawców pewne obciążenie – sporządzenie kopii zamiast odpisu świadectwa pracy jest z pewnością mniej pracochłonne, zwłaszcza jeśli pracownik wystąpi o kopię kilku świadectw pracy. Kopia świadectwa pracy to bowiem egzemplarz powielony i potwierdzony przez osobę, która kopię wykonała, za zgodność z dokumentem znajdującym się w aktach osobowych pracownika. Odpis świadectwa pracy z kolei stanowił dokładne odwzorowanie egzemplarza pozostającego w posiadaniu pracodawcy, włącznie z opisem pieczęci, podpisów, wyrazów nieczytelnych lub niewyraźnych, poprawek i uszkodzeń; sporządzany był z datą bieżącą i podpisany przez osobą, która taki odpis sporządziła. Z drugiej jednak strony, wycofanie się ze sporządzania odpisów świadectwa pracy może spowodować, iż pracownik będzie kilkakrotnie, w zależności od potrzeb, występował do pracodawcy o wydanie kopii tych samych świadectw pracy – dysponowanie oryginałem odpisu i powielanie go nie wiązało się z taką koniecznością. Wreszcie pamiętać trzeba, że pracownicy będą występować o wydanie kopii świadectwa pracy sprzed kilkudziesięciu lat. A dokumenty te, z uwagi na upływ czasu, znajdują się często w złym stanie, niekiedy wręcz trudno je odczytać. Odpis takiego świadectwa pracy pozwalał na odwzorowanie treści, dokładny opis nieczytelnych elementów, a to stanowiło o wiarygodności tego dokumentu. Czy kopia nieczytelnego świadectwa pracy będzie równie wiarygodna i spełni swój cel? Z pewnością nie.

Zdarza się, że pracodawca już nie istnieje i pojawią się problem, gdzie uzyskać można kopię świadectwa pracy przez niego wydanego. W takim przypadku należy skontaktować się z ZUS-em. W oddziałach ZUS i na stronie www.zus.pl można znaleźć bazę zlikwidowanych i przekształconych zakładów pracy. Przy każdym znajduje się informacja, gdzie aktualnie znajdują się archiwalne dokumenty. Miejsca przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców można również znaleźć w ewidencji przechowawców akt osobowych i płacowych znajdującej się na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.

Wniosek o wydanie kopii świadectwa pracy

Zgodnie z art. 94¹² Kodeksu pracy, wniosek o wydanie kopii świadectwa pracy (także innych dokumentów stanowiących dokumentację pracowniczą) powinien zostać złożony w formie papierowej lub elektronicznej – przemawiają za tym głównie względy dowodowe. Wniosek taki nie musi zawierać żadnej szczególnej treści. Wystarczy, aby pracownik zawarł w nim żądanie wydania kopii świadectwa pracy oraz wskazał okres zatrudnienia, za jakie było ono wydane (wzór poniżej). Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownik zażądał sporządzenia kilku kopii świadectwa pracy. Jest to szczególnie uzasadnione w przypadku pracowników, których akta osobowe przechowywane będą przez okres 10 lat – jeśli nie zostaną odebrane przez pracownika we wskazanym okresie, pracodawca dokona ich trwałego zniszczenia. Pracodawca nie będzie już zatem dysponował egzemplarzem świadectwa pracy i nie będzie w stanie sporządzić jego kopii.