Wymiar urlopu okolicznościowego
W myśl ww. rozporządzenia, pracownikowi przysługuje 1 lub 2 dni urlopu okolicznościowego, w zależności od rodzaju zaistniałej okoliczności i stopnia pokrewieństwa. I tak, pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:
- 2 dni - w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy,
- 1 dzień - w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
Zasady udzielania urlopu okolicznościowego
Pracodawca udziela urlopu okolicznościowego na wniosek pracownika. Wniosek ten pracownik powinien złożyć ze stosownym wyprzedzeniem. Wyjątek stanowią tutaj wydarzenia nagłe, nieprzewidziane, np. śmierć bliskiej osoby – w takiej sytuacji pracownik zobowiązany jest niezwłocznie, najpóźniej w drugim dniu nieobecności w pracy, zawiadomić pracodawcę
o nieobecności w pracy i przyczynie tej nieobecności. Natomiast stosowny wniosek składa dopiero po stawieniu się do pracy.
We wniosku pracownik zobowiązany jest wskazać: okoliczność, w związku z którą będzie korzystać ze zwolnienia od pracy, oraz termin korzystania z tego zwolnienia.
Co ważne, pracodawca ma prawo żądać od pracownika przedstawienia do wglądu odpowiedniego dowodu usprawiedliwiającego jego nieobecność i potwierdzającego wystąpienie okoliczności związanych ze zwolnienie od pracy. Za takie dowody uznaje się wszelkie dokumenty, wydane przez właściwe organy administracyjne, z których wynika, że miało miejsce zdarzenie, które upoważnia pracownika do wystąpienia z wnioskiem o przyznanie dni wolnych, np. akt zgonu, akt urodzin czy akt ślubu. Z reguły przedstawienie takiego dokumentu następuje już po zdarzeniu – wówczas pracownik, składając wniosek o udzielenie dni wolnych, zobowiązuje się dostarczyć właściwy dowód w późniejszym terminie.
Termin korzystania
Przepisy nie przewidują terminu, w jakim pracownik może wykorzystać dodatkowe dni wolne od pracy.
Pewne jest, że pracownik nie może wykorzystać urlopu okolicznościowego w dowolnym terminie w ciągu 3 lat od momentu wystąpienia okoliczności uzasadniających udzielenie dni wolnego. Art. 291 Kodeksu pracy, zgodnie z którym roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne, nie ma bowiem zastosowania do urlopu okolicznościowego.
Nie ulega wątpliwości, że urlop okolicznościowy może być wykorzystany w dniu wydarzenia, które daje prawo do zwolnienia od pracy, np. w dniu narodzin dziecka, w dniu pogrzebu bliskiej osoby lub w dniu ślubu pracownika. Przyjmuje się także, że urlop ten może być wykorzystany przed lub po zaistniałym wydarzeniu. Ustawodawca używa bowiem określenia „w razie”, co oznacza to, że wiąże urlop okolicznościowy z pewnym wydarzeniem, nie zaś z konkretnym dniem, w którym to wydarzenie następuje. Nie może to być jednak dowolny dzień – warunkiem jest, aby czas zwolnienia był funkcjonalnie i czasowo powiązany z wydarzeniem. Np. w razie urodzenia się dziecka, może to być dzień przywiezienia dziecka ze szpitala do domu albo dzień załatwiania formalności w Urzędzie Stanu Cywilnego; w razie ślubu (chodzi wyłącznie o ślub cywilny lub konkordatowy, gdyż wyłącznie ślub cywilny wywiera skutki w sferze prawa cywilnego), może to być dzień przed tym wydarzeniem, niezbędny na załatwienie formalności; w przypadku zgonu bliskiej osoby, może to być dzień nawet czasowo odległy, spełniający jednak przesłani racjonalności, niezbędny np. na załatwienie formalności związanych ze spadkiem.
Co istotne, w przypadku gdy pracownikowi przysługują 2 dni dodatkowo wolne od pracy, nie ma obowiązku wykorzystania tych dni łącznie. Warunkiem oddzielnego skorzystania przez pracownika z dni wolnych, jest utrzymanie czasowego związku między jednym a drugim dniem. Oznacza to, że zwolnienie od pracy rzeczywiście musi być wykorzystywane w związku z konkretnym zdarzeniem, uzasadniającym przyznanie przez pracodawcę urlopu okolicznościowego.
Inaczej kształtuje się sytuacja pracownika, gdyw trakcie jego usprawiedliwionej nieobecności ma miejsce zdarzenie, które uprawnia go do skorzystania z urlopu okolicznościowego. Wówczas takiemu pracownikowi nie przysługują dodatkowe dni wolne od pracy, np. w trakcie urlopu wypoczynkowego pracownik bierze ślub lub bezpośrednio po urodzeniu dziecka korzysta z opieki nad matką dziecka lub z urlopu tacierzyńskiego.
