Art. 29 ust. 3 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek poinformowania pracownika, w formie pisemnej, o:
- obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
- częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
- wymiarze przysługującego urlopu wypoczynkowego,
- obowiązującej długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
- układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.
Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, dodatkowo zobowiązany jest zawrzeć w dokumencie informacje dotyczące pracy w porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz o przyjętym sposobie potwierdzania przez przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Co ważne, pracodawca nie ma obowiązku wyraźnego wskazywania informacji dotyczącej dobowej i tygodniowej normy czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, wymiaru przysługującego urlopu wypoczynkowego i długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę; może w takiej informacji o warunkach zatrudnienia odnieść się do odpowiednich przepisów prawa pracy, przy czym, nie chodzi tutaj tylko o Kodeks pracy, ale także o właściwe regulacje zawarte w regulaminie pracy czy w układzie zbiorowym pracy.
Z treści art. 29 ust. 3 Kodeksu pracy wynika, że pracodawca zobowiązany jest przekazać pracownikowi informacje o warunkach zatrudnienia nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę. Nie budzi problemów sytuacja, gdy dzień zawarcia umowy o pracę i rozpoczęcia pracy jest tożsamy – termin 7 dni biegnie bowiem od tego samego dnia. Inaczej jest w przypadku, gdy dzień zawarcia umowy o pracę jest inny niż dzień rozpoczęcia pracy, np. umowę o pracę zawarto w dniu 13 lipca 2020 r., wskazując w niej, iż dniem rozpoczęcia pracy będzie dzień 15 lipca 2020 r. Tutaj 7-dniowy termin na przekazanie pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia rozpocznie swój bieg w dniu zawarcia umowy o pracę, tj. w dniu 13 lipca 2020 r. (chodzi tu o doręczenie pracownikowi informacji w taki sposób, by miał możliwość się z nią zapoznać).
Warto podkreślić, iż 7-dniowy termin liczony jest w dniach kalendarzowych, a nie w dniach roboczych. Przy jego ustalaniu należy zatem brać pod uwagę każdy dzień, w tym dni świąteczne i dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy.
Pracodawca obowiązany jest również do informowania pracowników o zmianie indywidualnych warunków zatrudnienia, o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy, a także o zmianie układu zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty. W myśl art. 29 ust. 32 Kodeksu pracy, zmiany w warunkach pracy pracowników powinny zostać dokonane niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian, a w przypadku gdy rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed upływem tego terminu - nie później niż do dnia rozwiązania umowy.
Warto przytoczyć w tym miejscu opinię Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 kwietnia 2014 r., zgodnie z którą, jeżeli pracodawca zadecydował o poinformowaniu pracownika w pierwszej informacji dotyczącej warunków jego zatrudnienia (sporządzonej nie później niż w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę) także o dniu, w którym nastąpi zmiana tych warunków (np. wymiaru urlopu wypoczynkowego czy długości okresu wypowiedzenia), to powtórne zawiadomienie o tym pracownika w momencie, w którym faktycznie ona nastąpi, jest zbyteczne. Przekazanie informacji o zmianie warunków zatrudnienia będzie natomiast konieczne w sytuacji, w której pracodawca poinformował pracownika, po zawarciu z nim umowy o pracę, jedynie o jego bieżących warunkach zatrudnienia, jak również w razie wystąpienia okoliczności mających wpływ na zmianę warunków zatrudnienia pracownika, których nie można było przewidzieć w momencie nawiązania stosunku pracy. Na takim stanowisku stoi Główny Inspektorat Pracy (stanowisko z 10 maja 2013 r., GNP-249-4560-3-1/13/PE/RP). Zdaniem GIP, nieprawidłowe jest jednoczesne sporządzanie informacji aktualnej i tej dotyczącej warunków, które zmienią się z upływem określonego czasu; informację o warunkach zatrudnienia trzeba zawsze sporządzać na bieżąco, po tym, gdy zmienią się warunki zatrudnienia pracownika, gdyż celem art. 29 ust. 32 i ust. 33 Kodeksu pracy jest bieżące informowanie pracownika o jego warunkach zatrudnienia, a nie o tych hipotetycznych, które mogą, ale nie muszą zaistnieć w bliżej nieokreślonej przyszłości; zaś przyjęcie założenia, że pracownik miałby pamiętać o pouczeniu sprzed kilku lat, kłóciłoby się zarówno z wykładnią gramatyczną, jak i celowościową przytoczonego przepisu.
