Inaczej wygląda sytuacja w przypadku potrąceń dobrowolnych - pracownik zobowiązuje pracodawcę do ich dokonania na podstawie zgody wyrażonej w formie pisemnej. Potrącenia takie dotyczą najczęściej dodatkowych i dobrowolnych zobowiązań, na które pracownik wyraża zgodę, np. dodatkowe ubezpieczenie zdrowotne, dodatkowy pakiet medyczny albo karnety związane z rekreacją czy kulturą. Zasady dokonywania potrąceń dobrowolnych nie zostały uregulowane w Kodeksie pracy, jednak poddane są pewnym regułom.

Potrąceń dobrowolnych pracodawca dokonuje, w drugiej kolejności, tj. po potrąceniach obowiązkowych, jeśli spełnione są łącznie trzy przesłanki:

• wyrażenie zgody przez pracownika jest dobrowolne,
• pracownik ma świadomość zobowiązania,
• zgoda na potrącenie została wyrażona w formie pisemnej.

Pisemna zgoda pracownika

Skuteczne i prawidłowe dokonanie przez pracodawcę potrąceń dobrowolnych wymaga zgody pracownika wymaga zgody pracownika wyrażonej w formie pisemnej. Oświadczenie woli na potrącenie wyrażone w inny sposób, np. ustnie lub w sposób dorozumiany, zgodnie z art. 91 § 1 Kodeksu pracy, jest uznawane za nieważne. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 1 października 1998 r., sygn. akt I PKN 366/98, w którym uznał, że wyrażenie przez pracownika, bez zachowania formy pisemnej, zgody na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia za pracę należności dobrowolnych, jest nieważne; jako podstawę prawną wskazał art. 58 § 1 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy. W myśl tego przepisu, czynność prawna sprzeczna z ustawą albo mająca na celu obejście ustawy jest nieważna, chyba że właściwy przepis przewiduje inny skutek, w szczególności ten, iż na miejsce nieważnych postanowień czynności prawnej wchodzą odpowiednie przepisy ustawy.

Co więcej, dokonanie przez pracodawcę potrąceń na podstawie zgody wyrażonej w innych sposób niż pisemna może skutkować żądaniem pracownika odsetek od nieterminowo wypłaconej części wynagrodzenia, a nawet odszkodowania z tego tytułu.

Warto zauważyć, że część doktryny zajmuje odmienne stanowisko zakresie obowiązku zachowania pisemnej formy zgody pracownika, utrzymując, że jeżeli przy dokonywaniu potrącenia nie została zachowana forma pisemna, nie czyni to tej czynności nieskuteczną, ponieważ ustawa nie zastrzega dla niej, tj. dla zgody na potrącenie, formy pisemnej pod rygorem nieważności. Z kolei zastrzeżenie formy pisemnej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy, nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Przepisu tego nie stosuje się, gdy zachowanie formy pisemnej (dokumentowej albo elektronicznej) jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.

Pracownik może w każdej chwili wycofać zgodę na dokonanie potrąceń. Przyjmuje się, że skoro dla oświadczenia woli o wyrażeniu zgody na potrącenia wymagana jest forma pisemna, to oświadczenie pracownika o jej wycofaniu również powinno mieć formę pisemną. Dalsze dokonywanie potrąceń, co do których zgodę wycofano, jest nieważne.

Świadomość istnienia zobowiązania

Wyrażenie pisemnej zgody na potrącenie przyszłe, co do których w chwili złożenia oświadczenia nie ma określonych kwot jest nieważne. Nieważne jest również wyrażenie przez pracownika zgody na potrącenie z wynagrodzenia świadczeń, które powinien zapewnić pracodawca, np. kosztów badań profilaktycznych, szkolenia bhp, przydzielonej odzieży roboczej czy obuwia ochronnego. Możliwe jest natomiast wyrażenie przez pracownika zgody na potrącenia już po jego dokonaniu, pod warunkiem że pracownik uznaje dług – takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 3 sierpnia 2012 r., sygn. akt I BP 2/12.

Kwoty wolne od potrąceń

Potrącenia dobrowolne mogą być dokonywane przez pracodawcę w granicach kwoty wolnej od potrąceń, której wysokość jest pracownikowi zagwarantowana. Wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:

• 100% minimalnego wynagrodzenia za pracę przypadającego do wypłaty, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, a także wpłat na PPK, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania - przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy,
• 80% kwoty - przy potrącaniu należności na rzecz innych podmiotów niż pracodawca.