Wydanie świadectwa pracy i informacji o okresie przechowywania akt osobowych

Wydanie pracownikowi świadectwa pracy po ustaniu stosunku pracy należy do podstawowych obowiązków pracodawcy. Zgodnie z art. 97 ust. 1 Kodeksu pracy, pracodawca zobowiązany jest wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Co ważne, wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od wcześniejszego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.

Jeśli natomiast z przyczyn obiektywnych pracodawca nie jest w stanie przekazać pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej świadectwa w tym terminie, jest zobowiązany w ciągu 7 dni przesłać pracownikowi dokument za pośrednictwem poczty lub w inny sposób.

Od tej zasady przewidziany został wyjątek, wskazany w art. 97 ust. 2 kodeksu pracy: pracodawca, który zamierza nawiązać stosunek pracy z tym samym pracownikiem w ciągu
7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, nie ma obowiązku wystawiania świadectwa pracy. W takim przypadku obowiązek wystawienia i wydania świadectwa zależeć będzie wyłącznie od wniosku pracownika o jego wydanie, złożonego w formie papierowej lub elektronicznej (termin na wydanie świadectwa pracy wynosi 7 dni od złożenia wniosku przez pracownika).Oznacza to, że w przypadku przerwy w zatrudnieniu trwającej dłużej niż 7 dni, pracodawca będzie miał obowiązek wystawić i wydać świadectwo pracy.

Zgodnie z  art. 946 Kodeksu pracy, w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca wraz ze świadectwem pracy ma obowiązek wydać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

1. okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej;
2. możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego, następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej;
3. zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania.

Co istotne, obowiązek przekazania tej informacji dotyczy tych tylko pracowników, których stosunek pracy został nawiązany po dniu 31 grudnia 2018 roku, czyli  pracowników, których obowiązuje 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Oznacza to, że wydanie informacji do świadectwa nie dotyczy pracowników zatrudnionych przed dniem
1 stycznia 2019 roku.

Wyrejestrowanie z ZUS

Ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne pracownika ustaje z dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W związku z tym, pracodawca zobowiązany jest wyrejestrować z tych ubezpieczeń pracownika, najpóźniej siódmego dnia po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. Jako datę wyrejestrowania wskazuje się następny dzień po ustaniu stosunku pracy. W przypadku, gdy pracownik zgłosił do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny, obowiązek wyrejestrowania dotyczy również ich.

Wypłata ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy i innych świadczeń: nagrody, premie, dodatki

Co do zasady, w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik ma obowiązek wykorzystać przysługujący mu urlop wypoczynkowy (bieżący i zaległy), pod warunkiem, że pracodawca udzieli pracownikowi tego urlopu. Wyjątek stanowi sytuacja, w której bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę dochodzi do nawiązania między tymi samymi stronami kolejnego stosunku pracy – wówczas, na podstawie zawartego między stronami porozumienia, pracownik może wykorzystać przysługujący mu urlop wypoczynkowy w trakcie trwania kolejnej umowy o pracę.

W przypadku niewykorzystania przez pracownika przysługującego urlopu wypoczynkowego w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Wielokrotnie podkreślał to Sąd Najwyższy w orzecznictwie, gdzie potwierdzał, że z dniem rozwiązania stosunku pracy prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (tak w postanowieniu z dnia 14 maja 1998 r., sygn. akt. I PKN 111/98).

Co więcej, ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy pracodawca obowiązany jest wypłacić bezwzględnie w dniu zakończenia zatrudnienia. Tak uznał Sąd Najwyższy np. w wyroku z dnia 29 marca 2001 r., sygn. akt I PKN 336/00. Zasada ta dotyczy również wypłaty innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy, do których uprawniony był pracownik, np. wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, nagród, premii, dodatków czy ekwiwalentu za odzież.

Odprawa pieniężna

Prawo do odprawy w związku ze zwolnieniem grupy pracowników lub indywidualnego pracownika uregulowane jest w ustawie z dnia 13 marca 2003 roku o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz. U. z 2019 r. poz. 669). Podkreślić przy tym należy, że ustawę tą stosuje się wyłącznie do pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 20 pracowników.

Zgodnie z art. 5 ww. ustawą, odprawy pieniężne przysługują pracownikom, gdy rozwiązanie stosunków pracy następuje z przyczyn niedotyczących pracowników, np. w związku z likwidacją zakładu pracy, w drodze wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę lub na mocy porozumienia stron, w okresie nieprzekraczającym 30 dni i obejmuje:

• 10 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 100 osób,
• 10 % załogi, gdy w zakładzie zatrudnionych jest co najmniej 100 osób, ale mniej niż 300,
• 30 pracowników, gdy zakład zatrudnia co najmniej 300 osób.

Z kolei art. 10 ww. ustawy dotyczy rozwiązania stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracowników z mniejszą liczbą pracowników niż wskazana powyżej lub nawet z jednym pracownikiem, pod warunkiem, że przyczyny istniejące po stronie pracodawcy są wyłączną podstawą rozwiązania stosunku pracy, np. likwidacja określonych stanowisk pracy, upadłość pracodawcy. W wyroku z dnia 10 października 1990 r., sygn. akt I PR 319/90, Sąd Najwyższy określił, co należy rozumieć pod pojęciem „wyłącznego powodu” – i tak, przez wyłączny powód uzasadniający rozwiązanie stosunku pracy należy rozumieć sytuację, w której bez zaistnienia tych przyczyn nie zostałaby podjęta przez kierownika zakładu pracy indywidualna decyzja o zwolnieniu pracownika.

Odprawa pieniężna nie będzie natomiast przysługiwać pracownikom:

• tymczasowym,
• mianowanym,
• zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych, np. umowy o dzieło, umowy zlecenia,
• którzy sami złożyli wypowiedzenie,
• którzy zostają zwalniani z winy leżącej po stronie pracownika, np. zwolnienie dyscyplinarne.

Wysokość odprawy uzależniona jest od stażu pracy u danego pracodawcy. Do zakładowego stażu pracy pracownika wlicza się wszystkie okresy przepracowane u tego pracodawcy, choćby pomiędzy nimi występowały przerwy. Ponadto  pracownikowi wlicza się okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli zmiana pracodawcy nastąpiła w ramach przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę w trybie art. 231 Kodeksu pracy, a także w innych przypadkach, gdy nowy pracodawca stał się następcą prawnym poprzedniego pracodawcy. Wysokość odprawy wynosi:

• jednomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 2 lata;
• dwumiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy od 2 do 8 lat;
• trzymiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy ponad 8 lat.

Przedawnienie roszczeń ze stosunku pracy

Pracownikom, wobec których pracodawca nie wywiązał się z określonych obowiązków, zarówno o charakterze majątkowym jak i niemajątkowym (tak Sąd Najwyższy w wyrok z dnia 8 czerwca 1977 r., sygn. akt I PRN37/77), przysługuje żądanie określonego zachowania lub spełnienie określonego świadczenia.

Zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy, roszczenia ze stosunku pracy przysługujące pracownikowi ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne, tzn. od dnia, od którego pracownik mógł żądać od pracodawcy spełnienia danego świadczenia. W przypadku rozwiązania stosunku pracy lub jego wygaśnięcia, roszczenia pracownika związane ze stosunkiem pracy stają się wymagalne z dniem ustania stosunku pracy, zaś przedawniają się z upływem 3 lat i po tym okresie pracodawca może uchylić się od ich spełnienia.