Funkcjonowanie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych określa ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1352, z późn. zm.). Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to środki finansowe, które pracodawca gromadzi w celu finansowania działalności socjalnej, dofinansowania zakładowych obiektów socjalnych oraz tworzenia zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli, jak też innych form wychowania przedszkolnego.

Działalność socjalna rozumiana jest jako wspieranie przez pracodawców różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej (np. dopłaty do ceny biletów do kina, teatru, na koncert lub inne imprezy kulturalno-rozrywkowe; ponadto, wyjazdy i imprezy integracyjne, pod warunkiem, że mają charakter wypoczynkowy, rekreacyjno-sportowy lub kulturalno-oświatowy), opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe (np. uzupełnienie wkładu budowlanego, pokrycie kosztów wykupu lokalu na własność, uzupełnienie wkładu własnego na budowę domu, mieszkania czy remontów i modernizacji). Świadczeniami, które mogą być finansowane ze środków Funduszu, są bony towarowe, talony, kupony czy też inne znaki, które upoważniają do wymiany na towary i usługi – tutaj pamiętać należy, że świadczenia te nie są świadczeniami rzeczowymi, a tym samym podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Zakładowe obiekty socjalne to: ośrodki wczasowe i kolonijne, domy wypoczynkowe, sanatoria, ogrody działkowe, obiekty sportowo-rekreacyjne, żłobki, kluby dziecięce i przedszkola oraz obiekty służące działalności kulturalnej.

Osoby uprawnione do korzystania z Funduszu to:

• pracownicy i ich rodziny,
• emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny oraz
• inne osoby, którym pracodawca przyznał prawo korzystania ze świadczeń w wewnętrznym regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Regulamin ZFŚS

Regulamin Funduszu określa zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej. Pracodawca zobowiązany jest uzgodnić treść regulaminu z zakładową organizacją związkową. Z kolei pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia jego treść z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Świadczenia i ulgowe usługi przyznawane w ramach Funduszu oraz wysokość dopłat uzależnia się od kryterium socjalnego, tj. od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Oznacza to, że świadczenia z Funduszu powinny być przyznawane uprawnionym w zróżnicowanej wysokości, w zależności od sytuacji socjalnej danej osoby, tj. wysokości osiąganego dochodu na jedną osobę w gospodarstwie domowym. Pominięcie tego kryterium przy podziale środków z Funduszu wiąże się z obowiązkiem odprowadzenia składek od tych świadczeń. Sprzeczne z przepisami ustawy jest również uzależnianie wysokości świadczeń np. od stażu pracy, rodzaju umowy lub wymiaru czasu pracy, a także wyłączenie z kręgu osób uprawnionych niektórych grup, np. dzieci poniżej 6 roku życia lub powyżej 15 roku życia, pracowników długotrwale nieobecnych albo emerytów – byłych pracowników i ich rodzin, z możliwości korzystania z tych świadczeń.

Fundusz obowiązkowo tworzą pracodawcy:

• zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty;
• prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku:

• nie mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą ZFŚS dobrowolnie,
• co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą Fundusz obowiązkowo, jeżeli zawnioskuje o jego utworzenie zakładowa organizacja związkowa;

Przeznaczenie środków z Funduszu

O przeznaczeniu środków z Funduszu decyduje pracodawca. Głównie przeznacza się je na pomoc socjalną, świadczenia socjalne. Ich wysokość w danym roku uzależniona jest od wysokości posiadanych środków finansowych z Funduszu.
Przykładowe cele:

• dofinansowanie do wypoczynku pracownika, jego dzieci,
• jednorazowa bezzwrotna zapomoga dla pracownika (zdarzenie losowe, choroba),
• dofinansowanie świadczeń o charakterze sportowym, rekreacyjnym, kulturalnym,
• paczki żywnościowe,
• tworzenie przyzakładowych żłóbków, przedszkoli.

Pracodawca nie powinien przeznaczać środków Funduszu na imprezy integracyjne, które nie mają charakteru wypoczynkowego, rekreacyjno-sportowego lub kulturalno-oświatowego; ponadto, na dofinansowanie do prywatnej opieki medycznej, polis ubezpieczeniowych, premii, nagród, czy też upominków i prezentów dla pracowników oraz dopłat do żywienia zbiorowego.

Coroczny odpis podstawowy

Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych.

Przeciętna, planowana w danym roku kalendarzowym, liczba zatrudnionych jest podstawą naliczania odpisów (należy pamiętać, by przeciętną liczbę zatrudnionych skorygować na koniec roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych).

Do liczby zatrudnionych wlicza się pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.

Obliczanie przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym polega na zsumowaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, a następnie podzielenie wyniku przez 12, tj. liczbę miesięcy w roku (więcej info: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. 2009 nr 43 poz. 349).

Wysokość odpisu na ZFŚS

Wysokość odpisu podstawowego wynosi na jednego zatrudnionego 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą (uwaga: odpis jest inny w przypadku pracowników młodocianych, pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach).

W 2020 r. wysokość odpisu na ZFŚS ustalać się będzie w oparciu o przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2018 r., tj. 4.134,02 zł

A zatem odpisy na ZFŚS w 2020 r. wyniosą:

W 2020 r. i kolejnych latach środki na Fundusz przekazywane będą w dwóch ratach:

• I rata – co najmniej 75% odpisu i zwiększeń należy przekazać do 31 maja,
• II rata – pozostała kwota do 30 września.

Przypomnijmy: w 2019 r. wysokość odpisu na ZFŚS w okresie od 1 stycznia do 31 lipca 2019 r. ustalana była w oparciu o przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2013 r., tj. 3.278,14 zł, natomiast w okresie od 1 sierpnia do 31grudnia 2019 r. – o wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2014 r. w wysokości 3.389,90 zł i wynosiła:

W 2019 r. środki na Fundusz przekazywało się wyjątkowo w trzech ratach:

I rata – co najmniej 75% odpisu i zwiększeń należy przekazać do 31 maja,

II rata – pozostała kwota do 30 września;

III rata – do 31 grudnia 2019 r. różnica między dokonanymi wpłatami a wartością odpisów i zwiększeń po ich proporcjonalnym przeliczeniu z uwzględnieniem podwyższonej podstawy za okres 1 sierpnia – 31 grudnia 2019 r;
ewentualnie IV rata – jeśli w wyniku korekty dokonywanej na koniec roku okaże się, że dotychczas przekazane wpłaty były za niskie po przeliczeniu odpisów i zwiększeń w relacji do rzeczywistego średniego zatrudnienia.

Przykład:

W firmie w dniu 1 stycznia stan zatrudnionych wynosił 80 osób, 60 pracowników zatrudnionych było w pełnym wymiarze, 10 pracowników w wymiarze ½ etatu oraz 10 pracowników w wymiarze ¾ etatu. Pracodawca nie przewiduje zmian w liczbie zatrudnionych w kolejnych miesiącach.
Odpis na ZFŚS należy ustalić następująco:

60 etatów + (10 * ½ et. ) + (10 * ¾ etatu) = 60 + 5 + 7,5 = 72,5 etatu * 1.550,25 złotych = 112 393,12 złotych

I rata: 75%* 112 393,12 złotych = 84 294,84 złotych

II rata: 112 393,12 złotych – 84 294,84 złotych = 28 098,28 złotych

Podatek i składki ZUS

Świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS:

• są zwolnione ze składek ZUS (podstawy wymiaru składek nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych),
• są zwolnione z podatku, jeżeli w związku z finansowaniem działalności socjalnej wartość otrzymanych przez pracownika świadczeń rzeczowych oraz świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, nie przekroczy w roku podatkowym kwoty 1000 zł.

czyli zwolnieniu z opodatkowania do kwoty 1000 zł podlegają np. “wczasy pod gruszą”, dofinansowanie do biletów do teatru, kina, dofinansowanie do kart sportowych;

Uwaga: rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi; nie będą mogły być zwolnione z podatku, ale karty przedpłacone już tak.

Zwolnione z podatku są także:

• zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci, finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zwolnione z podatku niezależnie od wysokości),
• świadczenia otrzymane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych związane z pobytem dzieci osób uprawnionych do tych świadczeń w żłobkach, klubach dziecięcych lub przedszkolach (zwolnione z podatku niezależnie od wysokości),
• świadczenia, które nie są finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, otrzymane od pracodawcy z tytułu objęcia dziecka pracownika opieką sprawowaną przez dziennego opiekuna lub uczęszczania dziecka pracownika do żłobka, klubu dziecięcego lub przedszkola, do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 1.000 zł, na każde dziecko.

Podsumowując:

 Podstawa prawna:

art. 21 ust. 1 pkt 26, 67, 67a, 67b ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 2019 poz. 1387, z późn. zm.), § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949).

Przykładowa lista płac

Pracownik w styczniu 2020 roku otrzymał z ZFŚS bilety do teatru o wartości 120 złotych oraz bony towarowe o wartości 200 złotych. Pracownik otrzymuje miesięczne stałe wynagrodzenie w wysokości 3000 złotych oraz premię, która w styczniu wyniosła 500 złotych. Zarówno bilety, jak i bony są zwolnione ze składek ZUS. Wartość biletów nie została opodatkowana, natomiast bony należało zaliczyć do przychodu opodatkowanego.

 Podstawa prawna: ustawa z dnia 04.03.1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. 2019 poz. 1352, z późn. zm.)